przechowywanie danych bez ograniczenia czasowego

Przechowywanie danych bez ograniczenia czasowego narusza zasadę ograniczenia przechowywania wynikającą z RODO.

Na czym polega przechowywanie danych bez ograniczenia czasowego

Przechowywanie danych bez ograniczenia czasowego oznacza pozostawianie plików, kopii zapasowych, logów, wiadomości, dokumentów lub innych informacji w systemie bez wcześniej określonego terminu usunięcia albo przeglądu. W środowisku komputerowym taki stan może powstać zarówno celowo, jak i przypadkowo. Plik może pozostawać na dysku laptopa, komputerze stacjonarnym, zewnętrznym nośniku, serwerze plików, w synchronizowanym katalogu albo w koszu systemowym. Samo usunięcie skrótu, folderu lub wpisu w aplikacji nie zawsze oznacza natychmiastowe usunięcie wszystkich kopii danych.

Technicznie problem dotyczy nie tylko głównych plików użytkowych. Informacje mogą być powielane w katalogach kopii zapasowych, pamięci podręcznej, plikach tymczasowych, bazach miniatur, historii aplikacji, dziennikach zdarzeń i folderach synchronizacji. Jeżeli nie ma reguły określającej, jak długo poszczególne kategorie danych mają być przechowywane, zasób rośnie bez kontroli. Utrudnia to ustalenie, które dane są aktualne, które są już zbędne, a które powinny zostać zachowane z uzasadnionego powodu.

Dlaczego brak terminu retencji powoduje problemy techniczne

Nieograniczona retencja zwiększa zużycie przestrzeni dyskowej i może pogarszać działanie urządzenia. Na dysku systemowym zapełnienie wolnego miejsca ogranicza możliwość tworzenia plików tymczasowych, aktualizacji systemu, rozpakowywania instalatorów oraz zapisu pamięci wirtualnej. W przypadku dysków SSD stale wysoki poziom zajętości może także zmniejszać elastyczność kontrolera podczas porządkowania komórek pamięci. Nie oznacza to, że każdy pełny dysk jest skutkiem przechowywania danych objętych retencją, ale analiza zajętości pozwala ustalić rzeczywistą przyczynę.

Długie przechowywanie zwiększa również powierzchnię ryzyka. Im więcej kopii znajduje się na urządzeniach i nośnikach, tym więcej miejsc trzeba chronić hasłem, szyfrowaniem, kontrolą dostępu oraz aktualnym oprogramowaniem. Stare archiwa mogą zawierać nieaktualne dane logowania, dokumenty robocze, eksporty baz, zdjęcia, załączniki lub pliki pobrane z poczty. Jeżeli format pliku albo używany program przestanie być wspierany, odczyt archiwum może wymagać dodatkowych narzędzi. W praktyce sama możliwość technicznego otwarcia pliku nie przesądza jeszcze o tym, czy jego dalsze przechowywanie jest uzasadnione.

Retencja, kopie zapasowe i bezpieczne usuwanie

Racjonalna retencja danych wymaga rozdzielenia kilku procesów: zapisu danych roboczych, wykonywania kopii zapasowych, przechowywania archiwów oraz usuwania. Dla każdej kategorii warto określić właściciela, cel, miejsce zapisu, wymagany okres przechowywania i sposób zakończenia cyklu życia. Dzienniki systemowe mogą mieć inną przydatność niż dokumenty, a kopia zapasowa nie powinna automatycznie pozostawać na zawsze tylko dlatego, że została utworzona. Reguły powinny uwzględniać także kopie lokalne, nośniki wymienne i foldery synchronizowane z innymi urządzeniami.

Usuwanie pliku z systemu plików nie zawsze jest równoznaczne z fizycznym wymazaniem jego zawartości. W wielu przypadkach system oznacza zajmowane miejsce jako dostępne do ponownego użycia, a odzyskanie danych może być możliwe do czasu nadpisania odpowiednich obszarów. Na dyskach SSD działanie mechanizmu TRIM, kontrolera i wewnętrznego wyrównywania zużycia sprawia, że klasyczne wielokrotne nadpisywanie nie daje takiej samej kontroli jak w przypadku starszych dysków magnetycznych. Przy wycofaniu nośnika znaczenie mają więc szyfrowanie całego dysku, bezpieczne zarządzanie kluczami oraz procedura fizycznego zniszczenia albo profesjonalnego wymazania nośnika.

Jak przełożyć zasadę ograniczenia przechowywania na komputer

W praktyce warto rozpocząć od inwentaryzacji danych. Należy sprawdzić największe katalogi, stare profile użytkowników, kopie z telefonów, foldery pobierania, pliki tymczasowe, obrazy dysków i lokalne archiwa aplikacji. Pomocne są wbudowane narzędzia systemowe pokazujące zajętość według katalogów oraz funkcje wyszukiwania plików według daty modyfikacji i rozmiaru. Data modyfikacji nie jest jednak dowodem, że plik jest zbędny, ponieważ dokument mógł zostać tylko skopiowany albo otwarty bez zmiany treści. Każdą kategorię trzeba ocenić według jej celu i potrzebnej funkcji.

Po ustaleniu zasad należy zaplanować cykliczny przegląd, kontrolować wykonanie kopii zapasowych i dokumentować usuwanie. Archiwum powinno mieć opisany zakres, datę utworzenia oraz osobę odpowiedzialną za decyzję o dalszym przechowywaniu. Przed usunięciem trzeba zweryfikować, czy dana kopia nie jest jedynym zabezpieczeniem przed utratą ważnych plików. Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów stacjonarnych PC i ich podzespołów, dlatego w razie problemów z dyskiem, dostępem do plików lub działaniem systemu można zlecić techniczną diagnostykę urządzenia.