raporty Gmail

Raporty Gmail to statystyki dostępne w panelu administracyjnym Google Workspace.

Co dokładnie pokazują raporty Gmail

W konsoli administracyjnej Google Workspace (admin.google.com) sekcja Raportowanie dzieli się na Podsumowanie, Raporty aplikacji oraz Dziennik kontrolny. Dla poczty najważniejsze są dwa miejsca: Raporty aplikacji > Gmail, gdzie widać liczbę wysłanych i odebranych wiadomości, udział spamu, szyfrowanie TLS na połączeniach wychodzących i przychodzących oraz wykorzystanie miejsca, a także Dziennik kontrolny > E-mail (Email Log Search), który pozwala prześledzić los pojedynczej wiadomości po adresie nadawcy, odbiorcy, temacie lub identyfikatorze Message-ID.

Email Log Search zwraca dla każdej przesyłki znacznik czasu, adres IP serwera docelowego i status dostarczenia w postaci kodu SMTP z opisem. To jedyne narzędzie, które odpowiada na pytanie czy wiadomość w ogóle opuściła infrastrukturę Google, czy została odrzucona przez serwer odbiorcy.

Zakres czasowy i opóźnienie danych

Raporty zbiorcze nie są odświeżane na bieżąco. Dane agregowane pojawiają się zwykle z opóźnieniem liczonym w godzinach, a historia wyszukiwania dziennika poczty obejmuje ograniczone okno wsteczne, krótsze niż roczne raporty statystyczne. Dlatego przy reklamacji typu klient twierdzi, że nie dostał faktury sprzed pół roku, dziennik może już nie zawierać wpisu, choć raport zbiorczy wciąż pokaże ogólne wolumeny z tamtego okresu.

Warto też rozróżnić raporty Gmaila od raportów Google Postmaster Tools. Te pierwsze opisują ruch wewnątrz organizacji, te drugie reputację domeny widzianą od strony odbiorców Gmaila. Diagnozując problem z dostarczalnością wysyłki masowej, potrzebne są oba źródła naraz.

Uprawnienia, których zwykle brakuje

Najczęstsza przeszkoda to brak roli. Konto z rolą Help Desk Admin nie zobaczy dziennika poczty, bo wymaga on uprawnienia Reports. Zwykły użytkownik nie ma dostępu do konsoli w ogóle, a próba wejścia kończy się komunikatem o braku uprawnień administratora. Drugi problem to eksport: raporty da się pobrać do CSV, ale przy dużych organizacjach eksport bywa ucinany, więc do analiz długookresowych stosuje się przesyłanie logów Gmaila do BigQuery, konfigurowane osobno.

Pułapką bywa też interpretacja wskaźnika TLS. Spadek szyfrowania połączeń wychodzących zwykle nie oznacza awarii u nas, tylko to, że serwer odbiorcy przestał ogłaszać STARTTLS.

Poczta firmowa a nasze wsparcie

Do Warszawskiego Pogotowia Komputerowego trafiają zwykle zgłoszenia typu faktury z Subiekta przestały docierać do kontrahentów. Wtedy raporty Gmail są punktem wyjścia: sprawdzamy w dzienniku, czy wiadomość została przyjęta przez serwer odbiorcy, czy odbita, a potem schodzimy niżej, do konfiguracji SMTP w samym programie handlowym i wpisów SPF, DKIM oraz DMARC w DNS domeny. Obsługujemy zarówno firmy z jednym kontem, jak i organizacje z kilkudziesięcioma skrzynkami, a pracujemy całą dobę przez siedem dni w tygodniu, więc awarię poczty da się zgłosić także w nocy przed poniedziałkową wysyłką.