Salesloft

Salesloft to platforma wspierająca zespoły sprzedaży w prowadzeniu sekwencji kontaktu z klientami.

Salesloft jako narzędzie do organizacji pracy sprzedażowej

Salesloft jest rozwiązaniem internetowym przeznaczonym do porządkowania kontaktów z potencjalnymi klientami oraz planowania kolejnych działań handlowych. W praktyce platforma pomaga ułożyć powtarzalny proces obejmujący przygotowanie listy odbiorców, wysłanie wiadomości, wykonanie telefonu, zaplanowanie przypomnienia i sprawdzenie reakcji na wcześniejszy kontakt. Dzięki temu aktywności zespołu nie muszą być prowadzone wyłącznie w arkuszach, skrzynkach pocztowych i prywatnych notatkach.

Istotą Salesloft jest sekwencja kontaktu, czyli uporządkowany ciąg czynności wykonywanych według ustalonego scenariusza. Sekwencja może zawierać różne kanały komunikacji i odstępy pomiędzy poszczególnymi krokami. Odpowiedzialna osoba widzi, jakie zadanie powinno zostać wykonane w danym dniu, do którego odbiorcy należy wrócić oraz na jakim etapie znajduje się rozmowa. Rozwiązanie nie zastępuje całej pracy handlowej, lecz ogranicza ryzyko pominięcia ważnego działania i ułatwia zachowanie jednolitego standardu obsługi.

Salesloft może być używany zarówno przy pozyskiwaniu nowych kontaktów, jak i przy rozwijaniu relacji z osobami, które wcześniej wykazały zainteresowanie ofertą. W obu przypadkach znaczenie ma właściwe dopasowanie treści i terminu kontaktu. Narzędzie powinno wspierać przemyślaną komunikację, a nie prowadzić do mechanicznego wysyłania identycznych wiadomości do dużej liczby odbiorców.

Salesloft na tle CRM, poczty i zwykłej listy zadań

Warto odróżnić Salesloft od systemu przechowującego podstawowe dane o relacji z klientem. System CRM zwykle gromadzi informacje o firmie, osobach kontaktowych, szansach sprzedażowych, historii rozmów i bieżącym etapie procesu. Salesloft koncentruje się bardziej na wykonaniu zaplanowanych czynności komunikacyjnych. Te dwa rodzaje narzędzi mogą się uzupełniać, ponieważ dane o kontakcie pomagają dobrać odpowiednią sekwencję, a wykonane działania mogą zostać zapisane w szerszej historii relacji.

W porównaniu ze zwykłą pocztą elektroniczną Salesloft zapewnia bardziej uporządkowany sposób pracy. Skrzynka odbiorcza pokazuje przychodzące i wysłane wiadomości, ale nie zawsze podpowiada, jaki powinien być następny krok wobec każdego potencjalnego klienta. Z kolei lista zadań może wskazać termin, lecz nie musi przechowywać pełnego kontekstu rozmowy. Platforma do sekwencji kontaktu łączy planowanie, wykonywanie i obserwowanie aktywności w jednym środowisku.

Nie oznacza to, że każda organizacja potrzebuje rozbudowanego zestawu narzędzi. Przy niewielkiej liczbie kontaktów wystarczający może być prosty system ewidencji i dobrze opisany proces. Salesloft nabiera większego znaczenia wtedy, gdy rośnie liczba prowadzonych rozmów, pojawia się kilka osób odpowiedzialnych za sprzedaż albo trzeba porównać skuteczność różnych sposobów docierania do odbiorców. Przed wdrożeniem warto ustalić, czy problemem jest brak danych, brak konsekwencji w działaniu, czy może niejasny sposób kwalifikowania kontaktów.

Salesloft a typowe problemy z sekwencjami kontaktu

Jednym z częstych problemów jest tworzenie sekwencji bez jasno określonego celu. Inaczej powinien wyglądać kontakt z osobą, która dopiero poznaje ofertę, a inaczej rozmowa z odbiorcą proszącym o szczegóły, dokumentację lub termin kolejnej konsultacji. Jeżeli wszystkie przypadki trafiają do jednego schematu, komunikaty stają się zbyt ogólne, a odbiorca może nie otrzymać informacji odpowiadającej jego sytuacji.

Drugim problemem jest nadmierna liczba kroków. Długi ciąg wiadomości i przypomnień nie poprawi wyniku, jeśli każdy krok powtarza tę samą treść. Lepsze efekty daje sekwencja, w której każde działanie ma własną funkcję: pierwsza wiadomość przedstawia kontekst, kolejny kontakt doprecyzowuje wartość rozmowy, a następny krok odnosi się do braku odpowiedzi lub wcześniejszego pytania. Salesloft może pomóc uporządkować taki przebieg, lecz jakość scenariusza nadal zależy od przyjętych zasad.

Problematyczne bywa także błędne ustawienie warunków przejścia pomiędzy krokami. Odpowiedź klienta, rezygnacja z kontaktu, zmiana osoby odpowiedzialnej albo umówienie spotkania powinny zatrzymać lub zmienić dalszą sekwencję. W przeciwnym razie mogą zostać wysłane komunikaty niepasujące do aktualnego stanu rozmowy. Przy konfiguracji należy więc sprawdzić, jakie zdarzenia kończą sekwencję, jakie wymagają ręcznej decyzji i które zadania powinny trafić do innej osoby.

Ważne jest również rozróżnienie pomiędzy brakiem odpowiedzi a brakiem zainteresowania. Cisza nie zawsze oznacza odmowę, ale nie jest też zgodą na nieograniczone ponawianie kontaktu. Dobre zasady powinny uwzględniać możliwość wycofania się odbiorcy, ograniczenia częstotliwości wiadomości oraz ręcznego zakończenia dalszych działań. Pozwala to utrzymać porządek w danych i chronić jakość relacji.

Salesloft i praktyczne zasady wdrożenia

Przed rozpoczęciem pracy z Salesloft warto opisać podstawowe etapy procesu. Należy ustalić, czym różni się nowy kontakt od kontaktu zakwalifikowanego, kiedy przekazuje się sprawę do kolejnej osoby oraz jakie informacje trzeba uzupełnić po rozmowie. Bez takiego porządku platforma może jedynie przyspieszyć niespójny proces, zamiast go poprawić.

Treści wiadomości powinny być krótkie, rzeczowe i dostosowane do odbiorcy. Przydatne jest przygotowanie kilku wariantów komunikatu dla różnych sytuacji, ale nie należy usuwać możliwości napisania wiadomości indywidualnej. Szablon powinien pomagać w zachowaniu struktury, a nie zastępować analizę potrzeb. Warto też regularnie usuwać nieaktualne fragmenty, sprawdzać poprawność danych i obserwować, czy komunikaty są zrozumiałe dla osób spoza zespołu.

Podczas konfiguracji należy zwrócić uwagę na synchronizację danych, uprawnienia, sposób zapisu aktywności oraz ochronę informacji kontaktowych. Dostęp powinien być przyznawany zgodnie z zakresem obowiązków, a dane powinny być przechowywane i wykorzystywane zgodnie z obowiązującymi zasadami prywatności. Przed uruchomieniem pełnego procesu rozsądne jest wykonanie testu na ograniczonej grupie kontaktów. Pozwala to wykryć niepoprawne reguły, powielone zadania i błędne przypisanie odpowiedzialności.

Ocena działania platformy powinna obejmować nie tylko liczbę wysłanych wiadomości. Znaczenie mają także odpowiedzi, jakość umówionych rozmów, liczba kontaktów wyłączonych z dalszej komunikacji oraz czas potrzebny na obsługę zadania. Same statystyki aktywności mogą prowadzić do błędnych wniosków, jeśli nie są zestawione z rzeczywistym postępem relacji. Salesloft najlepiej traktować jako źródło informacji potrzebnych do doskonalenia procesu, a nie jako prosty licznik wykonanych czynności.

Salesloft i moment zgłoszenia problemu technicznego

Zgłoszenia wymaga sytuacja, w której platforma działa niestabilnie, nie synchronizuje danych, nie otwiera się poprawnie w przeglądarce albo powoduje powtarzanie tych samych zadań. Przed przekazaniem sprawy warto zanotować moment wystąpienia problemu, nazwę używanego urządzenia, rodzaj połączenia oraz komunikat pojawiający się na ekranie. Nie powinno się usuwać historii aktywności ani zmieniać wielu ustawień jednocześnie, ponieważ utrudnia to ustalenie przyczyny.

W przypadku problemów z komputerem używanym do obsługi Salesloft trzeba sprawdzić, czy trudność dotyczy wyłącznie jednej przeglądarki, jednego konta, konkretnego użytkownika czy całego urządzenia. Przydatne może być porównanie działania na innym profilu oraz sprawdzenie, czy pozostałe strony i aplikacje działają prawidłowo. Jeżeli komputer spowalnia, samoczynnie się wyłącza, nie rozpoznaje urządzeń zewnętrznych lub wyświetla błędy podczas pracy, problem może dotyczyć systemu, podzespołów albo konfiguracji, a nie samego Salesloft.

W takich przypadkach można skorzystać z pomocy firmy Warszawskie Pogotowie Komputerowe 24/7, przekazując opis objawów i informacje o tym, kiedy problem występuje. Przygotowany wcześniej zrzut komunikatu, lista ostatnich zmian oraz informacja o używanych programach ułatwią ocenę sytuacji. Dzięki temu możliwe jest rozdzielenie problemu z usługą internetową od usterki komputera i dobranie dalszego sposobu postępowania bez pochopnego usuwania danych.