SharePoint Workspace (dawniej Groove)

SharePoint Workspace, wcześniej Groove, to wycofane narzędzie do pracy offline nad plikami SharePoint.

SharePoint Workspace i jego pochodzenie w technologii Groove

SharePoint Workspace był programem firmy Microsoft przeznaczonym do pracy z zawartością witryn SharePoint także wtedy, gdy komputer nie miał bieżącego połączenia z serwerem. Nazwa ta pojawiła się w pakiecie Microsoft Office 2010 jako następca programu Groove, znanego wcześniej jako Microsoft Office Groove. Groove był aplikacją do współdzielenia plików i organizowania wspólnych obszarów roboczych między użytkownikami, natomiast SharePoint Workspace mocniej wiązał ten model pracy z witrynami SharePoint.

Program instalował lokalną kopię wybranych danych i pozwalał użytkownikowi otwierać je w trybie offline. Po ponownym uzyskaniu połączenia aplikacja synchronizowała zmiany z odpowiednią lokalizacją SharePoint. Nie był to niezależny serwer plików ani pełny zamiennik witryny SharePoint. Jego działanie zależało od konfiguracji serwera, uprawnień konta oraz rodzaju biblioteki lub listy udostępnionej do synchronizacji.

Mechanizm pracy offline i synchronizacja danych

SharePoint Workspace utrzymywał na komputerze użytkownika lokalny obszar roboczy powiązany z zasobem znajdującym się w SharePoint. Użytkownik mógł pracować z wcześniej zsynchronizowanymi dokumentami bez stałego dostępu do sieci, a późniejsze połączenie umożliwiało przekazanie lokalnych zmian do serwera. Dzięki temu chwilowa niedostępność sieci nie blokowała odczytu ani edycji plików, które zostały wcześniej pobrane.

Synchronizacja nie oznaczała jednak, że wszystkie konflikty rozwiązywały się automatycznie. Jeżeli ten sam dokument został zmieniony lokalnie i na serwerze, program musiał wykryć rozbieżność, a użytkownik mógł zostać poproszony o wybór właściwej wersji albo ręczne połączenie zmian. W praktyce ważne było również rozróżnienie między plikiem zapisanym lokalnie, plikiem oczekującym na synchronizację oraz dokumentem, którego przekazanie na serwer zakończyło się błędem.

Problemy mogły wynikać z braku uprawnień, zmiany adresu witryny SharePoint, niedostępności serwera, usunięcia biblioteki lub niezgodności struktury danych. Sam fakt, że dokument był widoczny w lokalnym obszarze roboczym, nie potwierdzał, że jego najnowsza wersja znajdowała się na serwerze. Przy ocenie stanu danych trzeba było sprawdzić czas ostatniej udanej synchronizacji i ewentualną kolejkę operacji oczekujących.

Ograniczenia zgodności i zakończenie rozwoju

SharePoint Workspace był składnikiem starszego modelu pracy firmy Microsoft i nie należy utożsamiać go z późniejszymi klientami synchronizacji OneDrive ani ze współczesną aplikacją SharePoint. Program był związany przede wszystkim z generacją Microsoft Office 2010 oraz infrastrukturą SharePoint używaną w tamtym okresie. Późniejsze wersje systemów, pakietów biurowych i usług serwerowych mogły nie zapewniać pełnej zgodności z jego obszarami roboczymi.

Microsoft zakończył rozwój SharePoint Workspace, dlatego aplikacja nie jest współczesnym, wspieranym narzędziem do synchronizacji dokumentów. Na starszym komputerze może nadal uruchamiać się lokalna instalacja, ale nie oznacza to aktualnego wsparcia producenta ani zgodności z każdą obecną witryną SharePoint. W przypadku migracji danych istotne jest ustalenie, czy pliki znajdują się wyłącznie w lokalnym obszarze roboczym, czy zostały również poprawnie zapisane w bibliotece serwera.

Przed usunięciem programu lub profilu użytkownika warto skopiować lokalne pliki, przejrzeć dokumenty oczekujące na synchronizację i potwierdzić ich obecność w docelowej lokalizacji. Odinstalowanie aplikacji nie powinno być traktowane jako metoda porządkowania danych, dopóki nie zostanie sprawdzone, czy lokalny katalog nie zawiera jedynej dostępnej kopii dokumentów.

Sprawdzanie pozostałości programu na komputerze

Diagnostyka komputera z dawnym SharePoint Workspace powinna obejmować wersję systemu Windows, wersję pakietu Microsoft Office, stan profilu użytkownika oraz dostępność lokalnych obszarów roboczych. Należy sprawdzić, czy program zgłasza błędy synchronizacji, czy dokumenty można otworzyć bez połączenia z siecią oraz czy po ponownym połączeniu zmiany rzeczywiście trafiają do SharePoint. Warto także odróżnić problem samej aplikacji od problemu konta, certyfikatu, konfiguracji sieci lub niedostępnego serwera.

Przy naprawie laptopa lub komputera PC nie powinno się pochopnie kasować katalogów programu, danych profilu ani pamięci podręcznej. Najpierw trzeba zabezpieczyć dokumenty, ustalić ich źródło i potwierdzić ostatnią poprawną synchronizację. Dopiero potem można przeinstalować składniki pakietu Office, utworzyć nowy profil użytkownika albo przeprowadzić migrację do aktualnie używanego mechanizmu SharePoint lub OneDrive, zgodnie z wymaganiami danej infrastruktury.