Skanowanie przed wydrukiem

Skanowanie przed wydrukiem to sprawdzenie dokumentu pod kątem błędów formatowania przed jego wysłaniem do drukarki.

Na czym polega skanowanie dokumentu przed wydrukiem

Skanowanie przed wydrukiem oznacza sprawdzenie dokumentu w postaci elektronicznej przed przekazaniem go do drukarki. Celem jest wykrycie problemów, które mogą zmienić wygląd papierowej kopii w porównaniu z widokiem na ekranie. Analizie podlegają między innymi marginesy, położenie tekstu, podziały stron, rozmieszczenie obrazów, tabele, nagłówki, stopki oraz elementy umieszczone blisko krawędzi strony. W praktyce jest to kontrola układu dokumentu, a nie skanowanie za pomocą skanera sprzętowego.

Przebieg takiej kontroli zależy od programu użytego do otwarcia pliku i od wybranej drukarki. Dokument może wyglądać poprawnie w trybie edycji, ale po przełączeniu do podglądu wydruku ujawnić dodatkową stronę, obcięty fragment tabeli albo przesunięty obraz. Program może również zgłosić brak użytej czcionki, niedostępność elementu graficznego lub problem z konwersją dokumentu do formatu obsługiwanego przez sterownik drukarki. Wynik kontroli powinien być oceniany w kontekście konkretnego formatu papieru, orientacji strony i ustawień drukowania.

Elementy układu, które wymagają sprawdzenia

Jednym z podstawowych etapów jest porównanie rozmiaru strony w dokumencie z rozmiarem papieru ustawionym w oknie drukowania. Dokument przygotowany na papier A4 może zostać wydrukowany z inną skalą, jeżeli sterownik otrzyma ustawienie Letter albo włączone zostanie automatyczne dopasowanie do obszaru zadruku. Znaczenie mają także marginesy drukarki. Urządzenie może nie drukować bezpośrednio przy krawędzi arkusza, dlatego treść umieszczona zbyt blisko brzegu może zostać obcięta albo przesunięta.

Kontrola obejmuje również podziały stron i przenoszenie elementów między stronami. W dokumencie tekstowym pojedynczy wiersz tabeli może zostać oddzielony od pozostałej części, nagłówek może pozostać na końcu poprzedniej strony, a podpis pod ilustracją może trafić na następną kartkę. W arkuszu kalkulacyjnym trzeba sprawdzić obszar wydruku, podział na strony, powtarzanie wierszy nagłówkowych oraz skalowanie. W prezentacjach i plikach PDF należy dodatkowo zweryfikować, czy wybrany tryb drukowania obejmuje całą stronę, notatki, materiały informacyjne czy tylko slajdy.

Podgląd wydruku a rzeczywista postać kopii

Podgląd wydruku jest ważnym narzędziem, ale nie zawsze pokazuje wszystkie skutki pracy sterownika i urządzenia. Program wyświetla przewidywany układ stron na podstawie własnych ustawień, natomiast sterownik może zastosować dodatkowe opcje, takie jak druk dwustronny, sortowanie, skalowanie, druk bez obramowania albo konwersja kolorów. Z tego powodu przed większym nakładem warto wykonać próbny wydruk jednej lub kilku stron, szczególnie gdy dokument zawiera grafiki, nietypowe czcionki, przezroczystości albo elementy utworzone w innym programie.

W dokumentach PDF istotne jest sprawdzenie rozmiaru strony, orientacji oraz sposobu dopasowania do arkusza. Opcja „dopasuj” może zmniejszyć całą zawartość, a opcja drukowania w rzeczywistym rozmiarze może spowodować obcięcie fragmentów znajdujących się poza obszarem zadruku. Przy materiałach kolorowych warto skontrolować, czy drukarka pracuje w trybie kolorowym, czy czarno-białym oraz czy dokument nie zawiera białego tekstu na białym tle. Problemy z czcionkami i grafikami często ujawniają się po zapisaniu dokumentu do PDF, dlatego kontrola powinna obejmować także plik wynikowy, a nie wyłącznie plik źródłowy.

Gdy dokument drukuje się inaczej niż w podglądzie

Jeżeli wydruk różni się od podglądu, należy ustalić, na którym etapie powstaje rozbieżność. Najpierw można otworzyć dokument ponownie i sprawdzić jego wygląd w podglądzie wydruku. Następnie trzeba porównać ustawienia strony w programie z ustawieniami w oknie drukowania i właściwościach sterownika. Pomocne jest także wydrukowanie tego samego dokumentu do pliku PDF. Jeżeli PDF ma prawidłowy układ, a papierowa kopia jest błędna, przyczyny należy szukać w konfiguracji drukarki, sterowniku, skalowaniu lub komunikacji z urządzeniem. Jeżeli problem występuje już w PDF, źródłem może być dokument albo program, który go przetwarza.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów i komputerów PC, w tym diagnostyką problemów z oprogramowaniem, sterownikami oraz drukowaniem dokumentów. Podczas analizy można sprawdzić ustawienia aplikacji, kolejkę drukowania, wybraną drukarkę domyślną i zgodność sterownika z systemem. W przypadku powtarzających się błędów warto zachować dokument źródłowy, plik PDF oraz przykładowy wydruk, ponieważ pozwala to porównać kolejne etapy przetwarzania. Sama zmiana drukarki bez ustalenia przyczyny nie rozwiązuje problemu, jeżeli błędny układ jest zapisany już w dokumencie lub wynika z ustawień programu.