stopka prawna

Stopka prawna zawiera informacje wymagane przepisami, np. dane rejestrowe spółki.

Obowiązkowa metryczka firmy w korespondencji i na stronie

Spółka handlowa musi podawać w pismach i zamówieniach handlowych, także tych składanych elektronicznie, komplet danych identyfikacyjnych: firmę, siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego przechowującego akta oraz numer KRS, a także numer identyfikacji podatkowej. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością dodaje wysokość kapitału zakładowego. Odrębny zestaw obowiązków dotyczy stron internetowych: usługodawca świadczący usługi drogą elektroniczną podaje dane pozwalające się z nim skontaktować, w tym adres elektroniczny. Jednoosobowa działalność gospodarcza nie ma KRS ani kapitału, ale nadal identyfikuje się nazwą, adresem i numerem podatkowym.

Gdzie te dane wstawić technicznie

Na stronie stopka jest zwykle wspólnym modułem serwisu, dzięki czemu zmiana adresu wymaga jednej edycji. W poczcie firmowej rozwiązania są dwa i mają różne konsekwencje. Sygnatura ustawiona w programie pocztowym na komputerze użytkownika jest widoczna dla nadawcy podczas pisania, ale trzeba ją skonfigurować na każdym stanowisku i na telefonie osobno. Reguła serwera dopisująca stopkę do wychodzących wiadomości działa dla całej organizacji niezależnie od urządzenia, za to nadawca nie widzi jej w oknie tworzenia wiadomości ani w folderze elementów wysłanych, co bywa zgłaszane jako błąd.

Powielone bloki i inne kłopoty w praktyce

Przy dodawaniu stopki po stronie serwera bardzo łatwo o efekt kumulacji: w długim wątku metryczka doklejana jest do każdej odpowiedzi, więc po dziesięciu wiadomościach zajmuje więcej miejsca niż treść. Ograniczają to reguły pomijające wiadomości wewnętrzne albo wykrywanie znacznika wstawionego przy poprzednim przejściu. Druga sprawa to forma: dane rejestrowe zapisane wyłącznie w obrazku znikają, gdy program pocztowy blokuje pobieranie grafiki, a przy okazji stają się nieczytelne dla czytników ekranu — stopka musi być tekstem. Trzecia to nieaktualność: po przeprowadzce lub podwyższeniu kapitału stare dane zostają na podstronie kontaktowej, w szablonie faktury i w sygnaturach połowy zespołu.

Jednolita stopka we wszystkich kanałach naraz

Robimy przegląd miejsc, w których dane rejestrowe faktycznie występują — witryna, szablony wiadomości, wzorce dokumentów w programie handlowym, podpisy w skrzynkach — i doprowadzamy je do jednej wersji. Wdrażamy sygnatury zarządzane centralnie zamiast ustawianych ręcznie przez każdego pracownika i pilnujemy, żeby wyglądały tak samo w programie pocztowym na komputerze i w kliencie na telefonie. Firmom przenoszącym siedzibę pomagamy przeprowadzić tę zmianę w jednym oknie czasowym, także poza godzinami pracy.