sygnatura HTML

Sygnatura HTML to stopka wiadomości zawierająca sformatowaną grafikę i odnośniki.

Podpis jako fragment kodu, nie obrazek

Sygnatura w formacie HTML to niewielki dokument doklejany na końcu wiadomości, złożony zwykle z tabeli z danymi kontaktowymi, logo i odnośnikami. W Thunderbirdzie ustawia się ją w konfiguracji konta, wpisując kod bezpośrednio po zaznaczeniu opcji używania formatu HTML albo wskazując zewnętrzny plik. W programie Outlook podpisy leżą jako pliki w profilu użytkownika, w podkatalogu przeznaczonym na sygnatury, w trzech wariantach naraz: html, rtf i czysty tekst, dobieranych do formatu tworzonej wiadomości. Ta ostatnia wersja tekstowa jest tym, co zobaczy odbiorca czytający pocztę w trybie bez formatowania, więc nie powinna być pusta.

Ograniczenia silników renderujących w programach pocztowych

Kod podpisu nie zachowuje się jak strona internetowa. Część klientów pocztowych na Windowsie składa treść silnikiem edytora tekstu, który nie obsługuje nowoczesnego układu opartego o elastyczne kontenery ani wielu właściwości arkusza stylów. Dlatego układ podpisów nadal buduje się na tabelach, ze stylami wpisanymi bezpośrednio w atrybuty elementów, bo blok stylów w nagłówku bywa usuwany. Grafikę można dołączyć na dwa sposoby: jako załącznik osadzony i wskazany wewnętrznym identyfikatorem, co daje pewność wyświetlenia kosztem spinacza przy każdej wiadomości, albo jako odnośnik do pliku na serwerze, który program pocztowy domyślnie zablokuje do czasu zgody odbiorcy. Osobnym problemem jest tryb ciemny, w którym czarny tekst na przezroczystym tle znika, a logo z białym tłem świeci jasnym prostokątem.

Najczęstsze usterki podpisów

Podpis zbudowany z jednego obrazka wygląda równo, ale odbiorca nie skopiuje z niego numeru telefonu, wyszukiwarka poczty go nie znajdzie, a przy zablokowanej grafice wiadomość kończy się pustką. Druga rzecz to rozrastanie się wątku: przy każdej odpowiedzi podpis powiela się razem z cytowaną treścią, aż korespondencja staje się nieczytelna na telefonie. Trzecia to zmiana danych — po przeprowadzce albo zmianie numeru połowa zespołu ma nadal stary adres, bo każdy ustawiał podpis samodzielnie. Zdarza się też, że podpis wstawia się nad cytatem u jednej osoby i pod nim u drugiej, co wynika z ustawienia miejsca odpowiedzi w konfiguracji konta.

Ujednolicenie podpisów w całej firmie

Przygotowujemy jeden szablon zgodny z programami pocztowymi używanymi w biurze i sprawdzamy jego wygląd w wersji na komputer, w przeglądarce i na telefonie, razem z wariantem tekstowym. Wdrażamy go na wszystkich stanowiskach albo po stronie serwera, jeśli infrastruktura na to pozwala, i dopisujemy dane rejestrowe wymagane w korespondencji handlowej. Robimy to również dla firm, które właśnie zmieniają nazwę lub domenę i muszą przestawić wszystko w jednym dniu.