Szablon niestandardowy

Szablon niestandardowy to wzorzec dokumentu utworzony samodzielnie przez użytkownika, poza gotowymi propozycjami.

Szablon niestandardowy jako własny wzorzec dokumentu

Szablon niestandardowy to plik dokumentu przygotowany samodzielnie, aby wielokrotnie tworzyć materiały o podobnej strukturze. Zawiera wcześniej ustalone elementy, takie jak układ strony, marginesy, nagłówki, stopki, style akapitów, tabele, pola formularza, grafiki lub przykładowe miejsca na treść. Po otwarciu szablonu użytkownik otrzymuje gotowy punkt wyjścia i nie musi za każdym razem odtwarzać tego samego formatowania ręcznie.

W edytorach tekstu szablon może przechowywać definicje stylów, czyli nazwanych zestawów właściwości czcionki, odstępów, wyrównania i numerowania. Przykładowo styl nagłówka może określać krój pisma, rozmiar oraz odstęp przed i po akapicie, a styl tekstu podstawowego może definiować interlinię i wcięcia. Dzięki temu zmiana wyglądu całego dokumentu jest możliwa przez modyfikację stylu, bez ręcznego poprawiania każdego akapitu.

Elementy stałe, pola i układ strony

Własny szablon może zawierać treści stałe oraz obszary przeznaczone do uzupełnienia. Treścią stałą jest na przykład tytuł dokumentu, opis procedury albo nazwa sekcji. Obszar zmienny może być oznaczony zwykłym tekstem pomocniczym, tabelą z pustymi komórkami lub specjalnym polem formularza. W zależności od używanego programu pola mogą umożliwiać wpisanie tekstu, wybranie wartości z listy, zaznaczenie opcji albo wstawienie daty.

Istotną częścią szablonu jest konfiguracja strony. Obejmuje ona format papieru, orientację pionową lub poziomą, marginesy, podział na kolumny oraz rozmieszczenie nagłówków i stopek. W stopce można umieścić numer strony, nazwę pliku albo automatycznie aktualizowaną datę. W dłuższych dokumentach przydatne są także automatyczne spisy treści i numerowanie nagłówków, o ile nagłówki zostały utworzone za pomocą odpowiednich stylów, a nie tylko pogrubione ręcznie.

Format pliku i zgodność między edytorami

Szablon niestandardowy powinien być zapisany w formacie obsługiwanym przez program, w którym będzie używany. Microsoft Word wykorzystuje między innymi format DOTX dla szablonów niezawierających makr oraz DOTM dla szablonów zawierających makra. Zwykłe dokumenty Word są najczęściej zapisywane jako DOCX. W LibreOffice Writer stosowany jest między innymi format OTT, natomiast dokumenty tego programu mogą być również zapisywane w formacie ODT.

Przenoszenie szablonu między różnymi edytorami może zmienić wygląd dokumentu. Dotyczy to zwłaszcza czcionek niedostępnych na drugim komputerze, złożonych tabel, pól automatycznych, numeracji wielopoziomowej i elementów umieszczonych w nagłówkach. Zapis do formatu PDF zachowuje wygląd gotowego dokumentu, ale zwykle nie zastępuje szablonu przeznaczonego do dalszej edycji. Przed udostępnieniem wzorca warto otworzyć go w docelowym programie, utworzyć na jego podstawie nowy dokument i sprawdzić podział stron, numerację, działanie pól oraz możliwość zapisania pliku w wymaganym formacie.

Przygotowanie i sprawdzenie własnego wzorca

Tworzenie szablonu warto rozpocząć od określenia, które elementy mają pozostać niezmienne, a które będą uzupełniane przy każdym użyciu. Następnie należy ustawić style, układ strony i numerację, a dopiero później wprowadzić treści przykładowe. Tekst pomocniczy powinien jasno wskazywać oczekiwane dane, na przykład „wpisz nazwę urządzenia” albo „podaj numer zgłoszenia”. Zbyt ogólne oznaczenia zwiększają ryzyko pozostawienia przykładowych informacji w gotowym dokumencie.

Kontrola szablonu powinna obejmować utworzenie kilku dokumentów testowych z krótką i długą treścią. Należy sprawdzić, czy tekst nie nachodzi na grafikę, tabela nie wychodzi poza obszar strony, nagłówki nie pozostają samotnie na końcu strony, a numeracja nie resetuje się w kolejnych sekcjach. Warto również skontrolować nazwy stylów, właściwości akapitów i osadzone obrazy. Jeżeli wzorzec jest używany przez kilka osób, należy ustalić jego nazwę, lokalizację oraz sposób aktualizowania, aby kolejne kopie nie różniły się przypadkowo konfiguracją.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, a przy problemach z edytorem dokumentów może pomóc w diagnostyce działania oprogramowania, ustawień plików oraz zgodności szablonu z używanym komputerem.