Szablon zamówienia

Szablon zamówienia to gotowy wzorzec dokumentu rejestrującego szczegóły transakcji.

Wzorzec dokumentu handlowego i jego pola obowiązkowe

Zamówienie jest dokumentem poprzedzającym sprzedaż, więc jego wzorzec musi zawierać zestaw danych pozwalających później wystawić fakturę bez dopytywania: pełne dane nabywcy z numerem identyfikacji podatkowej, numer własny dokumentu według przyjętej numeracji, datę wystawienia i oczekiwany termin realizacji, listę pozycji z indeksem towaru, ilością, jednostką miary, ceną jednostkową i stawką podatku, a także warunki płatności i miejsce dostawy. W programach handlowych taki wzorzec to nie plik, lecz definicja wydruku powiązana z typem dokumentu, w której pola pobierane są wprost z bazy — inaczej niż w wersji arkuszowej, gdzie ktoś przepisuje dane ręcznie i pomyłka w indeksie towaru wychodzi dopiero w magazynie.

Plik w arkuszu, dokument w systemie, wymiana elektroniczna

Najprostszy wariant, czyli formularz w Excelu z formułą liczącą wartość pozycji i sumę, wystarcza przy kilku zamówieniach miesięcznie. Powyżej tej skali zaczyna przeszkadzać brak powiązania z magazynem: nikt nie wie, czy zamawiany towar jest dostępny, a stany trzeba sprawdzać osobno. Dokument zakładany w systemie handlowym rezerwuje towar, wchodzi do raportów i przekształca się jednym poleceniem w fakturę lub w wydanie z magazynu. Najwyższy poziom to wymiana elektroniczna z kontrahentem, gdzie zamówienie przychodzi w ustalonym formacie pliku i zakłada się w systemie bez udziału człowieka — wymaga to jednak wcześniejszego uzgodnienia indeksów towarowych po obu stronach, bo to na nich, a nie na nazwach, opiera się dopasowanie pozycji.

Miejsca, w których wzorce zamówień zawodzą

Najbardziej kosztowny błąd to zdublowana numeracja po odtworzeniu bazy z kopii zapasowej — dwa dokumenty z tym samym numerem rozjeżdżają rozliczenia z kontrahentem i wymagają ręcznego prostowania. Drugi to zaokrąglanie: wartość liczona od ceny jednostkowej w każdej pozycji osobno różni się o grosze od liczonej od sumy netto, a przy kilkudziesięciu pozycjach różnica staje się widoczna i wraca jako reklamacja. Trzeci to wydruk przycięty po zmianie sterownika drukarki lub po przejściu na inny model urządzenia, gdy definicja wydruku była dopasowana do konkretnych marginesów. Zdarza się też, że wzorzec zawiera nieaktualne dane firmy — zmieniony adres siedziby albo numer rachunku — i idzie w świat przez wiele miesięcy, zanim ktokolwiek to zauważy.

Wdrożenie i naprawa oprogramowania sprzedażowego

Definicje dokumentów, numeracja i wydruki należą do warstwy, którą się konfiguruje, a nie do tej, którą się instaluje z płyty. Zajmujemy się wdrożeniami i serwisem programów handlowych — Subiekta, WAPRO oraz Comarchu — działających na bazach SQL Server, łącznie z odtwarzaniem danych po awarii i przenoszeniem instalacji na nowy serwer. Firmy obsługujemy również poza godzinami pracy biura, żeby przerwa w sprzedaży była jak najkrótsza.