transgraniczne przetwarzanie danych

Transgraniczne przetwarzanie danych podlega mechanizmowi współpracy organów nadzorczych w ramach RODO.

Znaczenie transgranicznego przetwarzania danych

Transgraniczne przetwarzanie danych oznacza operacje wykonywane na danych w sytuacji, gdy czynności związane z ich przetwarzaniem obejmują więcej niż jedno państwo. W środowisku informatycznym może to dotyczyć między innymi przesyłania plików do centrum danych położonego za granicą, korzystania z zagranicznej usługi chmurowej, zdalnego dostępu administratora z innego kraju albo przekazywania danych pomiędzy oddziałami tej samej organizacji. Sam fakt, że użytkownik znajduje się w Polsce, nie oznacza, że wszystkie systemy przechowujące lub analizujące jego dane działają na terytorium Polski.

W praktyce trzeba odróżnić przetwarzanie prowadzone w kilku państwach Europejskiego Obszaru Gospodarczego od przekazywania danych do państwa spoza tego obszaru. W pierwszym przypadku zasadnicze znaczenie ma ustalenie, który organ nadzorczy jest właściwy do prowadzenia postępowania. W drugim dodatkowo ocenia się podstawę prawną przekazania danych oraz poziom ochrony zapewniany w państwie odbiorcy. Dla systemów komputerowych ważne są więc nie tylko funkcje aplikacji, lecz także lokalizacja infrastruktury, podmiotów obsługujących usługę i osób uzyskujących dostęp.

Współpraca organów nadzorczych

RODO przewiduje mechanizm współpracy organów nadzorczych w sprawach, które mają charakter transgraniczny. Jeżeli działalność organizacji obejmuje więcej niż jedno państwo członkowskie, postępowanie może być koordynowane przez organ wiodący. Jest nim co do zasady organ właściwy dla głównej jednostki organizacji albo jej jedynego zakładu w Unii Europejskiej. Organ wiodący współpracuje z organami zainteresowanymi, czyli takimi, których obszaru działania dotyczy dane przetwarzanie albo których mieszkańcy mogą być nim istotnie dotknięci.

Współpraca nie polega na automatycznym przekazywaniu całej odpowiedzialności jednemu państwu. Organy mogą wymieniać informacje, prowadzić wspólne działania, przekazywać sobie projekty decyzji i zgłaszać uzasadnione zastrzeżenia. Jeżeli nie uda się osiągnąć porozumienia, określone spory rozstrzyga Europejska Rada Ochrony Danych. Mechanizm ten ma zapewniać jednolite stosowanie przepisów, szczególnie gdy ten sam dostawca platformy, aplikacji lub usługi chmurowej obsługuje użytkowników w wielu krajach.

Znaczenie dla systemów, usług i dokumentacji

Ocena transgranicznego przetwarzania powinna obejmować rzeczywisty przepływ danych, a nie wyłącznie adres siedziby dostawcy. W dokumentacji technicznej warto wskazać, z jakiego systemu dane są pobierane, jakie interfejsy przekazują je dalej, gdzie znajdują się kopie zapasowe, które moduły wykonują analizę oraz kto może korzystać z dostępu administracyjnego. Istotne są także logi dostępu, konfiguracja regionów przechowywania, ustawienia replikacji i lista podwykonawców uczestniczących w świadczeniu usługi.

Przykładowo aplikacja może być dostępna z Polski, lecz korzystać z bazy danych umieszczonej w innym kraju, systemu monitoringu utrzymywanego przez kolejnego dostawcę oraz kopii zapasowych przechowywanych w dodatkowym regionie. Każdy z tych elementów może mieć znaczenie dla ustalenia, gdzie faktycznie odbywa się przetwarzanie. Przydatne są diagramy przepływu danych, rejestry czynności przetwarzania, umowy z dostawcami oraz procedury reagowania na incydenty. Należy też sprawdzić, czy rozwiązanie pozwala ograniczyć transfer do niezbędnego zakresu i usunąć dane z kopii zgodnie z przyjętymi okresami przechowywania.

Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy wymaga odrębnej weryfikacji. Możliwe mechanizmy obejmują między innymi decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne albo wiążące reguły korporacyjne, zależnie od konkretnego przypadku. Nie wystarcza samo wskazanie, że dostawca deklaruje zgodność z przepisami. Organizacja powinna znać odbiorcę danych, zakres przekazywanych informacji, cel transferu i zabezpieczenia techniczne, takie jak szyfrowanie podczas transmisji oraz kontrola uprawnień.

Diagnostyka przepływu danych w urządzeniach użytkownika

W laptopie lub komputerze PC ślady transgranicznego przetwarzania mogą pojawiać się podczas korzystania z synchronizacji plików, komunikatorów, usług kopii zapasowych, narzędzi diagnostycznych i aplikacji działających w modelu chmurowym. Diagnostyka techniczna może obejmować przegląd zainstalowanych aplikacji, usług uruchamianych wraz z systemem, konfiguracji synchronizacji, certyfikatów, reguł zapory oraz połączeń nawiązywanych przez programy. Sam adres IP serwera nie zawsze pozwala jednoznacznie ustalić miejsce przetwarzania, ponieważ dostawcy stosują rozproszone sieci i dynamiczny wybór punktu obsługi.

Przy analizie incydentu należy zachować oryginalne logi i odnotować czas w strefie czasowej, identyfikator urządzenia, konto użytkownika, nazwę aplikacji oraz kierunek połączenia. Pomocne mogą być dzienniki systemowe, historia zapory, informacje z panelu dostawcy usługi i rejestr zmian konfiguracji. Nie powinno się wyciągać wniosków wyłącznie na podstawie nazwy programu lub lokalizacji interfejsu. Dopiero zestawienie konfiguracji urządzenia z dokumentacją usługi i informacjami o infrastrukturze pozwala rzetelnie opisać, jakie dane opuszczają komputer, do jakiego systemu trafiają i które podmioty mogą je dalej przetwarzać.