Tryb edycji ograniczonej

Tryb edycji ograniczonej pozwala modyfikować wyłącznie wskazane fragmenty dokumentu.

Blokada dokumentu z wyznaczonymi wyjątkami

Ograniczenie edycji to funkcja, która zamyka cały dokument na zmiany, a następnie otwiera w nim wskazane wyspy. W edytorze tekstu ustawia się ją w panelu ochrony dokumentu: wybiera się typ ograniczenia — tylko komentarze, wypełnianie formularzy, śledzone zmiany albo pełna blokada — po czym zaznacza fragmenty i przypisuje im wyjątek dla wszystkich lub dla wybranych użytkowników. Włączenie ochrony kończy się prośbą o hasło, przy czym hasło jest tu środkiem porządkowym, nie zabezpieczeniem kryptograficznym: chroni przed przypadkową zmianą, a nie przed kimś zdeterminowanym. Odblokowane obszary program wyróżnia kolorem i klamrami, żeby użytkownik od razu widział, gdzie wolno mu pisać.

Kiedy to naprawdę ratuje dokument

Typowy scenariusz to formularz krążący po firmie: wniosek urlopowy, protokół odbioru, ankieta. Bez ochrony ludzie kasują opisy pól, rozjeżdżają tabelę i dopisują komentarze w środku nagłówka, a wersja wracająca do działu kadr nie nadaje się do zestawienia. Drugi scenariusz to umowa wysyłana kontrahentowi, w której chcemy pozwolić na naniesienie uwag, ale nie na cichą podmianę kwoty — służy do tego wariant dopuszczający wyłącznie śledzone zmiany, gdzie każda modyfikacja zostaje oznaczona autorem i datą. Trzeci to szablon oferty dla handlowców: nagłówek, stopka i warunki handlowe zablokowane, a wolne pozostają tylko pola z opisem produktu. Wariant dopuszczający wyłącznie komentarze bywa najbezpieczniejszy przy recenzji, bo treść oryginału pozostaje nietknięta.

Pułapki, o których nikt nie uprzedza

Ochrona nie przenosi się dobrze między formatami. Zapis dokumentu do formatu innego niż natywny często gubi ustawienia ograniczeń albo zamienia zablokowane pola w zwykły tekst, a otwarcie takiego pliku w konkurencyjnym pakiecie biurowym daje mieszane rezultaty. Zapomniane hasło ochrony to osobny kłopot, bo standardowa ścieżka odzyskania nie istnieje — pozostaje przeniesienie treści do nowego dokumentu przez wklejenie bez formatowania, co niszczy część układu. Bywa też, że ochrona blokuje rzeczy niespodziewane: aktualizację spisu treści, wstawienie podpisu w stopce albo działanie makra. Osobna sprawa to mylenie tej funkcji z szyfrowaniem — plik z ograniczeniem edycji nadal otwiera i czyta każdy, kto go dostanie. Do faktycznego utajnienia potrzebne jest hasło otwarcia, a to zupełnie inna opcja.

Porządkowanie obiegu dokumentów w firmie

Gdy formularze wracają do biura w dziesięciu różnych układach, sensowniej jest przebudować szablon niż pilnować użytkowników. Przygotowujemy takie szablony z zablokowaną strukturą i polami do wypełnienia, ustawiamy sposób ich rozsyłania i pomagamy przenieść dane z wypełnionych plików do arkusza albo do bazy. Robimy to zarówno dla jednoosobowych działalności, jak i dla firm z kilkudziesięcioma stanowiskami, przy okazji sprawdzając, czy wszyscy pracują na tej samej wersji pakietu — bo połowa dziwnych zachowań ochrony bierze się właśnie z różnic między wersjami na poszczególnych komputerach.