Tworzenie raportów

Tworzenie raportów w SSRS obejmuje zdefiniowanie źródła danych, zapytania i układu wizualnego.

Tworzenie raportów w SSRS – czym jest i do czego służy

Tworzenie raportów w SSRS, czyli SQL Server Reporting Services, polega na przygotowaniu czytelnego sposobu prezentowania danych pobieranych z bazy. Raport nie jest wyłącznie tabelą z wynikami zapytania. Stanowi kompletny dokument, w którym określa się źródło danych, sposób filtrowania rekordów, kolejność informacji, układ pól, format wartości oraz zachowanie dokumentu podczas wyświetlania i drukowania. Dzięki temu dane zapisane w systemie mogą zostać przedstawione jako zestawienie sprzedaży, rejestr zgłoszeń, analiza stanów magazynowych, lista płatności albo raport kontrolny.

W praktyce Tworzenie raportów obejmuje kilka powiązanych etapów. Najpierw ustala się, jakie informacje mają zostać pokazane i dla kogo przeznaczony będzie dokument. Innego układu wymaga raport przeznaczony do codziennej pracy, innego zestawienie przekazywane do kierownika, a jeszcze innego dokument archiwalny. Następnie wybiera się źródło danych oraz przygotowuje zapytanie zwracające potrzebne kolumny. Kolejny krok to zaprojektowanie powierzchni raportu, umieszczenie tabel, grup, nagłówków, podsumowań i parametrów. Na końcu sprawdza się wyniki dla różnych zakresów dat, liczby rekordów i wartości granicznych.

SSRS pozwala generować raporty na ekranie, eksportować je między innymi do plików PDF, arkuszy kalkulacyjnych lub dokumentów tekstowych, a także udostępniać je użytkownikom zgodnie z przyjętym modelem pracy. Istotne jest jednak to, że sam projekt raportu nie zastępuje prawidłowego przygotowania danych. Jeżeli zapytanie jest niejednoznaczne, relacje między tabelami są niepoprawne albo wartości zawierają błędy, nawet atrakcyjny układ wizualny nie zapewni wiarygodnego wyniku.

Tworzenie raportów SSRS a zapytania, parametry i układ danych

Najważniejszym elementem technicznym jest połączenie raportu ze źródłem danych. W zależności od potrzeb może to być relacyjna baza danych, widok, procedura składowana albo inny mechanizm udostępniający uporządkowany zbiór rekordów. Podczas projektowania należy zwrócić uwagę na nazwy kolumn, typy danych, relacje oraz sposób łączenia tabel. Błąd na tym etapie może spowodować powielanie wierszy, brak części wyników albo nieprawidłowe sumowanie.

W Tworzeniu raportów często stosuje się parametry. Użytkownik może dzięki nim wskazać przedział dat, oddział, kategorię produktu, osobę odpowiedzialną lub status sprawy. Parametr powinien mieć jasno określony typ, wartość domyślną i sposób walidacji. Jeżeli raport ma obsługiwać wiele wartości, należy sprawdzić, czy zapytanie i kontrolka wyboru działają zgodnie z oczekiwaniami. Warto także rozważyć parametry zależne, na przykład taki wybór kategorii, który ogranicza listę dostępnych podkategorii.

Raport może zawierać tabelę szczegółową, grupowanie danych, macierz, wykres, pole tekstowe, obraz, prostą formułę oraz sekcję nagłówka i stopki. Tabela sprawdza się przy dużej liczbie rekordów, natomiast macierz jest przydatna wtedy, gdy dane powinny być prezentowane w układzie wierszy i kolumn zależnych od kategorii. Wykres może ułatwić zauważenie trendu, ale nie powinien zastępować szczegółów potrzebnych do weryfikacji wyniku. Dobrze zaprojektowany raport zachowuje równowagę między ilością informacji a łatwością odczytu.

Warto odróżnić raport szczegółowy od podsumowującego. Pierwszy pokazuje pojedyncze rekordy i ułatwia sprawdzanie konkretnych zdarzeń. Drugi prezentuje sumy, średnie, liczności lub wartości minimalne i maksymalne. Oba typy mogą korzystać z tego samego źródła, lecz zwykle wymagają innego grupowania i innego układu. Przy porównywaniu SSRS z prostym eksportem danych należy pamiętać, że raport może automatycznie porządkować informacje, stosować reguły formatowania i prezentować obliczenia, których surowy eksport nie zawiera.

Tworzenie raportów – typowe problemy podczas projektowania

Jednym z częstych problemów jest niezgodność danych wyświetlanych w raporcie z oczekiwaniami użytkownika. Przyczyną może być zastosowanie niewłaściwego rodzaju połączenia tabel, pominięcie warunku w zapytaniu albo filtr umieszczony w nieodpowiednim miejscu. Szczególnej uwagi wymagają relacje jeden do wielu. Jeżeli rekord nadrzędny zostanie połączony z wieloma rekordami podrzędnymi, wartości mogą zostać powielone, a suma obliczona na podstawie powiększonego zbioru.

W Tworzeniu raportów pojawiają się także kłopoty z formatowaniem. Daty mogą być wyświetlane w nieczytelnym układzie, liczby mogą mieć nadmiar miejsc po przecinku, a długie nazwy mogą powodować niekontrolowane rozszerzanie kolumn. Warto z góry określić format daty, sposób prezentowania wartości pustych, wyrównanie liczb oraz reguły zaokrąglania. Trzeba przy tym pamiętać, że zaokrąglenie użyte wyłącznie na poziomie wyświetlania może dawać inny efekt niż zaokrąglenie wykonane przed obliczeniem sumy.

Osobną grupę problemów stanowią podziały stron i eksport do innych formatów. Raport, który wygląda poprawnie w podglądzie, po zapisaniu jako PDF może mieć ucięte kolumny, dodatkowe puste strony albo niepożądane przesunięcia. Z kolei eksport do arkusza kalkulacyjnego może wymagać ograniczenia ozdobnych elementów i uporządkowania szerokości pól. Dlatego testy powinny obejmować nie tylko ekran projektanta, ale też formaty, w których dokument będzie faktycznie używany.

Na czytelność wpływają również uprawnienia i zakres widocznych danych. Nie każdy użytkownik powinien otrzymywać taki sam zestaw informacji. W zależności od zastosowania można ograniczyć dostęp do raportu, parametrów lub określonych rekordów. Należy również unikać umieszczania w raporcie danych, które nie są potrzebne do wykonania konkretnego zadania. Nadmiar kolumn zwiększa ryzyko pomyłki, wydłuża czas analizy i może utrudniać ochronę informacji.

Tworzenie raportów SSRS – praktyczne wskazówki dla czytelnego wyniku

Przed rozpoczęciem prac dobrze jest opisać oczekiwany rezultat zwykłymi słowami. Należy ustalić, jakie pytanie ma odpowiadać raport, jakie okresy będą wybierane, jakie wartości powinny być sumowane oraz czy użytkownik potrzebuje szczegółów, czy tylko podsumowania. Taki opis pozwala uniknąć budowania dokumentu zawierającego wiele przypadkowych pól. Przydatne może być przygotowanie prostego szkicu z zaznaczeniem nagłówka, tabeli, filtrów, podsumowania i elementów dodatkowych.

Zapytanie powinno zwracać tylko dane potrzebne w raporcie. Ograniczenie zbędnych kolumn ułatwia dalsze projektowanie i może zmniejszyć ilość przetwarzanych informacji. Warto też zadbać o jednoznaczne nazwy pól oraz o to, aby obliczenia wykonywać w sposób możliwy do sprawdzenia. Jeżeli formuła jest skomplikowana, lepiej opisać jej znaczenie w dokumentacji albo rozdzielić ją na kilka prostszych etapów.

W Tworzeniu raportów korzystne jest stosowanie spójnego układu. Nagłówki powinny jasno wskazywać znaczenie kolumn, podsumowania powinny być umieszczone w przewidywalnym miejscu, a wyróżnienia kolorystyczne należy stosować oszczędnie. Kolor nie powinien być jedynym sposobem przekazania ważnej informacji, ponieważ raport może zostać wydrukowany w skali szarości lub odczytany przez osobę z ograniczonym rozpoznawaniem barw. Lepszym rozwiązaniem jest połączenie koloru z tekstem, symbolem albo odpowiednim układem.

Przed publikacją należy przetestować wartości puste, pojedynczy rekord, dużą liczbę rekordów, brak wyników, nietypowo długie nazwy i zakres obejmujący kilka okresów. Warto sprawdzić, czy filtry rzeczywiście ograniczają dane, czy sumy są zgodne ze źródłem oraz czy raport można wygodnie czytać po eksporcie. Dobrą praktyką jest porównanie kilku wyników z ręcznie zweryfikowanymi rekordami. Dzięki temu łatwiej odróżnić problem z zapytaniem od problemu z formatowaniem.

Raporty powinny być także utrzymywane po wdrożeniu. Zmiana nazwy kolumny, dodanie nowego statusu albo modyfikacja reguły biznesowej może wpłynąć na zapytanie i formuły. Każda taka zmiana powinna być sprawdzona w kopii roboczej, a następnie porównana z wcześniejszym wynikiem. W przypadku raportów używanych regularnie warto prowadzić opis źródeł danych, parametrów i najważniejszych obliczeń.

Kiedy Tworzenie raportów wymaga konsultacji serwisu komputerowego

Do konsultacji warto zgłosić się wtedy, gdy raport przestał działać po zmianie bazy, wyświetla niepełne dane, generuje błędne podsumowania albo działa znacznie wolniej niż wcześniej. Pomoc może być potrzebna również wtedy, gdy konieczne jest odtworzenie projektu po awarii, uporządkowanie wielu podobnych raportów lub przygotowanie dokumentu dla osób, które nie znają szczegółów struktury danych. W takich sytuacjach istotne jest nie tylko samo uruchomienie raportu, lecz także ustalenie przyczyny błędu i sprawdzenie poprawności wyniku.

Przed przekazaniem sprawy dobrze jest przygotować opis oczekiwanego rezultatu, przykład nieprawidłowego wyniku, informację o tym, kiedy pojawił się problem, oraz wskazanie, czy błąd występuje przy każdym parametrze. Przydatne są również komunikaty błędów i przykładowe wartości, które można bezpiecznie wykorzystać do testu. Nie należy przekazywać haseł ani niepotrzebnych danych wrażliwych. Zakres konsultacji można ustalić na podstawie samego opisu problemu, podglądu raportu i informacji o środowisku pracy.

W sprawach dotyczących sprzętu, systemu lub dostępu do danych można skontaktować się z firmą Warszawskie Pogotowie Komputerowe 24/7. Przed zgłoszeniem warto opisać, czy problem dotyczy tylko jednego raportu, czy także innych programów, a także wskazać, jakie działania były wykonywane bezpośrednio przed wystąpieniem usterki. Taki zestaw informacji ułatwia rozdzielenie problemu z projektem raportu od problemu z komputerem, połączeniem lub konfiguracją środowiska.