Udostępnianie formularzy z Forms

Udostępnianie formularzy z Forms umożliwia zbieranie odpowiedzi od wskazanych odbiorców przez odnośnik.

Link odpowiedzi i wybór odbiorców w Microsoft Forms

Udostępnianie formularzy z Microsoft Forms polega na przekazaniu odbiorcom adresu internetowego prowadzącego do strony z pytaniami. Po otwarciu odnośnika użytkownik może wypełnić formularz w przeglądarce, bez instalowania dodatkowego programu. Formularz działa w środowisku usługi Microsoft Forms, dlatego jego dostępność zależy od ustawień właściciela oraz od tego, czy odbiorca ma wymagane konto lub uprawnienia.

Właściciel formularza może określić, kto może przesyłać odpowiedzi. W zależności od typu konta i konfiguracji organizacji dostępna jest opcja przyjmowania odpowiedzi od wszystkich osób posiadających odnośnik, od użytkowników zalogowanych w tej samej organizacji albo od wskazanych osób z organizacji. Te ustawienia wpływają na sposób uwierzytelniania odbiorcy i na to, czy formularz będzie dostępny poza daną firmą lub szkołą. Samo skopiowanie adresu nie zmienia uprawnień formularza, lecz przekazuje dostęp zgodny z regułami ustawionymi przez właściciela.

Przekazywanie formularza przez odnośnik, kod QR i osadzenie

Microsoft Forms udostępnia kilka technicznych sposobów przekazania formularza. Najbardziej uniwersalny jest link, który można wkleić do wiadomości e-mail, komunikatora, dokumentu lub strony internetowej. Właściciel może również wygenerować kod QR kierujący do tego samego adresu. Po zeskanowaniu kodu telefon otwiera formularz w przeglądarce, dlatego odbiorca powinien korzystać z urządzenia z dostępem do internetu oraz z aktualnej przeglądarki.

Formularz można także umieścić na stronie internetowej za pomocą kodu osadzającego udostępnianego przez usługę. W takim przypadku pytania są wyświetlane w obszarze strony, ale odpowiedzi nadal są obsługiwane przez Microsoft Forms. Osadzenie nie tworzy osobnej kopii formularza i nie omija ustawień dostępu. Jeżeli właściciel ograniczy odpowiadanie do zalogowanych użytkowników, osoba odwiedzająca stronę nadal będzie musiała spełnić ten warunek.

Trzeba odróżnić link do wypełniania formularza od linku do współpracy nad jego treścią. Link odpowiedzi pozwala odbiorcy przesłać dane, natomiast link współpracy może umożliwiać uprawnionym osobom edytowanie pytań, ustawień i wyglądu formularza. Przekazanie niewłaściwego rodzaju odnośnika może więc dać odbiorcy szerszy dostęp, niż było to zamierzone. Przed wysłaniem warto sprawdzić, czy udostępniana opcja dotyczy zbierania odpowiedzi, czy wspólnej edycji.

Kontrola dostępu, identyfikacja i obsługa odpowiedzi

Ustawienia formularza mogą określać, czy odbiorca musi się zalogować, czy może wysłać odpowiedź anonimowo oraz czy jedna osoba może przesłać więcej niż jedną odpowiedź. Jeżeli formularz jest przeznaczony dla określonej grupy pracowników lub uczniów, ograniczenie dostępu do kont organizacyjnych pozwala powiązać przesłaną odpowiedź z użytkownikiem zgodnie z możliwościami danego środowiska Microsoft 365. Przy formularzu publicznym adres może zostać przekazany dalej, dlatego sam fakt otrzymania linku nie potwierdza tożsamości osoby wypełniającej.

Właściciel może włączyć albo wyłączyć przyjmowanie odpowiedzi. Po zamknięciu zbierania danych formularz może nadal być dostępny pod tym samym adresem, lecz nie przyjmie kolejnych zgłoszeń. Zmiana ustawień udostępniania wpływa na dalsze użycie linku, dlatego przy długotrwałych formularzach należy kontrolować, czy odnośnik prowadzi do aktualnej wersji i czy odbiorcy nadal powinni mieć dostęp.

Przesłane odpowiedzi są dostępne dla właściciela formularza w panelu Microsoft Forms. Wyniki można analizować w widoku odpowiedzi, a w typowych scenariuszach eksportować do skoroszytu programu Microsoft Excel. Eksport nie jest nowym formularzem ani nowym kanałem zbierania odpowiedzi; jest kopią danych przeznaczoną do dalszej analizy. Zmiany w formularzu, takie jak dodanie pytania lub modyfikacja opcji, powinny być wykonywane przed rozpoczęciem właściwej zbiórki, ponieważ mogą utrudnić porównywanie odpowiedzi z różnych etapów.

Praktyczne sprawdzenie formularza przed wysłaniem

Przed przekazaniem odnośnika należy otworzyć go w osobnej karcie lub w trybie, który nie korzysta z aktywnej sesji właściciela. Taki test pozwala sprawdzić, czy formularz rzeczywiście jest dostępny dla planowanej grupy, czy wymagane jest logowanie i czy pytania wyświetlają się poprawnie na telefonie oraz komputerze. Warto również wysłać testową odpowiedź, a następnie potwierdzić, że pojawiła się w panelu wyników i że ustawienia dotyczące liczby odpowiedzi działają zgodnie z założeniem.

Problemy z otwieraniem formularza mogą wynikać z nieprawidłowego linku, ograniczeń konta, wyłączonego przyjmowania odpowiedzi, blokady domeny albo użycia odnośnika do współpracy zamiast odnośnika dla respondentów. Na komputerze serwisowym można sprawdzić działanie formularza w innej przeglądarce, po wylogowaniu z konta oraz przy użyciu połączenia z inną siecią. Takie porównanie pomaga rozdzielić błąd konfiguracji formularza od problemu lokalnego, na przykład uszkodzonej sesji przeglądarki, rozszerzenia blokującego skrypty lub problemu z połączeniem.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, a w ramach diagnostyki może pomóc ustalić, czy kłopot z otwieraniem lub wysyłaniem formularza wynika z urządzenia, przeglądarki, konfiguracji konta czy połączenia sieciowego.