urodzinowa wiadomość

Urodzinowa wiadomość to spersonalizowany przekaz wysyłany w dniu urodzin odbiorcy.

Wysyłka wyzwalana datą z profilu kontaktu

Wiadomość urodzinowa należy do kampanii automatycznych opartych na zdarzeniu kalendarzowym, a nie na harmonogramie jednorazowej wysyłki. System sprawdza codziennie pole z datą urodzenia w bazie kontaktów i uruchamia wysyłkę dla pasujących rekordów. Konfiguracja obejmuje przesunięcie względem daty - można wysłać w dniu urodzin, kilka dni wcześniej albo w pierwszy dzień miesiąca urodzinowego - oraz porę doby dopasowaną do strefy czasowej odbiorcy.

Skąd wziąć datę i co z nią wolno zrobić

Dane pozyskuje się zwykle w formularzu zapisu albo w programie lojalnościowym, i to jest moment, w którym rozstrzyga się cała reszta. Data urodzenia to dana osobowa, więc jej zbieranie wymaga określonego celu i podstawy prawnej, a pole powinno być dobrowolne. Praktyczne rozwiązanie, po które sięga wielu sklepów, to pytanie wyłącznie o dzień i miesiąc bez roku - wystarcza do wysyłki, a znacząco ogranicza zakres przetwarzanych danych. Jeśli baza pochodzi z systemu handlowego, datę trzeba wyeksportować w jednoznacznym formacie, bo zapis z dwucyfrowym rokiem albo w porządku amerykańskim generuje przy imporcie gratulacje wysyłane w losowych terminach. Osobno ustala się, co zrobić z rekordami bez daty - najlepiej wykluczyć je z segmentu, zamiast podstawiać wartość domyślną.

Wpadki, które psują efekt zamiast go budować

Najczęstsza to kupon o ważności krótszej niż kilka dni, wysłany o świcie w dniu urodzin, kiedy odbiorca ma inne plany. Druga to brak zabezpieczenia przed wysyłką do osób, które w międzyczasie zrezygnowały z newslettera - automatyzacja działająca poza główną listą potrafi ominąć wypisanie i skończyć się skargą. Trzecia to dwudziesty dziewiąty lutego, którego obsługę trzeba jawnie ustawić, bo w latach zwykłych rekordy z tą datą albo są pomijane, albo dublują wysyłkę pierwszego marca. Czwarta, najbardziej kompromitująca, to gratulacje wysłane do zmarłej osoby lub do adresu firmowego z pełną nazwą spółki w miejscu imienia. Do tego dochodzi klasyczny problem niepodmienionych znaczników personalizacji, gdy rekord ma puste pole imienia.

Zaplecze danych po stronie systemu sprzedaży

Techniczna strona takich wysyłek zaczyna się w bazie, nie w narzędziu mailingowym. Przygotowujemy eksporty i integracje między systemem handlowym opartym o SQL Server a platformą wysyłkową, pilnując poprawnego formatu dat, kodowania polskich znaków i deduplikacji kontaktów występujących pod kilkoma adresami. Konfigurujemy też uwierzytelnienie domeny, żeby wiadomość automatyczna nie wylądowała w folderze niechcianych. Firmom bez własnego działu IT prowadzimy taką obsługę na stałe, o dowolnej porze dnia i nocy.