usuwanie wiadomości

Usuwanie wiadomości to przenoszenie jej do kosza lub trwałe skasowanie ze skrzynki.

Trzy stopnie kasowania poczty

Naciśnięcie klawisza Delete rzadko usuwa cokolwiek naprawdę. Wiadomość dostaje flagę i wędruje do folderu Elementy usunięte, gdzie leży do momentu opróżnienia kosza. Drugi stopień to Shift z Delete, czyli pominięcie kosza — element trafia wtedy do ukrytego magazynu odzyskiwania, dostępnego w Outlooku poleceniem odzyskiwania usuniętych elementów z bieżącego folderu. Dopiero trzeci stopień, czyli wyczyszczenie tego magazynu albo upłynięcie okresu retencji ustawionego przez administratora, kasuje dane bezpowrotnie. W środowiskach Exchange domyślne okno odzyskiwania liczy się w dniach, nie w godzinach, więc pośpiech użytkownika bywa niepotrzebny.

Inny los listu w POP3, IMAP i Exchange

Przy POP3 poczta jest pobierana na komputer, więc usunięcie działa lokalnie i nie rusza serwera, chyba że włączono opcję kasowania po określonej liczbie dni. Przy IMAP każda operacja jest natychmiast odwzorowywana na serwerze: skasowanie wiadomości na telefonie zabiera ją również z laptopa i z webmaila. Sam protokół nie usuwa od razu — oznacza wiadomość flagą Deleted, a fizyczne skasowanie następuje dopiero po poleceniu EXPUNGE. Stąd biorą się przekreślone nagłówki widoczne w niektórych klientach, które mimo przekreślenia dalej zajmują miejsce w limicie skrzynki.

Poczta, która znika albo wraca bez wyraźnego powodu

Częste zgłoszenie brzmi: skrzynka sama się czyści. Sprawcą bywa reguła utworzona przypadkiem, autoarchiwizacja przenosząca starsze elementy do osobnego pliku PST albo drugie urządzenie skonfigurowane na POP3 z włączonym usuwaniem z serwera. Sytuacja odwrotna, czyli wiadomości uparcie wracające do skrzynki odbiorczej, to zwykle konflikt synchronizacji między dwoma klientami albo przepełniona skrzynka, do której serwer odmawia zapisania jakiejkolwiek zmiany stanu. Przed szukaniem egzotycznych przyczyn zawsze sprawdzamy zajętość skrzynki i listę aktywnych reguł.

Odzyskiwanie korespondencji po nieudanym porządkowaniu

Kiedy ktoś skasuje folder z kilkuletnią korespondencją handlową, liczy się czas: im szybciej zatrzymamy dalszą synchronizację, tym większa szansa na odzyskanie danych. Pierwszym krokiem jest odłączenie klienta od sieci, a nie kolejne kliknięcia w programie, które tylko utrwalają zmiany na serwerze. Odzyskujemy pocztę z plików OST i PST, z kopii po stronie serwera oraz z profili uznanych przez użytkownika za skasowane; przy skrzynkach powiązanych z systemami Subiekt, WAPRO czy Comarch sprawdzamy dodatkowo, czy razem z pocztą nie zniknęły załączniki z dokumentami sprzedaży. Sprzęt zabieramy i odwozimy własnym samochodem, bez pośrednictwa firm kurierskich.