wiadomość automatyczna

Wiadomość automatyczna to e-mail generowany przez system bez udziału człowieka.

Czym różni się poczta generowana maszynowo

Wiadomości automatyczne wysyła oprogramowanie: autoresponder nieobecności, potwierdzenie zamówienia ze sklepu, powiadomienie z systemu monitoringu, faktura wystawiona przez program handlowy. Standardy pocztowe przewidziały dla nich osobne oznaczenia. Nagłówek Auto-Submitted z wartością auto-replied lub auto-generated, opisany w RFC 3834, informuje odbierające systemy, że nie należy na taką wiadomość odpowiadać automatycznie. Uzupełnia go historyczny nagłówek Precedence z wartością bulk oraz stosowany przez Microsoft X-Auto-Response-Suppress, pozwalający wyłączyć konkretne rodzaje odpowiedzi po stronie Exchange.

Autoresponder po stronie serwera i po stronie klienta

To rozróżnienie decyduje o tym, czy mechanizm w ogóle zadziała. Automatyczne odpowiedzi ustawione w Outlooku podpiętym do Exchange lub Microsoft 365 działają na serwerze — odpowiadają nawet przy wyłączonym komputerze. Reguła zbudowana lokalnie w kliencie pocztowym, na koncie POP3 czy IMAP bez wsparcia serwera, wymaga uruchomionego programu i włączonego komputera, więc pierwszego dnia urlopu przestaje odpowiadać. Odrębną kategorią są komunikaty zwrotne o niedoręczeniu, wysyłane z pustą kopertą zwrotną, oznaczaną jako pusty adres nadawcy właśnie po to, by odbicie odbicia nie krążyło w nieskończoność.

Pętle, wycieki i wiadomości, które nie dochodzą

Klasyczna awaria to dwa autorespondery odpowiadające sobie nawzajem — bez poprawnych nagłówków rozpoznawczych potrafią wymienić tysiące wiadomości w kilkanaście minut i zapchać kolejkę serwera. Druga pułapka jest bezpieczeństwowa: autoresponder odpowiadający na wszystko potwierdza spamerowi, że skrzynka jest aktywna i obsługiwana przez człowieka, a przy okazji ujawnia w treści nazwisko zastępcy i jego numer telefonu. Trzeci problem dotyczy poczty wychodzącej z aplikacji: skrzynka techniczna wysyłająca powiadomienia zwykle nie ma poprawnych wpisów SPF i podpisu DKIM w domenie, więc powiadomienia lądują u odbiorców w folderze spamu albo są odrzucane. Zdarza się też, że program wysyła przez port 25 zablokowany przez operatora, zamiast przez 587 z uwierzytelnieniem.

Wysyłka dokumentów z systemu sprzedaży

Najczęściej trafiamy na ten temat przy wdrożeniach oprogramowania handlowego opartego o SQL Server. Konfigurujemy w Subiekcie, WAPRO i Comarchu wysyłkę faktur oraz potwierdzeń zamówień: dobór serwera SMTP, port z szyfrowaniem, hasło aplikacji zamiast zwykłego hasła do skrzynki i adres zwrotny, który faktycznie istnieje i jest czytany. Sprawdzamy również, czy poczta z serwera z bazą danych w ogóle wychodzi na zewnątrz, bo blokada na zaporze bywa prawdziwą przyczyną „niedziałających powiadomień”. Obsługujemy firmy na miejscu i zdalnie, a sprzęt, jeśli musi trafić do warsztatu, wozimy własnymi kierowcami.