Właściwości niestandardowe

Właściwości niestandardowe to dodatkowe metadane definiowane samodzielnie przez użytkownika w dokumencie.

Do czego służą właściwości niestandardowe dokumentu

Właściwości niestandardowe są dodatkowymi polami metadanych, które użytkownik może samodzielnie utworzyć i przypisać do dokumentu. Mogą opisywać na przykład numer zlecenia, dział odpowiedzialny za plik, etap akceptacji, nazwę projektu, wersję roboczą albo datę przeglądu. W odróżnieniu od podstawowych informacji, takich jak tytuł, autor czy temat, ich nazwy i zastosowanie nie wynikają bezpośrednio z szablonu programu, lecz są ustalane przez osobę przygotowującą dokument lub organizację.

Wartość właściwości może mieć różny typ, zależnie od możliwości używanego programu. Spotyka się tekst, liczby całkowite i dziesiętne, wartości logiczne, daty oraz czas trwania. Typ ma znaczenie podczas sortowania, filtrowania i automatycznego wstawiania danych. Przykładowo właściwość „NumerZlecenia” powinna być przechowywana jako tekst, jeśli numery mogą zaczynać się od zera, natomiast „LiczbaStronDoAkceptacji” może być liczbą. Zapisanie liczby jako tekstu może powodować nieprawidłową kolejność sortowania, a zapisanie daty w niejednoznacznym formacie utrudnia jej późniejsze przetwarzanie.

Właściwości niestandardowe a format pliku

W dokumentach zapisanych w formacie Office Open XML, używanym między innymi przez pliki DOCX, XLSX i PPTX, właściwości niestandardowe są przechowywane w osobnej części pakietu ZIP, zwykle jako plik docProps/custom.xml. Powiązanie tej części z pozostałymi elementami pakietu opisują relacje zapisane w strukturze formatu. Każda właściwość ma własną nazwę oraz wartość zapisaną w elemencie odpowiadającym jej typowi, na przykład tekstowi, liczbie, wartości logicznej albo znacznikowi czasu.

Taki sposób zapisu oznacza, że metadane nie są tym samym co tekst widoczny na stronie dokumentu. Usunięcie pola z treści nie usuwa automatycznie właściwości znajdującej się w pakiecie pliku, a zmiana nazwy projektu wpisanej w dokumencie nie musi zmienić pola „Projekt” w metadanych. Program może również zachować właściwości po konwersji, ale nie ma gwarancji, że każda aplikacja obsługująca dany format przeniesie wszystkie niestandardowe pola. Z tego powodu po zapisaniu pliku w innym formacie, na przykład do starszej wersji dokumentu lub do PDF, trzeba sprawdzić, czy właściwości nadal są dostępne.

Automatyzacja, wyszukiwanie i kontrola spójności metadanych

Właściwości niestandardowe mogą być wykorzystywane przez pola dokumentu, szablony i skrypty automatyzujące pracę. Jeżeli szablon odwołuje się do właściwości „Klient”, zmiana jej wartości może pozwolić na aktualizację powtarzających się informacji w kilku miejscach bez ręcznego poprawiania każdego akapitu. W praktyce zależy to od konkretnej aplikacji oraz sposobu, w jaki obsługuje ona pola i odświeżanie metadanych. Samo utworzenie właściwości nie oznacza jeszcze, że zostanie ona automatycznie pokazana w nagłówku, stopce lub treści pliku.

Metadane mogą także pomagać w katalogowaniu dokumentów przez wyszukiwarki plików i systemy zarządzania dokumentacją, jeśli dany system potrafi odczytać konkretny format oraz typ właściwości. Przy projektowaniu zestawu pól należy stosować stałe nazwy, uzgodnione typy wartości i jednolity sposób zapisu. Warto unikać tworzenia kilku pól o podobnym znaczeniu, takich jak „Numer”, „Nr sprawy” i „NumerSprawy”, gdy mają przechowywać tę samą informację. Niespójność utrudnia wyszukiwanie i może prowadzić do sytuacji, w której automatyzacja odczyta puste pole mimo obecności danych w innym, podobnie nazwanym polu.

Problemy z właściwościami mogą objawiać się brakiem danych w oknie informacji o pliku, nieaktualną wartością w szablonie albo różnicami między dokumentem otwartym w dwóch programach. Podczas sprawdzania należy porównać nazwę właściwości, jej typ, dokładną wartość oraz format pliku. W przypadku dokumentu OOXML można również skontrolować zawartość pakietu ZIP i pliku docProps/custom.xml, ale ręczna edycja tego pliku wymaga zachowania poprawnej składni XML oraz relacji pakietu. Najbezpieczniej zmieniać metadane z poziomu aplikacji, która utworzyła dokument, i po zapisie ponownie otworzyć plik w celu weryfikacji.

Sprawdzanie metadanych podczas pracy z laptopem i komputerem PC

Właściwości niestandardowe zwykle nie są przyczyną awarii sprzętowej, lecz ich brak lub rozbieżność może wskazywać na problem z aplikacją, dodatkiem, uprawnieniami do pliku albo konwersją dokumentu. Przy diagnostyce warto najpierw utworzyć kopię pliku, sprawdzić jego rozszerzenie i otworzyć go w programie przeznaczonym do obsługi danego formatu. Następnie można utworzyć testową właściwość, zapisać dokument, zamknąć aplikację i ponownie odczytać metadane. Jeżeli pole znika po zapisie, należy porównać zachowanie w innym pliku oraz sprawdzić, czy dokument nie jest otwierany w trybie tylko do odczytu.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, a w ramach diagnostyki oprogramowania można również sprawdzić problemy z zapisem dokumentów, obsługą formatów oraz działaniem aplikacji biurowych. Przy przekazywaniu pliku do analizy należy zachować jego kopię roboczą i opisać, w którym programie utworzono właściwość, jaka była jej nazwa oraz po jakiej operacji przestała być widoczna. Takie informacje pomagają odróżnić błąd metadanych od uszkodzenia samego dokumentu lub niezgodności między aplikacjami.