wysłane wiadomości

Wysłane wiadomości to folder gromadzący korespondencję nadaną przez użytkownika.

Folder nadanych listów i to, co naprawdę oznacza

Kopia listu w tym folderze nie jest potwierdzeniem doręczenia, tylko zapisem tego, że program pocztowy przekazał wiadomość serwerowi nadawczemu. Dalsza droga listu jest już poza kontrolą programu: serwer może go odrzucić, może przetrzymać w kolejce, może dostarczyć do folderu ze spamem. Dlatego obecność wiadomości w tym miejscu i brak informacji zwrotnej o błędzie nie oznacza jeszcze, że adresat ją zobaczył.

Sposób powstawania tej kopii zależy od protokołu. Przy poczcie pobieranej starym protokołem POP3 kopię tworzy lokalnie sam program na dysku komputera. Przy IMAP wiadomość jest zapisywana w folderze na serwerze, dzięki czemu widać ją także z telefonu i z przeglądarki. Konfiguracja mieszana, w której program pocztowy zapisuje lokalnie mimo połączenia IMAP, jest źródłem najczęstszej skargi: wysłane z komputera listy nie są widoczne na telefonie.

Miejsce na serwerze i rozrost skrzynki

Ten folder rośnie szybciej niż odebrane, bo trafiają do niego wszystkie załączniki wysyłane przez użytkownika. Faktura w formacie PDF wysłana do stu klientów oznacza sto kopii tego samego pliku, jeśli program tworzy osobny zapis dla każdego adresata. Przy limicie skrzynki liczonym w gigabajtach jest to najczęstsza przyczyna zapełnienia konta, a skutkiem jest odrzucanie nowych wiadomości przychodzących. W programach opartych na pojedynczym pliku bazy pocztowej rozrost tego pliku wydłuża czas uruchamiania i zwiększa ryzyko jego uszkodzenia.

Kiedy list nie zapisuje się albo znika

Brak zapisywania kopii wynika zwykle z odznaczonej opcji w ustawieniach konta albo ze wskazania niewłaściwego folderu docelowego na serwerze - program tworzy wtedy własny folder o zbliżonej nazwie i użytkownik ma dwa równoległe zbiory nadanej korespondencji. Drugi przypadek to przekroczony limit skrzynki, przy którym serwer odmawia zapisu kopii, mimo że sama wysyłka się powiodła. Trzeci to reguły przetwarzania wiadomości, które przenoszą nadane listy do innego katalogu, często ustawione lata wcześniej i zapomniane.

Zdarza się też utrata całego zbioru po awarii pliku bazy pocztowej. Programy pocztowe mają wbudowane narzędzia naprawy takich plików, ale przy poważniejszym uszkodzeniu nośnika próba naprawy pogarsza sytuację i lepiej najpierw wykonać kopię pliku, zanim uruchomi się jakiekolwiek narzędzie.

Archiwizacja firmowej korespondencji

W firmach nadana korespondencja bywa jedynym dowodem ustaleń z kontrahentem, a jednocześnie najgorzej zabezpieczonym zbiorem danych, bo leży wyłącznie w profilu jednego pracownika. Porządkujemy takie środowiska: przenosimy pocztę na konfigurację serwerową widoczną z każdego urządzenia, archiwizujemy starą korespondencję i naprawiamy uszkodzone pliki baz pocztowych. Komputer możemy odebrać i przywieźć własnymi samochodami o dowolnej porze, także w weekend, bo działamy bez przerw przez cały tydzień.