wysyłanie zbędnych danych

Wysyłanie zbędnych danych zwiększa ryzyko ich ujawnienia bez uzasadnionej potrzeby.

Co realnie kryje się pod pojęciem danych nadmiarowych

Zbędne dane to każde pole, kolumna czy załącznik opuszczający infrastrukturę nadawcy, mimo że odbiorca nie potrzebuje ich do wykonania swojego zadania. W codziennej praktyce serwisowej widzimy trzy powtarzalne warianty: eksport całej tabeli klientów zamiast jednego rekordu, arkusz XLSX z ukrytymi kolumnami i drugim arkuszem, o którym nadawca zapomniał, oraz zdjęcia z telefonu z nietkniętymi metadanymi EXIF, w których siedzą współrzędne GPS i numer seryjny aparatu. RODO nazywa to naruszeniem zasady minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c i traktuje jako uchybienie samo w sobie, niezależnie od tego, czy dane gdziekolwiek wyciekły.

Dlaczego nadmiar rośnie sam z siebie

Nadmiarowość rzadko bierze się ze złej woli. Bierze się z wygody: łatwiej kliknąć „Eksportuj wszystko" w Subiekcie czy Comarch ERP niż zdefiniować filtr kolumn, łatwiej przeciągnąć cały katalog niż wybrać trzy pliki. Do tego dochodzi mechanika samych narzędzi. Formularz webowy z metodą GET wpycha wszystkie pola do adresu URL, a ten ląduje w logach serwera Apache i w historii przeglądarki. Kopiowanie komórek Excela przenosi razem z nimi komentarze i ślady zmian. Przekazywanie wątku mailowego poleceniem Prześlij dalej ciągnie za sobą całą wcześniejszą korespondencję, łącznie z adresami osób, które nigdy nie miały poznać nowego adresata.

Skutki, które ujawniają się z opóźnieniem

Najgorsza cecha zbędnych danych polega na tym, że problem wychodzi na jaw miesiące później. Plik z pełną bazą kontrahentów, raz wysłany na prywatnego Gmaila pracownika, zostaje na jego skrzynce po odejściu z firmy. Kopia bazy SQL Server przekazana zewnętrznemu programiście „do testów" nadal zawiera prawdziwe numery telefonów, bo nikt nie uruchomił maskowania. Zdarza się też odwrotna pułapka: ktoś zaczernia dane w PDF prostokątem w edytorze graficznym, a tekst pod spodem dalej daje się zaznaczyć i skopiować. Analogicznie ukryte wiersze w Excelu nie są zabezpieczeniem — wystarczy zaznaczyć cały arkusz i wybrać Odkryj.

Higiena danych w obsłudze naszych klientów firmowych

Warszawskie Pogotowie Komputerowe wdraża i serwisuje systemy handlowe oparte o SQL Server, więc temat wraca u nas przy każdym przenoszeniu bazy między środowiskami. Ustawiamy eksporty tak, by raport do księgowej zawierał wyłącznie potrzebne kolumny, przygotowujemy anonimizowane kopie baz na potrzeby testów i konfigurujemy uprawnienia na poziomie ról bazodanowych, a nie hurtowego dostępu do wszystkiego. Jeżeli firma podejrzewa, że plik z danymi trafił nie tam, gdzie powinien, pomagamy prześledzić logi serwera pocztowego i ustalić rzeczywisty zasięg zdarzenia.