wysyłka na stare adresy

Wysyłka na stare adresy zwiększa liczbę odrzuceń i obniża reputację nadawcy.

Dlaczego stara baza adresów szkodzi nadawcy

Adresy e-mail starzeją się szybciej, niż większość firm zakłada. Ludzie zmieniają pracę, firmy zmieniają domeny, dostawcy poczty kasują konta nieużywane przez dłuższy czas. Baza zebrana trzy lata temu i odłożona do szuflady zawiera więc znaczny odsetek skrzynek, które już nie istnieją. Wysyłka na taką listę generuje falę trwałych odrzuceń, a te są dla systemów filtrujących jednym z najmocniejszych sygnałów, że nadawca nie panuje nad swoją bazą — bo nikt, kto ma zgody i utrzymuje kontakt z odbiorcami, nie wysyła w próżnię.

Mechanizm spadku reputacji

Reputacja nadawcy jest wyliczana przez dostawców poczty z kilku składników: odsetka odrzuceń, liczby zgłoszeń spamu, wskaźnika otwarć, historii wolumenu i wieku domeny. Kampania na przestarzałą listę psuje kilka z nich naraz. Osobnym, mało znanym zagrożeniem są pułapki spamowe, czyli adresy używane wyłącznie do wykrywania nadawców rozsyłających korespondencję bez zgody. Jedna z ich odmian powstaje właśnie ze skrzynek porzuconych i po latach reaktywowanych przez dostawcę — wysłanie tam wiadomości jest dowodem, że lista nie była czyszczona. Skutek bywa dotkliwy, bo obniżona reputacja domeny dotyka także zwykłej korespondencji firmowej: oferty i faktury zaczynają lądować w spamie u kontrahentów, którzy dotąd odbierali je normalnie.

Jak się przed tym bronić

Zasada porządkowa jest prosta: adres, który nie zareagował na nic przez rok lub dwa, nie powinien trafiać do zwykłej wysyłki. Zamiast tego stosuje się osobną, ostrożną kampanię odzyskującą do niewielkiej grupy naraz, a brak reakcji traktuje jako powód do usunięcia. Adresy zwracające trwałe odrzucenie kasuje się natychmiast, a te odrzucające tymczasowo obserwuje przez kilka wysyłek. Nie warto ratować listy sztuczkami w rodzaju wysyłki z nowej, świeżo kupionej domeny — domena bez historii jest traktowana nieufnie, a problem wraca po kilku dniach. Osobnym błędem jest kasowanie adresów wyłącznie na podstawie braku otwarcia, bo część programów pocztowych nie pobiera obrazków i otwarcia w ogóle nie rejestruje.

Gdy podejrzenie pada na komputer

Nierzadko zgłoszenie zaczyna się od stwierdzenia, że poczta firmowa przestała docierać do klientów, a przyczyną okazuje się zainfekowana stacja robocza rozsyłająca spam w tle albo źle ustawiony serwer wychodzący. Sprawdzamy komputery pod kątem złośliwego oprogramowania i weryfikujemy konfigurację klientów pocztowych w całej firmie. Sprzęt odbieramy i przywozimy z powrotem własnymi kierowcami.