Wyszukiwanie dokumentów

Wyszukiwanie dokumentów to funkcja odnajdująca pliki spełniające zadane kryteria.

Jak wyszukiwanie działa naprawdę: indeks kontra przeglądanie

System operacyjny ma dwie drogi znalezienia pliku. Pierwsza to zapytanie do indeksu budowanego w tle przez osobną usługę, która skanuje wskazane lokalizacje, zapisuje nazwy, właściwości i — dla znanych sobie formatów — także zawartość dokumentów. Druga to przeglądanie katalogów plik po pliku, powolne, ale niewymagające niczego wcześniej. Zakres indeksowania ustawia się w opcjach indeksowania w panelu sterowania, gdzie widać też liczbę zaindeksowanych elementów i stan pracy usługi. Zawartość plików nie jest czytana magicznie: dla każdego formatu potrzebny jest filtr, dlatego treść dokumentów pakietu biurowego wyszukuje się od razu, a wnętrza plików w formacie przenośnym dopiero po zainstalowaniu odpowiedniego dodatku, i to wyłącznie wtedy, gdy zawierają warstwę tekstową, a nie sam skan.

Składnia zapytań, której prawie nikt nie używa

Pole wyszukiwania przyjmuje operatory znacznie skracające szukanie. Można ograniczyć wynik do rodzaju pliku, do konkretnego rozszerzenia, do przedziału dat modyfikacji, do rozmiaru większego niż podany, do fragmentu treści albo do autora dokumentu. Warunki łączy się operatorami logicznymi, a wyrażenia w cudzysłowie szukają dokładnej frazy. Znajomość dwóch, trzech takich operatorów zmienia szukanie faktury sprzed pół roku z przeglądania katalogów w jedno zapytanie. W poczcie działa analogiczny mechanizm — Outlook korzysta z tego samego indeksu systemowego, dlatego uszkodzony indeks objawia się jednocześnie brakiem wyników w Eksploratorze i w skrzynce.

Dlaczego dokument istnieje, a wyszukiwarka go nie widzi

Najczęstsza przyczyna to lokalizacja poza zakresem indeksowania — domyślnie indeksowany jest profil użytkownika, a katalog z dokumentami firmowymi leży na innym dysku albo na udziale sieciowym, którego stacja robocza nie indeksuje wcale. Druga to uszkodzony indeks po nagłym wyłączeniu komputera; leczy się go przebudową, która potrafi trwać godzinami i mocno obciąża dysk, więc lepiej uruchomić ją po pracy. Trzecia to skany zapisane jako obraz, w których nie ma ani jednego znaku tekstu — bez rozpoznawania pisma nie zostaną znalezione po treści, jedynie po nazwie. Czwarta to uprawnienia: pliki, do których użytkownik nie ma dostępu, nie pojawią się w wynikach, nawet jeśli fizycznie leżą na dysku. Osobno warto pamiętać, że wyszukiwanie na dysku sieciowym idzie po sieci i przy dużym udziale trwa nieporównanie dłużej niż lokalnie.

Porządek w firmowych plikach zamiast szukania po omacku

Kiedy pracownik traci kwadrans na odnalezienie umowy, problemem rzadko jest sama wyszukiwarka. Układamy z klientem strukturę katalogów na serwerze plików albo na dysku sieciowym, wprowadzamy spójne nazewnictwo dokumentów, ustawiamy uprawnienia zespołom i włączamy indeksowanie tam, gdzie ma to sens, razem z kopiami zapasowymi wersji plików. Naprawiamy też przypadki, w których wyszukiwanie przestało działać po aktualizacji lub po migracji na nowy komputer, i uruchamiamy rozpoznawanie tekstu na stosach zeskanowanych dokumentów, żeby dały się przeszukiwać po treści. Sprzęt odbieramy własnymi kierowcami, a przy zgłoszeniach firmowych umawiamy się na godziny, w których biuro nie pracuje.