wzór odpowiedzi

Wzór odpowiedzi to gotowy szablon reakcji na typowe zapytanie odbiorcy.

Gdzie trzyma się gotowe odpowiedzi

Każdy większy program pocztowy ma na to własny mechanizm. Klasyczny Outlook dla Windows oferuje Szybkie kroki, dodatek Moje szablony dostępny z panelu bocznego oraz zapis wiadomości jako plik OFT, który po dwukliknięciu otwiera się jako nowa, wypełniona wiadomość. Gmail udostępnia Szablony po włączeniu ich w ustawieniach zaawansowanych, a następnie wstawia je z menu w oknie tworzenia wiadomości. Thunderbird ma folder Szablony, do którego zapisuje się wersje robocze poleceniem zapisu jako szablon. Na poziomie systemowym działają rozwijacze tekstu w rodzaju Espanso czy AutoHotkey, które podmieniają krótki skrót na dłuższy blok tekstu w dowolnym programie, także w przeglądarce i w komunikatorze.

Szablon w mailu kontra szablon w systemie zgłoszeń

Przy kilkunastu wiadomościach dziennie wystarczą szablony w kliencie pocztowym. Powyżej tego progu zaczyna brakować rzeczy, których poczta nie zapewnia: historii kontaktu z klientem w jednym wątku, przypisania sprawy do osoby, czasu reakcji i statystyk. Wtedy sensowniejsze jest narzędzie do obsługi zgłoszeń, gdzie odpowiedzi wzorcowe są wspólne dla całego zespołu i zmieniają się w jednym miejscu, a nie w dwudziestu kopiach rozsianych po komputerach pracowników. Ta różnica ma też wymiar praktyczny przy odejściu pracownika - szablony zapisane w jego lokalnym profilu Outlooka znikają razem z komputerem, szablony w systemie zostają.

Wpadki, które psują efekt gotowej odpowiedzi

Numer jeden to wysłanie szablonu z niewypełnionym miejscem na dane, czyli wiadomość zaczynająca się od nawiasu z opisem pola. Pomaga wyróżnianie takich miejsc jaskrawym kolorem w samym szablonie - niewypełnione rzuca się w oczy przed kliknięciem wyślij. Numer dwa to formatowanie: szablon skopiowany z dokumentu przynosi ze sobą inną czcionkę i inny rozmiar niż reszta korespondencji. Numer trzy dotyczy autoodpowiedzi ustawionych po obu stronach, które potrafią wejść w pętlę i wygenerować setki wiadomości - dobrze skonfigurowany serwer odpowiada na dany adres raz na dobę i pomija wiadomości oznaczone jako automatyczne. Warto też pilnować, żeby szablon nie zawierał danych innego klienta zostawionych z poprzedniej sprawy.

Automatyzacja obsługi poczty na stanowisku pracy

Pomagamy uporządkować to, co dzieje się na komputerze: przenosimy szablony, podpisy i reguły na nowy sprzęt, odzyskujemy je z profilu Outlooka na dysku maszyny, która się nie uruchamia, i ustawiamy foldery oraz filtry tak, żeby korespondencja sama się segregowała. Zajmujemy się też sprzętem, na którym to wszystko ma działać - wymianą dysków, dokładaniem pamięci i czyszczeniem systemu. Klientom firmowym udostępniamy na czas naprawy laptop zastępczy, żeby obsługa poczty nie stanęła.