Zabezpieczenie przed edycją

Zabezpieczenie przed edycją blokuje możliwość wprowadzania zmian w dokumencie.

Trzy różne mechanizmy pod jedną nazwą

Pod hasłem zabezpieczenia przed edycją kryją się rozwiązania o zupełnie różnej sile. Pierwsze to atrybut pliku tylko do odczytu, ustawiany we właściwościach w Eksploratorze — zdejmuje go każdy jednym kliknięciem. Drugie to ograniczenie wbudowane w dokument: w Wordzie wstążka Recenzja → Ogranicz edytowanie pozwala dopuścić wyłącznie komentarze, wypełnianie pól formularza albo śledzone zmiany, opcjonalnie z hasłem. Trzecie to prawdziwe szyfrowanie treści przez Plik → Informacje → Chroń dokument → Szyfruj przy użyciu hasła.

Excel dokłada własną warstwę: ochronę arkusza z listą dozwolonych operacji, ochronę struktury skoroszytu blokującą dodawanie i usuwanie zakładek oraz odblokowanie wybranych komórek przez zdjęcie flagi Zablokowane w formatowaniu komórki, bo ochrona działa tylko na komórkach z tą flagą.

Co daje ochronę pozorną, a co realną

Ograniczenie edycji w formacie docx zapisuje się jako wpis w pliku settings.xml wewnątrz archiwum ZIP, którym jest każdy nowoczesny dokument Office. Skasowanie tego wpisu zdejmuje blokadę bez znajomości hasła i nie wymaga żadnego specjalistycznego narzędzia. Tak samo działa ochrona arkusza w Excelu. To zabezpieczenie przed przypadkową zmianą, nie przed osobą, która chce dokument zmienić. Realną barierą jest wyłącznie szyfrowanie hasłem, gdzie zawartość pliku jest nieczytelna bez klucza, oraz systemy zarządzania prawami, w których uprawnienia sprawdza serwer, a nie sam plik.

Osobna kategoria to oznaczenie dokumentu jako ostatecznego — czysto informacyjne, znikające po kliknięciu przycisku Edytuj mimo to.

Kłopoty, które to generuje w firmie

Najczęstsze zgłoszenie brzmi: nie da się edytować pliku, choć nikt hasła nie ustawiał. Zwykle winny jest widok chroniony uruchamiany dla plików pobranych z internetu i załączników poczty — Word rozpoznaje znacznik pochodzenia z sieci i otwiera dokument w trybie tylko do odczytu z żółtym paskiem. Drugi powód to plik otwarty przez innego użytkownika na dysku sieciowym, po którym został osierocony plik blokady o nazwie zaczynającej się od tyldy i znaku dolara. Trzeci to szablon formularza, w którym autor zablokował wszystko poza polami, a odbiorca potrzebuje zmienić treść stałą. Przy dokumentach zaszyfrowanych sprawa jest poważniejsza: zapomnianego hasła nie odzyska ani producent, ani serwis.

Co robimy z zablokowanymi dokumentami firmowymi

Pomagamy odróżnić sytuację odwracalną od bezpowrotnej. Zdejmujemy ograniczenia edycji z własnych dokumentów klienta, odzyskujemy treść z uszkodzonych plików, odblokowujemy skoroszyty ze zgubioną ochroną struktury i porządkujemy uprawnienia na udziałach sieciowych, żeby konflikt otwartych plików przestał się powtarzać. Nie łamiemy natomiast szyfrowania plików, do których klient nie ma tytułu prawnego. Sprzęt odbieramy i oddajemy własnym transportem, o dowolnej porze — także nocą, jeśli tak jest wygodniej.