Zachowanie formatowania po konwersji

Zachowanie formatowania po konwersji zależy od zgodności funkcji między formatem źródłowym a docelowym.

Od czego zależy zachowanie układu dokumentu

Zachowanie formatowania po konwersji zależy od tego, czy format docelowy obsługuje te same elementy struktury co format źródłowy. Dokument tekstowy może zawierać nie tylko znaki i akapity, lecz także style, czcionki, tabulatory, marginesy, podziały stron, nagłówki, stopki, przypisy, tabele, obrazy, pola automatyczne oraz elementy osadzone. Jeżeli oba formaty przechowują te informacje w podobny sposób, wynik konwersji zwykle zachowuje wygląd zbliżony do oryginału. Gdy format docelowy nie ma odpowiednika danej funkcji, konwerter musi ją pominąć, zastąpić innym obiektem albo spłaszczyć do postaci mniej podatnej na edycję.

Inaczej przebiega konwersja dokumentu edytowalnego, a inaczej eksport do formatu przeznaczonego głównie do odczytu. Plik PDF może zachować położenie tekstu, grafiki i elementów strony, ponieważ zapisuje ich rozmieszczenie na stronie, ale nie musi zachować pełnej logiki stylów i układu akapitów potrzebnej do wygodnej dalszej edycji. Z kolei konwersja między dwoma formatami edytora tekstu może zachować strukturę nagłówków, jednak zmienić szerokość tabeli, sposób numerowania lub rozmieszczenie obiektów.

Czcionki, style i parametry strony

Jedną z częstszych przyczyn zmian wyglądu są czcionki. Dokument może wskazywać konkretną rodzinę fontów, lecz po konwersji albo na innym komputerze ta rodzina może nie być dostępna. Program użyje wtedy czcionki zastępczej, która może mieć inne szerokości znaków, wysokość linii i odstępy. W efekcie tekst zajmie więcej lub mniej miejsca, zmienią się podziały wierszy, a tabela albo nagłówek może zostać przesunięty. Samo osadzenie czcionki w pliku nie zawsze rozwiązuje problem, ponieważ zależy od możliwości formatu oraz licencji fontu.

Znaczenie mają również style akapitowe i znakowe. Konwerter może poprawnie przenieść nazwę stylu, ale przypisać mu inne parametry, jeśli format docelowy interpretuje style według własnych reguł. Dotyczy to między innymi odstępów przed i po akapicie, interlinii, wcięć, wyrównania oraz dziedziczenia właściwości. Przy sprawdzaniu wyniku warto porównać rozmiar strony, orientację, marginesy, nagłówki i stopki, a także ustawienia podziału stron. Dokument wyglądający poprawnie na ekranie może po wydrukowaniu przełożyć pojedynczy wiersz na następną stronę, jeśli zmieniły się metryki czcionki lub obszar zadruku.

Tabele, obrazy i elementy nietypowe

Tabele wymagają szczególnej kontroli, ponieważ ich wygląd zależy od szerokości kolumn, minimalnej wysokości wierszy, zawijania tekstu oraz sposobu dopasowania do strony. Konwersja może zamienić tabelę o stałym układzie na tabelę automatycznie dopasowującą kolumny do zawartości. Długie adresy internetowe, liczby lub nazwy plików mogą wtedy rozszerzyć jedną kolumnę i wypchnąć pozostałą część poza margines. Możliwe są także zmiany obramowania, koloru tła, scalonych komórek i powtarzania wiersza nagłówkowego na kolejnych stronach.

Obrazy mogą zostać przeskalowane, skompresowane albo pozbawione informacji o sposobie zakotwiczenia względem tekstu. Grafika umieszczona „w tekście” zachowuje się inaczej niż obiekt swobodnie ustawiony przed tekstem, za tekstem lub przy konkretnym akapicie. Po zmianie formatu może zostać przesunięta, a podpis może przestać być związany z właściwym obrazem. Podobne ryzyko dotyczy wykresów, kształtów, pól formularzy, komentarzy, hiperłączy i obiektów osadzonych z innych programów. Jeżeli format docelowy nie obsługuje danego elementu, bezpieczniej jest przed konwersją sprawdzić, czy zostanie on zachowany jako edytowalny obiekt, obraz czy tylko statyczny fragment strony.

Sprawdzenie pliku po konwersji

Kontrola wyniku powinna obejmować zarówno wygląd, jak i działanie dokumentu. Należy otworzyć plik w programie, który ma go później używać, przejrzeć każdą stronę, sprawdzić nagłówki, numerację, tabele, obrazy, przypisy oraz hiperłącza. W przypadku dokumentu przeznaczonego do druku warto użyć podglądu wydruku albo utworzyć testowy PDF i porównać go z wersją źródłową. Dla plików zawierających formularze trzeba dodatkowo sprawdzić możliwość wpisywania danych, zaznaczania pól i zapisywania zmian.

Jeżeli układ uległ zmianie, pomocne jest zapisanie kopii źródłowej i wykonanie konwersji na tej samej wersji programu, w której przygotowano dokument. Warto też ograniczyć liczbę kolejnych konwersji, ponieważ każde przejście między formatami może ponownie przeliczać style, położenie obiektów i podziały stron. Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i podzespołów, a w ramach diagnostyki problemów z dokumentami można sprawdzić, czy za zmianę formatowania odpowiada program, brakująca czcionka, uszkodzony plik lub niezgodność formatu.