zgoda na komunikację e-mail

Zgoda na komunikację e-mail to podstawa prawna wysyłki wiadomości do danej osoby.

Zgoda to nie zaznaczony domyślnie kwadracik

Podstawą wysyłki informacji handlowej na adres e-mail jest zgoda odbiorcy pozyskana wcześniej, dobrowolnie i w sposób jednoznaczny. RODO wymaga, by była to wypowiedź lub wyraźne działanie potwierdzające, co wyklucza checkbox zaznaczony fabrycznie i zgodę wymuszoną jako warunek złożenia zamówienia. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną osobno zakazuje przesyłania niezamówionej informacji handlowej — te dwa reżimy trzeba spełnić jednocześnie, a zgoda marketingowa nie jest tym samym co zgoda na przetwarzanie danych ani co realizacja umowy. Odrębny kanał, odrębna zgoda: telefon, SMS i e-mail nie sumują się do jednego pola w formularzu.

Potwierdzenie dwuetapowe i to, co zostaje w logach

Wysyłka linku aktywacyjnego (double opt-in) nie jest wymogiem przepisu, ale w praktyce jest jedynym mechanizmem, który daje dowód. Zapisuje się datę i godzinę zapisu, adres IP, identyfikator formularza oraz dokładne brzmienie klauzuli obowiązujące w tamtym momencie — bez tego ostatniego elementu zgoda sprzed trzech lat jest niemożliwa do obrony. Po stronie technicznej każda wysyłka masowa musi nieść nagłówek List-Unsubscribe, a od czasu wymagań dużych operatorów pocztowych także wariant jednoklikowy List-Unsubscribe-Post. Rezygnacja powinna działać bez logowania i bez ankiety pośredniej.

Gdzie firmy najczęściej się przewracają

Pierwsza pułapka to baza przejęta razem z domeną albo kupiona od pośrednika — zgoda nie przenosi się na nowego administratora, jeśli klauzula nie wymieniała go z nazwy. Druga to import kontaktów ze skrzynki handlowca do systemu mailingowego: adresy z korespondencji biznesowej nie są listą marketingową. Trzecia to brak faktycznego usuwania — odbiorca wypisuje się z newslettera, a mimo to dostaje wiadomość z innego narzędzia, bo firma prowadzi trzy niepołączone listy. Osobny problem stanowi adres firmowy w formacie imie.nazwisko, który mimo umiejscowienia w organizacji pozostaje daną osobową.

Strona techniczna zgód po naszej stronie

Zajmujemy się warstwą, która za tym stoi: konfiguracją formularzy na stronie, poprawnym zapisem znaczników czasu, eksportem historii zgód przed zmianą systemu i połączeniem listy odbiorców z bazą klientów w programie handlowym, żeby wypisanie się działało w obu miejscach naraz. Pomagamy też ustawić SPF, DKIM i DMARC dla domeny nadawcy, bo najlepiej zebrana zgoda nic nie daje, gdy wiadomość ląduje w kwarantannie. Obsługujemy zarówno jednoosobowe działalności, jak i firmy z rozbudowanymi działami sprzedaży.