Audyt dokumentów

Audyt dokumentów to proces przeglądu i weryfikacji zawartości oraz historii zmian w plikach biurowych.

Zakres audytu dokumentów cyfrowych

Audyt dokumentów to uporządkowany przegląd plików biurowych pod kątem ich zawartości, struktury, metadanych oraz historii edycji. W praktyce analizuje się między innymi dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, prezentacje i pliki PDF. Celem jest ustalenie, jakie informacje znajdują się w pliku, czy dokument był modyfikowany po utworzeniu oraz czy jego obecna wersja odpowiada wymaganiom użytkownika. Samo sprawdzenie nazwy pliku i daty zapisania nie wystarcza, ponieważ daty systemu plików mogą zostać zmienione podczas kopiowania, przenoszenia lub odtwarzania danych z kopii zapasowej.

Zakres kontroli powinien zostać określony przed rozpoczęciem pracy. Można sprawdzać wyłącznie właściwości techniczne pliku albo dodatkowo porównywać kolejne wersje, analizować komentarze, śledzenie zmian, osadzone obiekty i zawartość niewidoczną podczas zwykłego otwierania dokumentu. W arkuszach kalkulacyjnych istotne są także formuły, ukryte arkusze, zdefiniowane nazwy, łącza do zewnętrznych źródeł i makra. W prezentacjach kontroluje się między innymi notatki prelegenta, ukryte slajdy oraz załączone elementy multimedialne.

Metadane, rewizje i elementy ukryte

Pliki pakietu Microsoft Office w formatach DOCX, XLSX i PPTX są kontenerami ZIP zawierającymi dokument XML oraz dodatkowe części opisujące właściwości pliku. W metadanych mogą występować takie pola jak autor, osoba ostatnio modyfikująca dokument, tytuł, temat, czas utworzenia i czas ostatniej zmiany. Dane te nie stanowią samodzielnego dowodu autorstwa, ponieważ można je zmienić w ustawieniach programu lub bezpośrednio w strukturze pliku. Są jednak użyteczne przy porównywaniu kilku kopii dokumentu i ustalaniu, czy pochodzą z tego samego procesu pracy.

Audyt obejmuje również funkcje śledzenia zmian i komentarze. W dokumentach tekstowych można znaleźć zaakceptowane albo odrzucone rewizje, które nie zawsze są widoczne po wydruku lub eksporcie do PDF. Komentarze mogą znajdować się poza głównym tekstem, a ich usunięcie z widoku nie musi oznaczać, że zostały usunięte ze wszystkich wersji pliku. Należy też sprawdzić nagłówki, stopki, tekst ukryty, pola automatyczne, przypisy, zakładki i hiperłącza. W arkuszach kalkulacyjnych szczególnej uwagi wymagają ukryte wiersze i kolumny, arkusze ukryte oraz formuły zastąpione wartościami. Dokument może wyglądać poprawnie na ekranie, mimo że jego struktura zawiera dodatkowe dane.

Porównywanie wersji i potwierdzanie integralności

Porównanie wersji powinno zaczynać się od zabezpieczenia kopii roboczych. Oryginalny plik należy zachować bez otwierania go w programie, który może automatycznie zaktualizować metadane, przeliczyć formuły albo usunąć nieobsługiwane elementy. Dla każdej kopii można obliczyć sumę kontrolną SHA-256, na przykład poleceniem Get-FileHash -Algorithm SHA256 -Path ".\dokument.docx" w Windows PowerShell. Identyczna suma oznacza identyczny strumień bajtów pliku; różna suma potwierdza zmianę pliku, ale sama nie wskazuje, co zostało zmienione.

Do analizy treści wykorzystuje się porównanie dokumentów w programie biurowym, narzędzia rozpakowujące kontenery ZIP oraz parsery właściwego formatu. Przy plikach DOCX można zestawić części XML, a przy PDF sprawdzić właściwości dokumentu, wersję formatu, obiekty osadzone, warstwy, adnotacje i informacje o przyrostowych aktualizacjach. PDF może zawierać kilka sekcji zapisanych przyrostowo, dlatego usunięcie elementu z bieżącego widoku nie zawsze usuwa wcześniejszą reprezentację z całego pliku. Wynik audytu powinien wskazywać konkretny plik, jego rozmiar, sumę SHA-256, wykryte metadane, obecność rewizji lub komentarzy oraz różnice między badanymi wersjami.

Przygotowanie komputera do bezpiecznego przeglądu

Audyt dokumentów na laptopie lub komputerze PC wymaga stabilnego środowiska i sprawnych nośników danych. Przed rozpoczęciem warto wykonać kopię plików na dodatkowy nośnik, sprawdzić, czy dokumenty otwierają się bez błędów oraz zaktualizować używany program biurowy z zaufanego źródła. Jeżeli plik zawiera makra, skrypty lub odwołania zewnętrzne, powinien być otwierany z wyłączonym automatycznym wykonywaniem aktywnej zawartości. Uszkodzenia dysku, błędy pamięci operacyjnej albo przerwy w zasilaniu mogą powodować niepełne zapisy i fałszywe wnioski dotyczące historii zmian.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i podzespołów, które są wykorzystywane do pracy z dokumentami oraz archiwami plików. Diagnostyka może obejmować stan dysku SSD lub HDD, test pamięci RAM, działanie systemu plików, problemy z uruchamianiem programów biurowych i odczytem uszkodzonych nośników. Po przywróceniu sprawności komputera audyt dokumentów można przeprowadzić na kopiach roboczych, zachowując pierwotne pliki i dokumentując każdą operację wykonywaną podczas analizy.