Czy Subiekt GT obsługuje faktury cykliczne szybciej niż Zoho Books?

Porównanie obsługi faktur cyklicznych w Subiekt GT i Zoho Books zależy od konkretnej konfiguracji i wersji obu systemów.

Od czego zależy szybkość wystawiania faktur cyklicznych

Nie ma uniwersalnej odpowiedzi, że Subiekt GT zawsze obsługuje faktury cykliczne szybciej niż Zoho Books albo że Zoho Books zawsze wygrywa takie porównanie. „Szybciej” może oznaczać krótsze utworzenie pojedynczego dokumentu, mniejszą liczbę czynności przy wielu fakturach, automatyczne wystawianie według harmonogramu albo krótszy czas potrzebny na wysłanie dokumentu odbiorcy. Każde z tych kryteriów prowadzi do innego wyniku.

Znaczenie ma również sposób pracy. Subiekt GT jest programem instalowanym lokalnie w środowisku Windows, a Zoho Books jest usługą internetową dostępną przez przeglądarkę i aplikacje obsługiwane przez dostawcę. Czas operacji zależy więc między innymi od konfiguracji kartotek, liczby kontrahentów, przygotowanych szablonów, ustawień podatkowych, dostępu do internetu oraz tego, czy użytkownik wystawia dokument ręcznie, czy korzysta z gotowego mechanizmu cyklicznego.

Model faktury cyklicznej w Subiekt GT

W Subiekt GT szybkość pracy wynika przede wszystkim z przygotowania danych podstawowych. Jeżeli kontrahent, towary lub usługi, ceny, stawki VAT i sposób płatności są już zapisane w kartotekach, wystawienie kolejnego dokumentu może wymagać tylko wskazania nabywcy, skopiowania wcześniejszej faktury i sprawdzenia dat. Przy stałej ofercie taki model ogranicza liczbę ręcznie wpisywanych informacji i zmniejsza ryzyko pomyłki w nazwie towaru, jednostce miary albo cenie.

Automatyzacja faktur cyklicznych w Subiekt GT zależy od dostępnych funkcji konkretnej instalacji oraz zastosowanych rozszerzeń. Nie należy zakładać, że każda wersja i każda konfiguracja programu sama wystawi, zatwierdzi i wyśle dokument w określonym dniu bez udziału operatora. Przed porównaniem trzeba sprawdzić, czy wymagany scenariusz jest realizowany natywnie, przez dodatkowy moduł, przez integrację, czy wyłącznie za pomocą powtarzanych czynności użytkownika. Istotne jest także ustalenie, czy dokument ma być tylko przygotowany, czy również zapisany, wydrukowany, wyeksportowany albo przekazany do zewnętrznego systemu.

Harmonogram i automatyczne wysyłanie w Zoho Books

Zoho Books udostępnia funkcję recurring invoices, czyli faktur cyklicznych tworzonych według zdefiniowanego harmonogramu. Użytkownik może przygotować wzorzec obejmujący między innymi klienta, pozycje, ceny, częstotliwość oraz datę rozpoczęcia. W zależności od ustawień i planu usługi system może automatycznie generować kolejne faktury, a także wysyłać powiadomienia lub dokumenty pocztą elektroniczną. Konkretne możliwości trzeba jednak potwierdzić dla używanej edycji, regionu i aktualnej konfiguracji konta.

Przy wielu stałych odbiorcach taki harmonogram może skrócić pracę operatora, ponieważ kolejne dokumenty powstają bez ręcznego przepisywania tych samych danych. Nie oznacza to automatycznie, że cały proces jest szybszy w każdej sytuacji. Konieczne może być sprawdzenie statusu wygenerowanych dokumentów, poprawności stawek podatkowych, zmian cen, wyjątków dla konkretnego klienta oraz skuteczności wysyłki. Opóźnienie po stronie przeglądarki, sieci lub usługi pocztowej również nie jest tym samym co czas obliczenia dokumentu przez system.

Jak wykonać miarodajne porównanie obu programów

Najbardziej wiarygodne porównanie powinno używać identycznego scenariusza. Należy przyjąć tę samą liczbę kontrahentów, tę samą częstotliwość rozliczeń, takie same pozycje na fakturze, terminy płatności, stawki podatkowe i wymagany sposób dostarczenia dokumentu. Osobno warto zmierzyć utworzenie jednego wzorca, wygenerowanie kolejnego dokumentu, obsługę zmiany ceny, anulowanie cyklu, korektę danych oraz przygotowanie dokumentów za kilka okresów.

Jeżeli dokumenty mają być wystawiane ręcznie, przewagę może dać program, w którym kartoteki i kopiowanie dokumentów są już dobrze skonfigurowane. Jeżeli najważniejsze jest automatyczne tworzenie faktur według kalendarza i ograniczenie codziennego udziału operatora, Zoho Books może okazać się wygodniejsze, o ile dana funkcja jest dostępna w używanym planie i spełnia wymagania księgowe. W przypadku Subiekt GT trzeba zweryfikować konkretną wersję, dodatki oraz integracje. Diagnostyka problemów z powolnym działaniem może obejmować komputer, system Windows, lokalną bazę danych, połączenie sieciowe i współpracujące programy.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe wykonuje profesjonalną naprawę laptopów, komputerów stacjonarnych PC i podzespołów, gdy trudności z obsługą programu wynikają z problemu technicznego komputera, systemu Windows albo jego konfiguracji.