Czy Subiekt GT obsłuży działalność mieszaną – usługowo-handlową?

Tak, Subiekt GT obsłuży działalność mieszaną, łączącą sprzedaż towarów i usług, w ramach jednej bazy danych.

Jedna kartoteka dla towarów i usług

Subiekt GT może obsługiwać firmę, która jednocześnie sprzedaje towary i wykonuje usługi. W jednej bazie danych można utworzyć kartoteki produktów handlowych, części zamiennych, akcesoriów oraz pozycji usługowych, takich jak instalacja oprogramowania, konfiguracja komputera, czyszczenie układu chłodzenia czy wymiana dysku. Towar i usługa są jednak traktowane odmiennie w zakresie ewidencji magazynowej. Sprzedaż towaru może zmniejszać stan magazynowy, natomiast sprzedaż usługi nie powoduje rozchodu fizycznego produktu.

Pozycja usługowa może mieć własną nazwę, symbol, jednostkę miary, stawkę VAT, cenę sprzedaży i opis. Towar może dodatkowo posiadać stan magazynowy, cenę zakupu, dostawcę oraz informacje potrzebne do kontroli dostępności. Dzięki rozdzieleniu tych kartotek faktura lub paragon może zawierać równocześnie urządzenie, część oraz wykonaną pracę. Przykładowo na jednym dokumencie można ująć dysk SSD jako towar, montaż dysku jako usługę oraz przeniesienie danych jako kolejną usługę.

Dokument sprzedaży z pozycjami mieszanymi

W praktyce działalność usługowo-handlowa wymaga prawidłowego dobrania dokumentu do zdarzenia gospodarczego. Subiekt GT pozwala wystawiać dokumenty sprzedaży zawierające wiele pozycji, dlatego na jednej fakturze można połączyć sprzedaż sprzętu z usługą wykonaną przy tym sprzęcie. Program rozróżnia pozycje według ich kartotek, a użytkownik powinien sprawdzić, czy wybrana pozycja jest towarem, czy usługą. Błędne użycie kartoteki towarowej dla usługi może prowadzić do niepotrzebnych zmian stanów magazynowych.

Przy sprzedaży samej usługi można zastosować pozycję usługową bez obciążania magazynu. Przy sprzedaży towaru dokument może wywołać rozchód ze wskazanego magazynu, zależnie od rodzaju dokumentu i konfiguracji programu. W przypadku realizacji zlecenia serwisowego istotne jest więc rozdzielenie materiałów zużytych podczas naprawy od robocizny. Kabel, zasilacz, pamięć RAM lub dysk są składnikami rzeczowymi, a diagnoza, montaż i konfiguracja są usługami. Takie rozbicie ułatwia późniejsze sprawdzenie, co zostało sprzedane klientowi i co zostało pobrane ze stanu magazynowego.

Magazyn, ceny i rozliczenie podatku VAT

Subiekt GT może prowadzić ewidencję magazynową towarów sprzedawanych obok usług. W zależności od organizacji firmy można wykorzystywać magazyn główny, magazyn serwisowy albo inne zdefiniowane miejsca składowania. Towary przyjmowane na podstawie dokumentów zakupu zwiększają ilość dostępną do sprzedaży, a dokumenty rozchodowe zmniejszają ją zgodnie z zawartymi pozycjami. Usługi nie wymagają przyjęcia na magazyn, ponieważ nie są zapasem rzeczowym. Jeżeli firma chce kontrolować czas pracy lub liczbę wykonanych czynności, powinna robić to przez opis pozycji, osobne kartoteki usług albo dodatkową ewidencję operacyjną.

Dla towarów i usług można ustalić ceny sprzedaży oraz przypisać odpowiednie stawki VAT. Program pomaga umieścić te dane na dokumentach, ale sama konfiguracja kartoteki nie zastępuje decyzji podatkowej. Stawka VAT, sposób dokumentowania sprzedaży, moment powstania obowiązku podatkowego oraz ewentualne oznaczenia wymagane w ewidencji powinny wynikać z rzeczywistego charakteru transakcji i zasad stosowanych przez przedsiębiorcę. Szczególnej uwagi wymaga sytuacja, w której podobne czynności są raz sprzedawane jako usługa, a innym razem jako element dostawy towaru. Przed rozpoczęciem pracy warto uzgodnić z księgowością nazwy kartotek, stawki podatku i sposób wystawiania dokumentów.

Konfiguracja pracy serwisu sprzedającego sprzęt

Przed rozpoczęciem sprzedaży należy uporządkować kartoteki i ustalić jednolite nazewnictwo. Towary powinny mieć jednoznaczne symbole, a usługi nazwy opisujące faktycznie wykonywaną czynność. Warto rozdzielić usługi według rodzaju, na przykład diagnostykę, naprawę, instalację systemu, konfigurację sieci lub odzyskanie dostępu do urządzenia. Dobrze przygotowane kartoteki ograniczają ryzyko pomyłki przy wystawianiu dokumentów i ułatwiają analizę sprzedaży według grup asortymentowych. Należy również zweryfikować jednostki miary, ceny, stawki VAT, przypisanie towarów do magazynów oraz uprawnienia użytkowników wystawiających dokumenty.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, dlatego w takim środowisku Subiekt GT może służyć do ewidencjonowania zarówno sprzedawanych części, jak i wykonanych prac serwisowych. Przy problemach z dokumentem lub stanem magazynowym warto prześledzić konkretną transakcję: kartotekę pozycji, zastosowany dokument, magazyn, ilość, cenę i stawkę VAT. Jeżeli po sprzedaży usługi zmienił się stan magazynowy, trzeba sprawdzić, czy usługa nie została omyłkowo zdefiniowana jako towar albo czy na dokumencie nie dodano dodatkowej pozycji materiałowej. Taka kontrola pozwala rozdzielić błąd konfiguracji od prawidłowego rozchodu części wykorzystanej podczas naprawy.