Czy Subiekt GT obsłuży działalność mobilną (np. handlowców)?

Subiekt GT może wspierać działalność mobilną handlowców za pomocą zdalnego dostępu lub dedykowanych rozwiązań firm trzecich.

Subiekt GT a praca handlowca poza siedzibą firmy

Subiekt GT może wspierać działalność mobilną, ale sposób pracy zależy od tego, czy handlowiec ma korzystać z pełnego programu, czy z rozwiązania przeznaczonego do pracy w terenie. Sam Subiekt GT jest programem instalowanym na komputerze i pracującym z bazą danych udostępnioną przez stanowisko serwerowe lub komputer pełniący funkcję serwera. Nie jest to typowa aplikacja mobilna uruchamiana bezpośrednio na smartfonie bez dodatkowej infrastruktury.

W praktyce możliwe są dwa podstawowe modele. Pierwszy polega na zdalnym uruchamianiu Subiekta GT na komputerze znajdującym się w biurze albo na korzystaniu ze stanowiska klienckiego połączonego z bazą w centrali. Drugi wykorzystuje mobilny Subiekt, czyli rozwiązanie zintegrowane z Subiektem GT i przeznaczone do pracy handlowca w terenie. Wybór modelu powinien uwzględniać dostęp do internetu, sposób wystawiania dokumentów, wymagania dotyczące pracy offline oraz liczbę osób korzystających z systemu.

Zdalny dostęp do programu i danych sprzedażowych

Przy zdalnym dostępie handlowiec korzysta z pełnego środowiska Subiekta GT znajdującego się poza jego bieżącą lokalizacją. Może to oznaczać połączenie z komputerem biurowym za pomocą oprogramowania zdalnego dostępu albo uruchomienie programu na zdalnym stanowisku klienckim, które łączy się z komputerem przechowującym bazę danych. W takim układzie dane nie muszą być kopiowane na laptop handlowca, ponieważ program pracuje na centralnym zbiorze danych.

Warunkiem takiej pracy jest prawidłowa konfiguracja sieci, stała dostępność komputera lub serwera w centrali oraz możliwość nawiązania połączenia zdalnego. Znaczenie ma również stabilność łącza internetowego. Przy słabym połączeniu opóźnienia mogą występować podczas otwierania kartotek, zapisywania dokumentów, wyszukiwania towarów lub odświeżania stanów magazynowych. Sam zdalny pulpit nie tworzy funkcji mobilnych w Subiekcie GT; zapewnia jedynie dostęp do programu działającego w innej lokalizacji.

W przypadku używania Subiekta GT w dodatkowej lokalizacji InsERT udostępnia licencję oddziałową na pracę zdalną. Pozwala ona korzystać z programu pod kolejnym adresem, przy połączeniu z danymi zlokalizowanymi w centrali. Przed wdrożeniem trzeba sprawdzić warunki licencyjne, sposób dostępu do bazy oraz konfigurację stanowisk. Błędne ustawienie dostępu może powodować brak połączenia, pracę na niewłaściwej bazie albo rozbieżności między oczekiwanym a faktycznym miejscem zapisu dokumentów.

Mobilny Subiekt w trybie online i offline

Dedykowany mobilny Subiekt został zaprojektowany jako system wspomagający pracę handlowca w terenie i jest zintegrowany z Subiektem GT. Może działać w trybie online, w którym dane są synchronizowane na bieżąco z Subiektem GT, oraz w trybie offline, w którym synchronizacja następuje po ponownym połączeniu z internetem albo siecią lokalną. To rozróżnienie ma znaczenie podczas wizyt u klientów w miejscach, gdzie połączenie jest niestabilne lub czasowo niedostępne.

Praca offline nie oznacza, że wszystkie dane są automatycznie aktualne w każdej chwili. Handlowiec korzysta z informacji przekazanych do środowiska mobilnego podczas synchronizacji, a dokumenty i zmiany wprowadzone poza siecią centralną muszą zostać później przesłane do Subiekta GT. Przed rozpoczęciem pracy należy więc ustalić zakres synchronizowanych kartotek, sposób przekazywania zamówień oraz moment aktualizacji danych o towarach, kontrahentach i dokumentach. Szczególnej uwagi wymagają sytuacje, w których kilka stanowisk modyfikuje te same informacje w różnym czasie.

Rozwiązanie mobilne może być właściwsze od zdalnego pulpitu, gdy handlowiec regularnie pracuje poza biurem i potrzebuje interfejsu dostosowanego do obsługi wizyt terenowych. Zdalny dostęp może natomiast wystarczyć wtedy, gdy użytkownik sporadycznie wystawia dokumenty lub musi korzystać z pełnego zakresu funkcji dostępnych w desktopowym Subiekcie GT. Przed wyborem należy przeanalizować, czy ważniejsza jest pełna funkcjonalność programu, czy możliwość pracy przy okresowej utracie łączności.

Co sprawdzić przed uruchomieniem pracy mobilnej

Diagnostyka konfiguracji powinna rozpocząć się od ustalenia, gdzie znajduje się baza Subiekta GT i które stanowisko ma być źródłem danych dla handlowca. Następnie należy sprawdzić wersję zainstalowanego programu, poprawność połączenia stanowiska klienckiego z komputerem centralnym, dostępność wymaganych usług oraz uprawnienia użytkownika. Istotne jest także potwierdzenie, że zdalne stanowisko otwiera właściwą firmę i zapisuje dokumenty w tej samej bazie, z której korzysta sprzedaż prowadzona w biurze.

W przypadku mobilnego Subiekta należy wykonać kontrolną synchronizację przed rozpoczęciem regularnej pracy. Warto zweryfikować, czy do urządzenia trafiły aktualne dane, czy dokument utworzony w terenie pojawia się później w Subiekcie GT oraz czy zmiany wprowadzone w centrali są widoczne po kolejnej synchronizacji. Trzeba również określić postępowanie przy konflikcie danych, przerwaniu synchronizacji albo próbie wystawienia dokumentu bez dostępu do aktualnych informacji. Takie testy pozwalają odróżnić problem samego programu od błędu połączenia, konfiguracji lub procesu synchronizacji.

Przy awarii laptopa, komputera albo dysku, na którym działa stanowisko zdalne, problem może uniemożliwić dostęp do Subiekta GT mimo prawidłowej konfiguracji rozwiązania mobilnego. Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i podzespołów, dlatego w takiej sytuacji można zlecić diagnostykę sprzętu odpowiedzialnego za lokalny dostęp do programu.