Czy Subiekt GT stosowany jest przez firmy z leasingiem wyposażenia?

Subiekt GT jest stosowany przez firmy z leasingiem wyposażenia dzięki możliwości ewidencji dokumentów rozliczeniowych.

Subiekt GT a działalność firmy korzystającej z leasingu

Subiekt GT może być stosowany w firmie, która korzysta z leasingu wyposażenia, ponieważ leasing nie wyklucza używania programu do obsługi sprzedaży, zakupów, magazynu i rozliczeń z kontrahentami. Sam fakt, że komputery, urządzenia biurowe, samochody lub inne składniki wyposażenia są używane na podstawie umowy leasingowej, nie zmienia sposobu wystawiania dokumentów sprzedażowych związanych z bieżącą działalnością przedsiębiorstwa.

W takim zastosowaniu Subiekt GT służy przede wszystkim do ewidencjonowania dokumentów handlowych i rozliczeniowych. Można w nim prowadzić kartoteki kontrahentów, rejestrować towary lub usługi, wystawiać faktury oraz kontrolować należności wynikające ze sprzedaży. Dokumenty dotyczące leasingu mogą być przechowywane i rejestrowane w obiegu dokumentów firmy zgodnie z przyjętym sposobem pracy, ale program nie zastępuje samej umowy leasingowej ani warunków ustalonych przez finansującego.

Jakie dokumenty można powiązać z wyposażeniem leasingowanym

Firma korzystająca z leasingu może wykorzystywać Subiekt GT do rejestrowania dokumentów otrzymywanych od leasingodawcy, jeżeli są one częścią jej księgowego lub administracyjnego obiegu dokumentów. Dotyczy to na przykład faktur za raty leasingowe, opłat związanych z zawarciem umowy albo innych dokumentów rozliczeniowych wystawionych przez kontrahenta. Zakres i sposób ujęcia takich dokumentów powinien wynikać z procedur przedsiębiorstwa oraz współpracy z osobą odpowiedzialną za księgowość.

W kartotece kontrahenta można zapisać dane firmy leasingowej, a w opisie dokumentu umieścić informacje ułatwiające identyfikację umowy, przedmiotu leasingu lub okresu, którego dotyczy rozliczenie. Takie oznaczenie nie tworzy automatycznie pełnej ewidencji środka trwałego ani harmonogramu rat. Ułatwia jednak odnalezienie dokumentu i odróżnienie go od faktur dotyczących innych zakupów. Przy większej liczbie leasingowanych składników ważne jest stosowanie jednolitych nazw, symboli i opisów.

Granica między dokumentacją sprzedażową a obsługą umowy leasingowej

Subiekt GT jest programem handlowo-magazynowym, dlatego jego podstawowym zadaniem jest obsługa sprzedaży, zakupów, kartotek towarowych, rozrachunków i dokumentów występujących w codziennej pracy firmy. Może wspierać rejestrowanie dokumentów związanych z leasingiem, lecz nie należy utożsamiać tej funkcji z wyspecjalizowanym systemem do zarządzania umowami leasingowymi. Program nie powinien być traktowany jako źródło warunków prawnych umowy, decyzji finansowych leasingodawcy ani zasad podatkowego rozliczania rat.

Praktycznie oznacza to, że w Subiekcie GT można zachować porządek w dokumentach i rozrachunkach, natomiast szczegółowe ustalenie, jak traktować raty, opłatę wstępną, wykup lub przedmiot leasingu w ewidencji księgowej, wymaga zastosowania właściwych zasad rachunkowych i podatkowych. Jeżeli przedsiębiorstwo używa osobnego programu księgowego, dane z Subiekta GT mogą być przekazywane do dalszego przetwarzania zgodnie z konfiguracją konkretnego środowiska. Należy wtedy sprawdzić zgodność kartotek kontrahentów, stawek podatku, numerów dokumentów i sposobu oznaczania płatności.

Przygotowanie stanowiska z Subiektem GT do pracy z dokumentami

Przy problemach z działaniem Subiekta GT warto sprawdzić, czy prawidłowo otwierają się kartoteki, można zapisywać dokumenty, działa wyszukiwanie kontrahentów oraz czy program zachowuje informacje o płatnościach. Istotne jest także rozróżnienie problemu programu od problemu z systemem Windows, dyskiem, uprawnieniami użytkownika, połączeniem z bazą danych albo urządzeniami używanymi przy pracy, takimi jak drukarka dokumentów czy czytnik kodów kreskowych. Nieprawidłowości mogą objawiać się brakiem możliwości zapisu, błędami wydruku, spowolnieniem albo rozbieżnością między dokumentem a stanem magazynowym.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i podzespołów wykorzystywanych do pracy z oprogramowaniem biurowym, w tym przy diagnozowaniu problemów sprzętowych i systemowych na stanowisku z Subiektem GT. Przed rozpoczęciem prac należy zabezpieczyć kopię danych programu oraz ustalić, czy problem dotyczy jednego komputera, konkretnego użytkownika, drukowania dokumentów czy całego środowiska pracy.