Czy Subiekt GT współpracuje z narzędziami CRM?

Subiekt GT współpracuje z narzędziami CRM za pomocą dedykowanych integracji lub eksportu danych kontrahentów.

Subiekt GT a system CRM — na czym polega współpraca

Subiekt GT może współpracować z narzędziami CRM, ale zakres tej współpracy nie jest identyczny dla każdego programu CRM. W praktyce integracja polega na przekazywaniu wybranych danych między systemem sprzedażowym a systemem do zarządzania relacjami z klientami. Najczęściej dotyczą one kontrahentów, osób kontaktowych, adresów, numerów telefonów, adresów poczty elektronicznej, statusu klienta oraz informacji związanych z dokumentami handlowymi. Dzięki temu dane w CRM mogą być wykorzystywane przez handlowców, a informacje o sprzedaży mogą uzupełniać historię kontaktów z kontrahentem.

Sama obecność Subiekta GT w firmie nie oznacza jednak automatycznej współpracy z dowolnym CRM. Potrzebny jest konkretny mechanizm wymiany danych: dedykowany moduł, gotowy konektor, dodatkowe oprogramowanie integracyjne albo procedura eksportu i importu. Przed wyborem rozwiązania trzeba sprawdzić, jakie dane obsługuje dany łącznik, w którym kierunku są przesyłane oraz czy synchronizacja odbywa się automatycznie, cyklicznie czy dopiero po ręcznym uruchomieniu operacji.

Dedykowana integracja i eksport danych kontrahentów

Dedykowana integracja jest rozwiązaniem przygotowanym dla określonej pary systemów albo dla konkretnego sposobu pracy. Łącznik może pobierać kontrahentów z Subiekta GT i tworzyć odpowiadające im rekordy w CRM. W zależności od zastosowanego rozwiązania może również aktualizować istniejące dane, przekazywać informacje o dokumentach sprzedażowych albo zwracać do Subiekta GT dane utworzone w CRM. Szczegółowy zakres nie wynika z samej nazwy programu, lecz z dokumentacji konkretnej integracji.

Prostszy wariant stanowi eksport danych kontrahentów z Subiekta GT, a następnie import w systemie CRM. Taki proces może wykorzystywać plik w formacie obsługiwanym przez oba programy, na przykład CSV, jeżeli dany moduł eksportu i dany CRM zapewniają taką możliwość. Przed importem należy ustalić mapowanie pól, czyli przyporządkowanie kolumn pliku do pól w CRM. Przykładowo nazwa kontrahenta, numer telefonu, adres poczty elektronicznej i adres siedziby muszą trafić do właściwych pól. Niezgodne formaty dat, numerów lub identyfikatorów mogą powodować odrzucenie rekordu albo zapis niepełnych danych.

Identyfikacja rekordów i ryzyko niespójności danych

Najważniejszym elementem integracji jest rozpoznawanie, czy przekazywany kontrahent już istnieje w drugim systemie. Jeżeli konektor nie ma jednoznacznego identyfikatora albo reguły dopasowania, ponowny eksport może utworzyć duplikaty. Do porównywania rekordów mogą być wykorzystywane dane takie jak symbol kontrahenta, numer identyfikacji podatkowej, nazwa firmy lub adres, ale dokładna metoda zależy od zastosowanego narzędzia. Sama nazwa nie zawsze wystarcza, ponieważ różne podmioty mogą mieć podobne oznaczenia.

Przy projektowaniu wymiany danych trzeba też określić, który system jest źródłem prawdy dla poszczególnych pól. Subiekt GT może być podstawowym miejscem prowadzenia danych handlowych i kontrahentów, natomiast CRM może przechowywać notatki, zadania, kontakty i historię działań handlowców. Bez takiego podziału aktualizacja w jednym systemie może nadpisać zmianę w drugim. Należy również ustalić sposób obsługi usuniętych, zablokowanych lub nieaktywnych kontrahentów, błędów importu oraz rekordów, których nie udało się dopasować. Test powinien być wykonany na kopii danych lub ograniczonym zbiorze, aby wykryć problemy przed rozpoczęciem regularnej synchronizacji.

Przygotowanie stanowiska do pracy z Subiektem GT i CRM

Przed uruchomieniem integracji warto sprawdzić wersję Subiekta GT, wersję używanego CRM, wymagania konektora oraz sposób dostępu do danych. Znaczenie ma także konfiguracja stanowiska, uprawnienia użytkownika, dostępność wymaganych składników programu i poprawne działanie bazy danych wykorzystywanej przez instalację. Jeżeli wymiana danych odbywa się przez pliki, trzeba zweryfikować kodowanie znaków, separator kolumn, format numerów oraz obsługę polskich znaków. Jeżeli używany jest gotowy moduł, należy sprawdzić jego instrukcję, zakres obsługiwanych operacji i sposób rejestrowania błędów.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i podzespołów, dlatego może pomóc w diagnostyce komputera, na którym występują problemy z uruchomieniem Subiekta GT, działaniem systemu Windows, dostępem do plików lub komunikacją z narzędziem CRM. Ocena problemu powinna obejmować rozróżnienie awarii sprzętowej od błędu konfiguracji programu, niepoprawnego importu danych albo problemu z samym konektorem. Dzięki temu dalsze działania można skierować do właściwego elementu środowiska.