Eksport do formatu PDF

Eksport do formatu PDF to proces zapisu dokumentu w sposób zachowujący jego wygląd niezależnie od użytego oprogramowania.

Jak działa zapis dokumentu do pliku PDF

Eksport do formatu PDF polega na utworzeniu pliku, w którym dokument zostaje zapisany razem z informacjami potrzebnymi do odtworzenia jego układu. W pliku mogą znaleźć się między innymi tekst, kroje pisma, obrazy rastrowe, grafika wektorowa, kolory, odnośniki oraz ustawienia stron. Dzięki temu dokument może zachować podobny wygląd po otwarciu na innym komputerze, w innym systemie operacyjnym lub w odmiennym programie do odczytu dokumentów.

PDF nie jest zwykłym zrzutem ekranu. Tekst zapisany jako tekstowy może być wyszukiwany, zaznaczany i kopiowany, a dokument może zawierać metadane, zakładki, formularze, adnotacje lub warstwę OCR. Jeżeli źródłem jest skan, eksport może polegać wyłącznie na umieszczeniu obrazu strony w pliku PDF. W takim przypadku wyszukiwanie treści będzie możliwe dopiero po zastosowaniu optycznego rozpoznawania znaków, czyli OCR.

Układ stron, czcionki i grafika po eksporcie

Jedną z głównych przyczyn używania PDF jest ograniczenie zmian układu dokumentu. W edytorze tekstu wygląd strony może zależeć od dostępnych fontów, wersji programu, ustawień drukarki i sposobu interpretacji formatowania. Podczas eksportu aplikacja przelicza rozmieszczenie elementów na stronach i zapisuje je w formie przeznaczonej do późniejszego wyświetlania lub drukowania. Nie oznacza to jednak, że każdy eksport będzie identyczny. Brak osadzenia użytych czcionek, zastąpienie fontu innym krojem albo błędne przetworzenie nietypowych elementów może zmienić łamanie wierszy i położenie treści.

Ważne znaczenie ma także rozdzielczość oraz sposób kompresji obrazów. Zdjęcie zapisane zbyt mocno skompresowanym algorytmem stratnym może po eksporcie zawierać widoczne artefakty, szczególnie wokół liter i cienkich linii. Z kolei obrazy o bardzo dużej rozdzielczości zwiększają rozmiar pliku bez poprawy jakości widocznej na ekranie. Grafika wektorowa, na przykład logo utworzone z krzywych, może zachować ostrość przy powiększaniu, natomiast obraz rastrowy jest ograniczony rozdzielczością zapisanych pikseli.

Wybór sposobu eksportu i zgodności pliku

Plik PDF można utworzyć za pomocą funkcji eksportu w programie, wirtualnej drukarki PDF albo narzędzia działającego z poziomu systemu operacyjnego. Eksport bezpośredni zwykle lepiej zachowuje strukturę dokumentu, odnośniki, zakładki i możliwość zaznaczania tekstu. Drukowanie do PDF odwzorowuje przede wszystkim wygląd strony, dlatego część informacji strukturalnych może zostać pominięta. Wybór metody powinien zależeć od tego, czy potrzebny jest dokument przeznaczony do dalszej edycji, publikacji elektronicznej, archiwizacji, czy wydruku.

W zastosowaniach wymagających określonej zgodności można używać odpowiednich wariantów standardu PDF. PDF/A służy do długoterminowej archiwizacji i ogranicza elementy zależne od zewnętrznych zasobów lub nieprzewidywalnego środowiska odczytu. PDF/X jest stosowany w przygotowaniu materiałów do profesjonalnego druku i określa między innymi sposób obsługi kolorów oraz elementów niezbędnych w procesie poligraficznym. Samo rozszerzenie .pdf nie informuje, czy plik spełnia którykolwiek z tych profili.

Kontrola gotowego dokumentu PDF

Po eksporcie warto otworzyć plik w programie do odczytu PDF i sprawdzić wszystkie strony, szczególnie miejsca zawierające tabele, przypisy, obrazy, znaki diakrytyczne oraz pola tekstowe. Należy zweryfikować, czy nie pojawiły się puste strony, przesunięte elementy, ucięte marginesy, brakujące fonty albo zmieniona kolejność stron. W przypadku dokumentów przeznaczonych do druku trzeba dodatkowo sprawdzić format papieru, orientację, marginesy i skalowanie ustawione w oknie drukowania.

Problemy z eksportem mogą wynikać z uszkodzonego dokumentu źródłowego, nieprawidłowo zainstalowanych czcionek, dodatków do aplikacji biurowej, błędów sterownika drukarki PDF lub braku miejsca na dysku. Warszawskie Pogotowie Komputerowe wykonuje profesjonalną naprawę laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, a w ramach diagnostyki można sprawdzić przyczynę problemów z tworzeniem, otwieraniem lub drukowaniem plików PDF.