Eksport do formatu XPS

Eksport do formatu XPS to proces zapisu dokumentu w formacie firmy Microsoft, alternatywnym wobec PDF.

Czym jest format XPS

XPS, czyli XML Paper Specification, jest formatem dokumentów o stałym układzie strony opracowanym przez firmę Microsoft. Plik XPS ma zwykle rozszerzenie .xps i przechowuje opis wyglądu dokumentu niezależny od konkretnego modelu drukarki, rozdzielczości ekranu oraz ustawień programu, w którym dokument został utworzony. W odróżnieniu od formatu edytowalnego, takiego jak dokument tekstowy, XPS służy przede wszystkim do zachowania gotowego układu stron i jego późniejszego wyświetlenia, wydrukowania albo przekazania innemu użytkownikowi.

Struktura XPS opiera się na dokumentach XML umieszczonych w pakiecie zgodnym z mechanizmem Open Packaging Conventions. Pakiet może zawierać między innymi opisy stron, informacje o czcionkach, obrazy, zasoby graficzne oraz metadane. Dzięki temu tekst, grafika wektorowa i elementy rozmieszczone na stronie mogą zostać odtworzone z zachowaniem określonych współrzędnych, rozmiarów i parametrów renderowania. XPS nie jest jednak po prostu plikiem XML zapisanym bezpośrednio na dysku; jego zawartość jest organizowana w formie pakietu dokumentu.

Jak przebiega eksport dokumentu do XPS

Eksport polega na przekształceniu dokumentu roboczego w opis każdej strony przeznaczony do odczytu przez silnik renderujący XPS. Program źródłowy musi ustalić między innymi podział tekstu na strony, położenie akapitów, marginesy, rozmiary obrazów, kolejność nakładania obiektów oraz sposób użycia czcionek. Po zakończeniu tego procesu zapisywane są elementy opisujące strony i zasoby potrzebne do ich wyświetlenia. Jeżeli aplikacja korzysta z wirtualnej drukarki Microsoft XPS Document Writer, eksport jest realizowany przez systemowy stos drukowania zamiast przez klasyczny zapis w formacie edytora.

W praktyce użytkownik wybiera w aplikacji polecenie eksportu, publikowania albo drukowania do dokumentu XPS, a następnie wskazuje nazwę i lokalizację pliku. Wynik powinien zachować układ stron zbliżony do widoku wydruku. Na jego wygląd wpływają jednak ustawienia dokumentu, dostępność czcionek, obsługa przez konkretny program oraz ewentualne elementy dynamiczne, takie jak pola aktualizowane podczas drukowania. Arkusze kalkulacyjne mogą zostać podzielone na strony zgodnie z obszarem wydruku, skalowaniem i orientacją arkusza, dlatego przed eksportem warto sprawdzić podgląd wydruku.

Odczyt, zgodność i różnice względem PDF

Dokument XPS można otworzyć w aplikacjach obsługujących ten format, między innymi w przeglądarkach dokumentów dostępnych w systemie Windows lub w programach innych producentów. W systemie Windows funkcję zapisu dokumentu tego typu zapewniała także drukarka wirtualna Microsoft XPS Document Writer. Obsługa może zależeć od wersji systemu i zainstalowanych składników, dlatego brak programu skojarzonego z rozszerzeniem .xps nie oznacza uszkodzenia samego pliku. W takiej sytuacji należy użyć aplikacji mającej deklarowaną obsługę XPS albo zainstalować odpowiedni składnik systemu.

XPS i PDF pełnią podobną funkcję, ponieważ oba formaty mogą przechowywać dokumenty o ustalonym układzie stron, ale nie są ze sobą wymienne. XPS jest technologią z ekosystemu Microsoft, natomiast PDF został opracowany i standaryzowany jako format niezależny od jednego dostawcy. Istnieje również OpenXPS, opisany w standardzie ECMA-388, którego typowym rozszerzeniem jest .oxps. Plik .oxps nie powinien być bez sprawdzenia zmieniany na .xps, ponieważ rozszerzenie nie konwertuje wewnętrznej struktury dokumentu. Do takiej zamiany potrzebny jest program obsługujący właściwy format i wykonujący rzeczywistą konwersję.

Podczas archiwizacji lub przekazywania dokumentu trzeba uwzględnić, że poprawne wyświetlenie zależy od kompletności pakietu oraz dostępności funkcji odczytu. Jeżeli dokument zawiera nietypową czcionkę, złożone elementy graficzne albo funkcje programu źródłowego, należy sprawdzić plik na komputerze docelowym. Warto także otworzyć kilka stron, skontrolować wyszukiwanie tekstu i wykonać próbny wydruk. Sam fakt utworzenia pliku nie gwarantuje, że każda aplikacja pokaże wszystkie elementy identycznie.

Znaczenie XPS podczas pracy z laptopem i komputerem

W środowisku domowym i biurowym eksport do XPS może być przydatny wtedy, gdy trzeba zachować nieedytowalny układ dokumentu bez przesyłania pliku źródłowego. Przykładem jest zapis instrukcji, formularza, oferty technicznej, raportu lub projektu przeznaczonego do wydruku. Format pozwala oddzielić treść roboczą od wersji publikowanej, a jednocześnie zachować strony w postaci odpowiadającej podglądowi wydruku. Przed wysłaniem pliku należy upewnić się, że odbiorca posiada narzędzie do jego otwarcia; w wielu sytuacjach PDF będzie praktyczniejszy ze względu na szerszą obsługę.

Problemy z eksportem mogą wynikać z błędnej konfiguracji drukarki wirtualnej, brakujących składników systemu, uszkodzonego skojarzenia rozszerzenia, ograniczeń uprawnień do wybranego katalogu albo błędów samej aplikacji źródłowej. Objawami bywają pusty dokument, niepełne strony, przesunięte elementy, brak czcionek lub niemożność zapisania pliku. Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC oraz podzespołów, a w ramach diagnostyki można sprawdzić konfigurację systemu i działanie oprogramowania odpowiedzialnego za drukowanie oraz eksport dokumentów.