Kompatybilność wykresów SmartArt

Kompatybilność wykresów SmartArt dotyczy zachowania graficznych diagramów przy otwieraniu w innym pakiecie biurowym.

Jak działa zapis diagramu SmartArt

Kompatybilność wykresów SmartArt oznacza możliwość zachowania ich struktury, wyglądu i funkcji po otwarciu dokumentu w innym programie biurowym albo w innej wersji pakietu Microsoft Office. SmartArt jest mechanizmem służącym do przedstawiania hierarchii, procesów, cykli, relacji, macierzy i innych zależności za pomocą gotowych układów graficznych. Diagram nie jest zwykłym obrazem: zawiera osobne elementy graficzne, tekst przypisany do kształtów, informacje o relacjach między elementami oraz ustawienia układu.

W dokumentach pakietu Office diagram SmartArt może być przechowywany jako obiekt możliwy do dalszej edycji. Zmiana tekstu w panelu tekstowym może automatycznie zmienić liczbę kształtów, ich położenie lub poziom hierarchii. Przy przenoszeniu dokumentu do innego środowiska część tych informacji może zostać zinterpretowana inaczej. Program może zachować samą treść, ale zmienić rozmieszczenie elementów, rozmiar czcionki, kolory, cienie, obramowania lub sposób łączenia kształtów.

Różnice między wersjami pakietów biurowych

Najbardziej przewidywalna zgodność występuje zwykle wtedy, gdy plik jest otwierany w tej samej aplikacji i w podobnej wersji pakietu Microsoft Office, w której został utworzony. Znaczenie ma również format pliku. Nowsze dokumenty zapisane jako DOCX, PPTX lub XLSX korzystają z formatu Office Open XML, natomiast starsze pliki DOC, PPT i XLS opierają się na wcześniejszym formacie binarnym. Konwersja między tymi formatami może zmienić sposób przechowywania obiektów SmartArt.

W starszej wersji programu część układów lub efektów graficznych może nie być dostępna w identycznej postaci. Zależnie od aplikacji diagram może zostać zachowany jako edytowalny obiekt, ograniczony do prostszej reprezentacji albo zamieniony na grafikę. Taka zamiana pozwala utrzymać wygląd na ekranie, ale usuwa możliwość swobodnej edycji poszczególnych poziomów, kształtów i relacji. Podobny problem może wystąpić przy otwieraniu pliku w programie, który tylko częściowo obsługuje funkcje SmartArt. Wtedy tekst bywa widoczny, lecz układ wymaga ręcznej korekty.

Co sprawdzić po otwarciu dokumentu w innym programie

Kontrola zgodności powinna obejmować nie tylko to, czy diagram jest widoczny, ale także czy zachował znaczenie i strukturę. Należy sprawdzić kolejność elementów, poziomy hierarchii, połączenia między kształtami, zawartość panelu tekstowego oraz liczby i znaki specjalne użyte w opisach. W diagramie organizacyjnym szczególnie istotne jest potwierdzenie, że podległość między elementami nie została zmieniona przez automatyczne przestawienie kształtów.

Warto również porównać rozmiar obiektu z układem strony lub slajdu. Zastąpienie fontu niedostępną czcionką może spowodować zawijanie tekstu, zmniejszenie napisów albo ich częściowe zasłonięcie. Trzeba skontrolować kolory wypełnień, kontrast, obramowania, strzałki, cienie i efekty przestrzenne. Jeżeli dokument ma być drukowany lub eksportowany do PDF, należy sprawdzić wynikowy plik, ponieważ różnice w renderowaniu mogą ujawnić się dopiero podczas drukowania albo konwersji. Przy pliku przeznaczonym do dalszej pracy należy zachować kopię źródłową w formacie używanym przez autora i dopiero potem przygotować wersję kompatybilną.

Postępowanie przy uszkodzonym lub zmienionym SmartArt

Jeżeli po otwarciu diagram wygląda inaczej, pierwszym krokiem jest ustalenie, czy problem dotyczy samego pliku, czy programu użytego do jego otwarcia. Pomocne jest porównanie dokumentu na komputerze, na którym został utworzony, z kopią otwartą w docelowej aplikacji. Należy także sprawdzić, czy program nie wyświetla komunikatu o konwersji, ograniczonym trybie edycji albo naprawie zawartości. W przypadku komunikatu o naprawie nie powinno się nadpisywać jedynego pliku źródłowego bez zachowania kopii.

Jeśli edycja SmartArt nie jest konieczna, bezpiecznym rozwiązaniem może być zapisanie kontrolowanej wersji graficznej po wcześniejszym sprawdzeniu wyglądu. Gdy diagram musi pozostać edytowalny, należy odtworzyć go w zgodnej wersji aplikacji, ponownie przypisać tekst do właściwych kształtów i zweryfikować hierarchię. Warszawskie Pogotowie Komputerowe wykonuje profesjonalną naprawę laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, a w ramach diagnostyki można ustalić, czy zmiana wykresu wynika z problemu z plikiem, pakietem biurowym, czcionkami lub konfiguracją systemu.