Kompatybilność z Google Docs

Kompatybilność z Google Docs dotyczy zachowania formatowania przy wymianie dokumentów z tą usługą chmurową.

Na czym polega kompatybilność z Google Docs

Kompatybilność z Google Docs oznacza możliwość otwierania, edytowania, zapisywania i ponownego udostępniania dokumentów bez niezamierzonych zmian w ich treści oraz wyglądzie. Google Docs korzysta z własnego, chmurowego formatu dokumentów, dlatego plik utworzony w tej usłudze nie jest tym samym co dokument zapisany bezpośrednio jako DOCX. Przy imporcie pliku do Dokumentów Google system przekształca jego strukturę do formatu używanego przez edytor internetowy. Przy eksporcie wykonywana jest operacja odwrotna, na przykład do formatu Microsoft Word DOCX.

Najczęściej spotykanym scenariuszem jest wymiana plików DOCX między komputerem z pakietem Microsoft Office a Google Docs. Format DOCX należy do standardu Office Open XML i przechowuje między innymi tekst, style, informacje o układzie strony, tabele, obrazy oraz elementy formatowania. Google Docs potrafi taki dokument otworzyć i edytować, ale nie gwarantuje identycznego odwzorowania wszystkich funkcji dostępnych w programie Microsoft Word. Różnice mogą pojawić się już po samym zaimportowaniu pliku albo dopiero po jego pobraniu i ponownym otwarciu w Wordzie.

Formaty plików i konwersja dokumentów

Dokument Google Docs można pobrać między innymi jako DOCX, ODT, RTF, TXT, PDF oraz HTML. Poszczególne formaty zapisują różny zakres informacji. DOCX zachowuje strukturę dokumentu przeznaczoną do dalszej edycji, natomiast PDF służy przede wszystkim do prezentowania ustalonego wyglądu. TXT przechowuje wyłącznie tekst, więc nie zachowuje krojów pisma, kolorów, tabel, obrazów, marginesów ani stylów. RTF obsługuje podstawowe formatowanie, lecz nie odwzorowuje wszystkich możliwości współczesnych edytorów dokumentów.

W praktyce przed wysłaniem dokumentu trzeba ustalić, czy odbiorca ma go jeszcze edytować, czy tylko odczytać i wydrukować. Do dalszej pracy najczęściej właściwy będzie DOCX, a do przekazania finalnej wersji — PDF. Jeżeli dokument jest przeznaczony do publikacji w innym systemie, pomocny może być eksport do HTML, jednak złożony układ strony, nietypowe style i elementy charakterystyczne dla edytorów biurowych mogą zostać zapisane inaczej niż w widoku Google Docs. Konwersja nie jest bezstratna, szczególnie gdy dokument zawiera funkcje wykraczające poza zwykły tekst, nagłówki, listy i proste tabele.

Przy pracy z dokumentem pochodzącym z Google Docs warto zachować oryginalny plik lub kopię w formacie źródłowym. Wielokrotne otwieranie, konwertowanie i ponowne zapisywanie tego samego dokumentu może powodować stopniowe zmiany układu. Dotyczy to zwłaszcza szerokości tabel, położenia grafik, odstępów między akapitami i podziału tekstu na strony.

Elementy formatowania wymagające kontroli

Największe różnice są widoczne w dokumentach zawierających niestandardowe fonty, złożone style, pola automatyczne, przypisy, sekcje, kolumny, obiekty osadzone lub zaawansowane tabele. Google Docs może zastąpić krój pisma innym, jeżeli wskazany font nie jest dostępny w usłudze albo na komputerze użytkownika. Zmiana fontu wpływa na szerokość znaków, wysokość wierszy i liczbę stron, dlatego ten sam dokument może mieć inny wygląd po otwarciu na innym urządzeniu.

Kontroli wymagają również obrazy i elementy umieszczone względem tekstu. Grafika zakotwiczona jako element pływający, zawijana wokół akapitu albo ustawiona w określonej pozycji może zostać przesunięta podczas konwersji. Podobnie działają tabele z dużą liczbą kolumn, scalonymi komórkami lub ręcznie ustawionymi szerokościami. Po eksporcie do DOCX należy sprawdzić, czy tabela mieści się w obszarze strony, czy nagłówki powtarzają się prawidłowo i czy podziały stron nie tworzą pustych albo nadmiernie skróconych stron.

Google Docs obsługuje komentarze i tryb sugerowania zmian, ale mechanizmy te nie są całkowicie równoważne funkcji śledzenia zmian w Microsoft Word. Dokument wymagający formalnego przeglądu redakcyjnego powinien zostać sprawdzony po eksporcie w programie, w którym będzie zatwierdzany. Makra VBA używane w plikach Worda nie są wykonywane przez Google Docs. Jeżeli dokument zawiera automatyzację, formularze lub zależności od funkcji programu Word, sama zgodność rozszerzenia DOCX nie oznacza zgodności działania.

Sprawdzanie pliku przed przekazaniem do serwisu

Przed przekazaniem dokumentu innej osobie warto otworzyć go w Google Docs, przejrzeć wszystkie strony w widoku wydruku, a następnie pobrać w formacie docelowym i sprawdzić ponownie w programie, który będzie używany przez odbiorcę. Należy zweryfikować nagłówki i stopki, numerację stron, spis treści, przypisy, hiperłącza, obrazy, tabele, znaki diakrytyczne oraz ustawienia drukowania. W dokumentach zawierających formularze lub podpisy elektroniczne trzeba dodatkowo sprawdzić, czy konwersja nie zmieniła położenia pól i treści.

Jeżeli problem występuje tylko na jednym komputerze, przyczyną może być lokalny brak fontu, inna wersja programu biurowego, ustawienia drukarki, skalowanie interfejsu albo nieaktualna przeglądarka. Jeżeli zmiana pojawia się w każdym środowisku, bardziej prawdopodobna jest utrata lub przekształcenie elementu podczas importu albo eksportu. Pomocne jest porównanie oryginalnego dokumentu Google Docs, pobranego DOCX i wygenerowanego PDF. Taki test pozwala rozdzielić problem z konwersją od problemu z wyświetlaniem.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, a w ramach diagnostyki może również pomóc ustalić, czy nieprawidłowy wygląd dokumentu wynika z ustawień komputera, brakujących fontów, programu biurowego lub przeglądarki. Przy pracy z ważnymi dokumentami technik powinien zachować kopię pliku źródłowego i wykonywać testy na kopiach roboczych, aby nie nadpisać wersji zawierającej prawidłowe formatowanie.