Kompatybilność z Office 97-2003

Kompatybilność z Office 97-2003 dotyczy odczytu starszych formatów binarnych, takich jak DOC czy XLS.

Czym jest kompatybilność z Office 97–2003

Kompatybilność z Office 97–2003 oznacza możliwość otwierania, odczytywania i w określonym zakresie zapisywania plików utworzonych w starszych wersjach pakietu Microsoft Office. Najczęściej chodzi o dokumenty tekstowe DOC programu Word, arkusze XLS programu Excel oraz prezentacje PPT programu PowerPoint. Te formaty różnią się od nowszych formatów DOCX, XLSX i PPTX, które Microsoft wprowadził wraz z pakietem Office 2007. Pliki z generacji 97–2003 korzystają z binarnych struktur danych, podczas gdy nowsze formaty są oparte na standardzie Office Open XML i przechowują zawartość w pakiecie plików XML.

Starszy dokument może zostać otwarty w późniejszej wersji Office, LibreOffice lub innym programie obsługującym odpowiedni format, ale zgodność nie zawsze oznacza identyczny wygląd i pełną edycję. Program analizuje elementy zapisane w pliku i przekształca je do własnego, nowszego modelu dokumentu. Podczas tego procesu część funkcji może zostać pominięta, zastąpiona innym mechanizmem albo przedstawiona z ostrzeżeniem. Dlatego przy pracy z archiwalnymi dokumentami warto rozróżnić samo odczytanie pliku od zachowania wszystkich jego właściwości po ponownym zapisaniu.

Odczyt dokumentów DOC, XLS i PPT

Dokument DOC może zawierać tekst, style, tabele, przypisy, pola, obrazy, wykresy i elementy osadzone za pomocą technologii OLE. W arkuszach XLS przechowywane są między innymi formuły, formatowanie komórek, wykresy, tabele przestawne oraz makra. Prezentacje PPT mogą zawierać slajdy, układy, animacje, multimedia i obiekty połączone z innymi plikami. Nowsze programy zwykle potrafią otworzyć te podstawowe elementy, lecz sposób interpretacji zależy od konkretnej funkcji oraz użytej wersji aplikacji.

Po otwarciu pliku w nowszym Wordzie, Excelu lub PowerPoincie może pojawić się tryb zgodności. Informuje on, że dokument jest nadal traktowany jako plik starszego typu i że niektóre funkcje dostępne w nowym formacie nie mogą zostać użyte bez konwersji. W Excelu szczególne znaczenie ma ograniczenie liczby wierszy i kolumn właściwe dla starego formatu XLS, który obsługuje 65 536 wierszy i 256 kolumn. Nowszy format XLSX ma większe limity, dlatego konwersja arkusza może ujawnić dane znajdujące się poza zakresem obsługiwanym przez XLS.

Różnice przy konwersji i zapisie

Zapis starszego pliku jako DOCX, XLSX albo PPTX może poprawić dalszą obsługę w aktualnym oprogramowaniu, ale jest operacją przekształcenia, a nie prostym przemianowaniem rozszerzenia. Należy użyć funkcji otwierania i zapisywania dokumentu w programie, który rozumie oba formaty. Samą zmianą nazwy z DOC na DOCX nie można zmienić struktury pliku. Po konwersji trzeba sprawdzić układ stron, czcionki, podziały wierszy, formuły, wykresy, obrazy oraz elementy osadzone.

Problemy mogą dotyczyć również makr i automatyzacji. Dokumenty starszego typu mogą zawierać kod VBA, natomiast pliki DOCX i XLSX nie przechowują makr w zwykłym wariancie tego formatu; do dokumentu z makrami służą między innymi rozszerzenia DOCM i XLSM. Otwieranie pliku z makrami może wyświetlić ostrzeżenie zabezpieczeń, a automatyczne wykonanie kodu może zostać zablokowane przez ustawienia programu. Różnice występują także w szyfrowaniu, podpisach cyfrowych, polach formularzy, czcionkach i formułach. Przed przekazaniem skonwertowanego pliku innym osobom warto wykonać próbny odczyt i wydruk na docelowym komputerze.

Znaczenie zgodności w codziennym użytkowaniu

Kompatybilność z Office 97–2003 jest istotna przy odzyskiwaniu archiwów, pracy z dokumentami otrzymanymi od starszych systemów oraz wymianie plików z komputerami, na których zainstalowano wcześniejsze oprogramowanie. Przy diagnostyce problemu należy ustalić rozszerzenie pliku, program użyty do jego utworzenia, wersję aplikacji otwierającej oraz to, czy dokument był wcześniej konwertowany. Komunikat o uszkodzeniu nie zawsze oznacza awarię nośnika. Przyczyną może być niepełne pobranie pliku, błędne rozszerzenie, uszkodzona struktura binarna albo funkcja, której używany program nie obsługuje.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i podzespołów, a w ramach diagnostyki można również sprawdzić, czy problem z dokumentem wynika z systemu, aplikacji, skojarzenia rozszerzenia lub uszkodzenia pliku. Bezpieczne postępowanie obejmuje pracę na kopii dokumentu, zachowanie oryginalnego pliku oraz testowanie różnych programów obsługujących format DOC, XLS lub PPT. Jeżeli dokument otwiera się poprawnie, ale wygląda inaczej, należy porównać go z oryginałem przed zapisaniem zmian. W przypadku arkuszy trzeba dodatkowo zweryfikować wyniki formuł i wykresów, ponieważ wizualnie podobny arkusz nie musi zachowywać identycznego sposobu obliczeń.