Kompatybilność z Office 2010

Kompatybilność z Office 2010 dotyczy zachowania funkcji dokumentu przy otwieraniu w tej wersji pakietu biurowego.

Zakres zgodności dokumentu z Office 2010

Kompatybilność z Office 2010 oznacza, że dokument utworzony w innym wydaniu pakietu Microsoft Office powinien otworzyć się w Wordzie, Excelu albo PowerPoincie 2010 z zachowaniem możliwie dużej części treści, układu i funkcji. Nie chodzi wyłącznie o samo uruchomienie pliku. Przy ocenie zgodności sprawdza się także, czy tekst nie zmienił położenia, formuły nadal obliczają wyniki, wykresy zachowały dane źródłowe, a elementy prezentacji nie zostały zastąpione obrazem lub pominięte.

Office 2010 obsługuje przede wszystkim formaty dokumentów Office Open XML, między innymi DOCX, XLSX i PPTX, a także starsze formaty binarne, takie jak DOC, XLS i PPT. Nowszy plik może jednak zawierać właściwości dodane po premierze Office 2010. W takim przypadku program może zachować podstawową zawartość, ale usunąć nieobsługiwaną funkcję, zmienić jej wygląd albo zapisać ją jako element statyczny. Zgodność należy więc oceniać dla konkretnego typu pliku i konkretnego programu, a nie dla całego pakietu jako jednej aplikacji.

Formaty plików i różnice między wydaniami pakietu

Najmniej problemów zwykle powoduje dokument zapisany w formacie właściwym dla Office 2010, bez funkcji wprowadzonych w późniejszych wersjach. W arkuszu kalkulacyjnym trzeba zwrócić uwagę na formuły, formatowanie warunkowe, tabele przestawne, wykresy i połączenia z danymi. Formuła może zostać otwarta bez komunikatu o błędzie, a mimo to działać inaczej, jeżeli korzysta z funkcji, której Office 2010 nie rozpoznaje. Nierozpoznana funkcja może zostać oznaczona jako nieznana, zwrócić błąd albo utracić wynik zapisany wcześniej w pliku.

W dokumentach tekstowych ryzyko dotyczy między innymi czcionek, układu stron, pól automatycznych, stylów, odwołań, makr i obiektów osadzonych. Jeżeli użyta czcionka nie jest zainstalowana na komputerze z Office 2010, program może zastosować zamiennik, przez co zmieni się szerokość znaków, podział wierszy i liczba stron. W prezentacjach mogą wystąpić różnice w animacjach, przejściach, efektach graficznych, osadzonych nagraniach i elementach SmartArt. Z tego powodu test zgodności powinien obejmować nie tylko otwarcie pliku, lecz także jego ponowne zapisanie i ponowne wyświetlenie w Office 2010.

Sprawdzanie ostrzeżeń i utraty funkcji

Office 2010 zawiera narzędzie Inspektor dokumentu oraz funkcje kontroli zgodności dostępne przy zapisywaniu pliku w wybranym formacie. Kontrola zgodności może wskazać elementy, które nie są obsługiwane przez starszą wersję programu. Ostrzeżenie nie zawsze oznacza uszkodzenie całego dokumentu, ale informuje, że określona funkcja może zostać zmieniona po zapisaniu. Ważne jest odczytanie treści komunikatu, ponieważ może on dotyczyć pojedynczego wykresu, formuły, animacji lub właściwości formatowania.

Praktyczny test polega na utworzeniu kopii pliku, otwarciu jej w odpowiednim programie Office 2010 i sprawdzeniu zawartości w trybie edycji oraz podglądu wydruku. Następnie warto zapisać kopię, zamknąć aplikację i otworzyć ją ponownie, aby wykryć zmiany wprowadzone podczas konwersji. W przypadku arkuszy należy porównać kluczowe wyniki z wartościami referencyjnymi, a w przypadku dokumentów i prezentacji sprawdzić strony lub slajdy zawierające złożone układy. Osobno należy zweryfikować makra, ponieważ ich działanie zależy od wersji języka VBA, ustawień zabezpieczeń oraz dostępności wymaganych składników.

Przygotowanie pliku do pracy na komputerze z Office 2010

Jeżeli dokument ma być regularnie używany w Office 2010, najlepiej ustalić tę wersję jako środowisko docelowe i wykonywać końcowy test właśnie w niej. Funkcje dostępne wyłącznie w nowszym wydaniu należy zastąpić rozwiązaniami obsługiwanymi przez Office 2010 albo zaakceptować ich uproszczenie. Warto również zapisać plik w odpowiednim formacie, zachować kopię źródłową oraz sprawdzić, czy wszystkie wymagane czcionki, obrazy i obiekty są dostępne na komputerze docelowym.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i podzespołów, dlatego przy problemach z otwieraniem dokumentów można rozpocząć diagnostykę od sprawdzenia wersji Office 2010, skojarzeń rozszerzeń plików, instalacji składników pakietu oraz komunikatów wyświetlanych podczas otwierania. Takie rozdzielenie problemu programu od problemu systemu lub sprzętu ułatwia ustalenie, czy przyczyną jest niezgodny format, brak komponentu, uszkodzona instalacja, niedostępna czcionka czy błąd samego dokumentu.