Kompatybilność z Office 2016

Kompatybilność z Office 2016 dotyczy zachowania układu i funkcji dokumentu w tej wersji pakietu biurowego.

Zakres zgodności dokumentów z Office 2016

Kompatybilność z Office 2016 oznacza, że dokument utworzony lub zapisany w tej wersji pakietu Microsoft Office zachowuje możliwie zgodny układ, zawartość i działanie podczas otwierania na innym komputerze z Office 2016. Dotyczy to przede wszystkim programów Word, Excel i PowerPoint oraz formatów plików używanych przez te aplikacje. Word korzysta zwykle z formatu DOCX, Excel z XLSX, a PowerPoint z PPTX. Są to formaty Office Open XML, oparte na strukturze plików XML przechowywanych w archiwum ZIP.

Zgodność nie ogranicza się do samego otwarcia pliku. Istotne jest również zachowanie czcionek, marginesów, podziału stron, tabel, wykresów, animacji, formuł, komentarzy i elementów osadzonych. Dokument może otworzyć się bez komunikatu o błędzie, ale jednocześnie zmienić wygląd albo utracić część funkcji. Dlatego przy ocenie kompatybilności trzeba sprawdzić zarówno możliwość odczytu, jak i efekt ponownego zapisania oraz otwarcia pliku w Office 2016.

Formaty plików i tryb zgodności

Office 2016 obsługuje współczesne formaty OOXML, a także starsze formaty binarne, takie jak DOC, XLS i PPT. Pliki zapisane w starszych formatach mogą otworzyć się w trybie zgodności. W takim trybie program zachowuje możliwość pracy ze starszym typem dokumentu, ale część nowszych funkcji może być niedostępna albo ograniczona. Przykładowo dokument Word zapisany jako DOC nie korzysta w pełni z możliwości dostępnych w formacie DOCX, a zapis do starszego formatu może spowodować usunięcie elementów nieobsługiwanych przez jego strukturę.

Podczas zapisywania dokumentu w innym formacie Office 2016 może wyświetlić ostrzeżenie o funkcjach, które nie zostaną zachowane. Dotyczy to między innymi określonych efektów graficznych, elementów SmartArt, zaawansowanego formatowania, obiektów osadzonych i części funkcji arkusza kalkulacyjnego. W Excelu należy zwrócić uwagę na formuły oraz funkcje wprowadzone w nowszych wydaniach programu, ponieważ nie każda funkcja dostępna w aktualnych wersjach Microsoft 365 jest obecna w Excelu 2016. Po zapisaniu arkusza do starszego formatu mogą także wystąpić ograniczenia związane z liczbą wierszy, typem wykresu albo formatowaniem warunkowym.

Układ, czcionki i elementy zależne od systemu

Różnice w wyglądzie dokumentu otwartego w Office 2016 często wynikają nie z uszkodzenia pliku, lecz z odmiennego środowiska systemowego. Jeśli na komputerze brakuje czcionki użytej przez autora, Word lub PowerPoint zastąpi ją inną. Zmiana szerokości znaków może wtedy wpłynąć na łamanie wierszy, liczbę stron, położenie tabel i rozmieszczenie pól tekstowych. Podobny efekt występuje przy drukowaniu na innym sterowniku drukarki albo przy użyciu innego rozmiaru papieru, na przykład A4 zamiast Letter.

Przy dokumentach Word warto sprawdzić style, sekcje, numerację, przypisy, pola automatyczne i tabelę zawartości. Przy prezentacjach PowerPoint należy zweryfikować kroje pisma, proporcje slajdów, przejścia, animacje oraz położenie obiektów po uruchomieniu pokazu. W Excelu kontroluje się szerokości kolumn, wysokości wierszy, formaty liczb, wydruk, obszary wydruku, wykresy i obliczenia. Elementy osadzone, takie jak arkusz Excela w dokumencie Word, mogą zależeć od poprawnej instalacji składników Office oraz od tego, czy obiekt został osadzony w pliku, czy tylko połączony z zewnętrznym źródłem.

Praktyczna weryfikacja pliku w Office 2016

Sprawdzenie zgodności najlepiej przeprowadzić na kopii dokumentu, korzystając z dokładnie tej aplikacji i wersji pakietu, która ma być używana docelowo. Należy otworzyć plik, przejrzeć wszystkie strony lub arkusze, uruchomić formuły i makra, jeśli dokument ich wymaga, a następnie sprawdzić podgląd wydruku. W przypadku arkuszy kalkulacyjnych warto porównać wyniki kluczowych obliczeń z wartościami oczekiwanymi, ponieważ problem może dotyczyć nie tylko formatowania, lecz także nieobsługiwanej funkcji albo odświeżania danych.

Dokument przeznaczony dla Office 2016 powinien być zapisany w formacie właściwym dla jego zastosowania, najczęściej DOCX, XLSX lub PPTX. Przed przekazaniem pliku trzeba ponownie otworzyć zapisany dokument i sprawdzić, czy układ oraz zawartość nadal są prawidłowe. Jeżeli dokument ma być tylko odczytywany i drukowany, eksport do PDF może ograniczyć różnice w układzie, ale nie zastępuje pliku edytowalnego i nie zachowuje wszystkich mechanizmów arkusza, formularza czy makra. Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów i komputerów PC, w tym diagnozowaniem problemów z instalacją Office 2016, otwieraniem dokumentów oraz konfiguracją podzespołów wpływających na pracę pakietu biurowego.