Kompatybilność z OpenOffice

Kompatybilność z OpenOffice dotyczy zachowania formatowania przy wymianie dokumentów z tym otwartoźródłowym pakietem.

Na czym polega kompatybilność z OpenOffice

Kompatybilność z OpenOffice oznacza możliwość otwierania, edytowania i zapisywania dokumentów w sposób, który pozwala zachować ich treść oraz możliwie zbliżony wygląd po przeniesieniu między OpenOffice a innym pakietem biurowym. Apache OpenOffice jest pakietem o otwartym kodzie źródłowym, obejmującym między innymi edytor tekstu Writer, arkusz kalkulacyjny Calc i program Impress do tworzenia prezentacji. Każdy z tych modułów korzysta z własnych mechanizmów interpretowania formatowania, stylów, tabel, wykresów, animacji i elementów osadzonych.

Podstawowym formatem dokumentów OpenOffice jest OpenDocument Format, określany skrótem ODF. Dokument tekstowy ma zwykle rozszerzenie ODT, arkusz kalkulacyjny ODS, a prezentacja ODP. Format ODF jest standardem opartym na XML i służy do przechowywania struktury dokumentu, treści, stylów oraz ustawień układu. Sama możliwość otwarcia pliku nie oznacza jednak pełnej zgodności wizualnej. Program może poprawnie odczytać tekst, lecz inaczej zinterpretować czcionki, podziały stron, pola, formuły albo elementy graficzne.

Formaty plików i wymiana dokumentów

OpenOffice potrafi pracować nie tylko z plikami ODF. Writer może otwierać i zapisywać między innymi dokumenty tekstowe w formatach DOC i DOCX, Calc obsługuje arkusze XLS i XLSX, a Impress może pracować z prezentacjami zapisanymi jako PPT i PPTX. Przy wymianie plików trzeba rozróżnić zgodność danych od zgodności wszystkich funkcji. Prosty dokument zawierający tekst, nagłówki, akapity i podstawową tabelę zwykle łatwiej przenieść niż rozbudowany formularz, arkusz z makrami albo prezentację z zaawansowanymi efektami.

Różnice pojawiają się wtedy, gdy format źródłowy wykorzystuje funkcje, dla których OpenOffice nie ma identycznego odpowiednika. Dotyczy to na przykład niektórych typów wykresów, zaawansowanych reguł formatowania warunkowego, specyficznych pól dokumentu, nietypowych przejść slajdów, osadzonych obiektów OLE oraz makr napisanych dla konkretnego środowiska. Podczas zapisu do innego formatu część informacji może zostać uproszczona, przeliczona albo pominięta. Dlatego po konwersji należy ponownie otworzyć plik i sprawdzić jego wygląd oraz działanie.

Dlaczego układ dokumentu może się zmienić

Najczęstszą przyczyną różnic w wyglądzie dokumentu są czcionki. Jeżeli komputer nie ma kroju użytego w pliku, program może zastosować czcionkę zastępczą. Zmienia to szerokość znaków, liczbę wierszy na stronie i położenie elementów. W efekcie może dojść do przesunięcia podziałów stron, tabel, podpisów pod ilustracjami lub pól formularza. Znaczenie mają także ustawienia strony, marginesy, interlinia, tabulatory i sposób interpretowania stylów akapitowych.

W arkuszach kalkulacyjnych zgodność obejmuje nie tylko wartości komórek, ale również formuły, nazwy funkcji, zakresy, formaty liczb i reguły obliczeń. Ta sama formuła może wymagać innego zapisu albo zostać przeliczona według odmiennych zasad. W prezentacjach problemem bywają rozmiary slajdów, pozycje obiektów, czcionki, obrazy oraz animacje. Przy dokumentach przeznaczonych do wydruku warto sprawdzić podgląd wydruku i eksport do PDF, ponieważ ekranowa prezentacja pliku nie zawsze pokazuje problemy z podziałem stron.

Sprawdzanie pliku po otwarciu w OpenOffice

Praktyczna weryfikacja kompatybilności powinna rozpocząć się od ustalenia formatu pliku i programu, w którym dokument został utworzony. Następnie należy sprawdzić, czy wszystkie strony lub arkusze zostały otwarte, czy zachowały się nagłówki, stopki, tabele, obrazy, wykresy i przypisy oraz czy formuły zwracają oczekiwane wyniki. W dokumentach tekstowych warto porównać liczbę stron i położenie kluczowych elementów. W arkuszach trzeba skontrolować komórki z formułami, filtrowanie i formaty dat, walut oraz wartości procentowych.

Jeżeli plik ma być dalej edytowany w OpenOffice, zalecane jest zapisanie kopii w odpowiednim formacie ODF, na przykład ODT, ODS lub ODP. Jeżeli dokument ma trafić do osoby korzystającej z innego pakietu, format zapisu należy dobrać do jej środowiska, a następnie wykonać kontrolne otwarcie pliku. Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów i komputerów PC, w tym diagnostyką problemów z oprogramowaniem biurowym oraz nieprawidłowym otwieraniem dokumentów.