Kompatybilność z WPS Office

Kompatybilność z WPS Office dotyczy zachowania formatowania przy wymianie dokumentów z tym alternatywnym pakietem biurowym.

Na czym polega kompatybilność z WPS Office

Kompatybilność z WPS Office oznacza możliwość otwierania, edytowania i ponownego zapisywania dokumentów przygotowanych w innym pakiecie biurowym bez niezamierzonych zmian w ich treści lub wyglądzie. Najczęściej dotyczy to plików używanych przez Microsoft Office, czyli dokumentów tekstowych DOC i DOCX, arkuszy XLS i XLSX oraz prezentacji PPT i PPTX. WPS Office udostępnia osobne moduły Writer, Spreadsheets i Presentation, które odpowiadają odpowiednio za dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne i prezentacje.

Formaty DOCX, XLSX i PPTX należą do rodziny formatów Office Open XML. Są to kontenery zawierające uporządkowane pliki XML oraz zasoby dodatkowe, takie jak obrazy, style, informacje o układzie stron i elementy prezentacji. Sama zgodność rozszerzenia nie gwarantuje jednak identycznego efektu. Dwa programy mogą poprawnie odczytać ten sam plik, ale inaczej zinterpretować niektóre style, odstępy, pola, formuły, przejścia slajdów albo sposób rozmieszczenia obiektów.

Elementy dokumentu, które wymagają porównania

W dokumencie tekstowym należy sprawdzić przede wszystkim krój i rozmiar czcionki, style akapitów, interlinię, marginesy, podziały stron, nagłówki, stopki, numerację oraz położenie tabel i ilustracji. Jeśli na komputerze brakuje użytej czcionki, WPS Office może zastosować zamiennik. Taka zamiana zmienia szerokość znaków i długość wierszy, a w konsekwencji może przesunąć tekst na kolejną stronę. Szczególnej kontroli wymagają dokumenty zawierające pola automatyczne, przypisy, spisy treści, zakładki, pola tekstowe oraz obiekty osadzone.

W arkuszach kalkulacyjnych trzeba porównać nie tylko wartości widoczne w komórkach, lecz także formuły, formaty liczbowe, zakresy nazwane, sortowanie, filtrowanie, walidację danych, wykresy i ustawienia drukowania. Formuła może dawać ten sam wynik, ale zostać zapisana lub przeliczona w odmienny sposób. Warto również sprawdzić komórki ukryte, zamrożone obszary, ochronę arkusza i warunkowe formatowanie. W prezentacjach kontroluje się rozmiar slajdu, położenie pól tekstowych, kolejność warstw, obrazy, wykresy, animacje, przejścia oraz sposób wyświetlania notatek prelegenta.

Test zapisu, ponownego otwarcia i eksportu

Rzetelne sprawdzenie zgodności wymaga pracy na kopii pliku. Dokument należy otworzyć w WPS Office, obejrzeć w każdym istotnym miejscu, a następnie zapisać w formacie właściwym dla dalszej wymiany. Po zapisaniu trzeba zamknąć program i ponownie otworzyć utworzony plik. Ten etap ujawnia problemy, które nie zawsze są widoczne podczas pierwszej edycji, na przykład utratę formatowania, zmianę formuły, przemieszczenie obrazu albo usunięcie elementu nieobsługiwanego w danym module.

Jeżeli odbiorca ma jedynie odczytać treść, praktycznym sposobem zachowania wyglądu jest eksport do PDF, o ile dokument nie wymaga dalszej edycji. PDF utrwala układ stron, ale nie zastępuje formatu roboczego: nie zachowuje w taki sam sposób możliwości wygodnej edycji akapitów, formuł arkusza ani animacji prezentacji. W przypadku plików przeznaczonych do dalszej pracy należy uzgodnić format, program używany przez odbiorcę oraz zakres funkcji, które muszą pozostać aktywne. Trzeba też zweryfikować dokument na urządzeniu, na którym będzie faktycznie wyświetlany lub drukowany.

Gdy zgodność pliku wpływa na pracę komputera

Problemy z otwieraniem plików WPS Office lub dokumentów zapisywanych przez WPS mogą wynikać z uszkodzenia pliku, niepełnej instalacji programu, nieaktualnych składników pakietu, błędnego skojarzenia rozszerzenia albo braku wymaganych czcionek. Objawem może być komunikat o niemożności otwarcia dokumentu, pusty arkusz, nieprawidłowe znaki, przesunięte elementy strony lub różnica między podglądem a wydrukiem. Diagnoza powinna rozdzielić problem samego dokumentu od problemu systemu operacyjnego i aplikacji.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów stacjonarnych PC i ich podzespołów, a w ramach diagnostyki można sprawdzić działanie pakietu biurowego, skojarzenia plików, instalację programu, dostępność czcionek oraz poprawność odczytu dokumentów. Przy porównywaniu plików warto przekazać kopię problematycznego dokumentu i opisać, w którym programie został utworzony, jakie elementy ulegają zmianie oraz czy błąd występuje także po otwarciu innych plików.