Kompatybilność z Office 2013

Kompatybilność z Office 2013 dotyczy zgodności formatowania i funkcji z tym wydaniem pakietu Microsoft.

Formaty plików obsługiwane przez Office 2013

Kompatybilność z Office 2013 odnosi się przede wszystkim do możliwości otwierania, edytowania i zapisywania dokumentów w formatach używanych przez ten pakiet. Podstawowymi formatami są dokumenty tekstowe DOCX programu Word, arkusze XLSX programu Excel oraz prezentacje PPTX programu PowerPoint. Są to formaty oparte na Office Open XML, opisanym w standardzie ECMA-376. Pliki te przechowują treść dokumentu, style, obiekty osadzone i informacje o układzie w postaci uporządkowanych danych XML umieszczonych w archiwum ZIP.

Office 2013 otwiera również starsze formaty binarne, takie jak DOC, XLS i PPT, stosowane we wcześniejszych wydaniach pakietu Microsoft Office. Przy zapisie do starszego formatu może jednak dojść do utraty funkcji, których dany format nie obsługuje. Dotyczy to między innymi części efektów graficznych, zaawansowanych ustawień wykresów, elementów multimedialnych oraz niektórych właściwości arkusza. Format PDF może służyć do udostępniania gotowego dokumentu, ale nie zachowuje pełnej edytowalności struktury Worda, Excela lub PowerPointa.

Tryb zgodności i różnice między wydaniami pakietu

Po otwarciu dokumentu utworzonego w starszej wersji programu Office 2013 może wyświetlić go w trybie zgodności. Tryb ten ogranicza użycie funkcji niedostępnych w starszym formacie, aby zapisany plik można było ponownie otworzyć w poprzednich wydaniach pakietu. W Wordzie informacja o trybie zgodności może pojawić się przy dokumentach DOC, a w Excelu i PowerPoincie przy plikach XLS lub PPT. Samo otwarcie dokumentu nie oznacza jeszcze, że jego wygląd będzie identyczny na każdym komputerze.

Różnice mogą wynikać z użytej czcionki, sterownika drukarki, ustawień regionalnych, wersji dodatków oraz sposobu interpretacji elementów dokumentu przez konkretny program. Dokument zapisany jako DOCX, XLSX lub PPTX jest zwykle lepszą bazą do współpracy pomiędzy Office 2013 a nowszymi wydaniami pakietu, ale zgodność należy sprawdzić na rzeczywistym pliku. Szczególnej uwagi wymagają makra VBA, połączenia zewnętrzne, dodatki COM, formularze, kontrolki ActiveX i pliki zawierające osadzone obiekty z innych aplikacji.

Sprawdzanie formatowania, formuł i elementów dokumentu

W przypadku dokumentów Worda kontrola kompatybilności powinna obejmować podziały stron, marginesy, style, numerację, tabele, przypisy, pola automatyczne oraz rozmieszczenie obrazów. Różne wersje programu mogą inaczej wyliczyć wysokość wiersza tekstu, zwłaszcza gdy na komputerze brakuje czcionki użytej przez autora. Zastąpienie czcionki innym krojem może zmienić liczbę wierszy na stronie, położenie tabeli albo numerację stron. Dlatego przy dokumentach przeznaczonych do druku warto sprawdzić także podgląd wydruku i eksport do PDF.

W Excelu trzeba zweryfikować formuły, formaty liczbowe, zakresy nazwane, tabele, wykresy, filtry, sortowanie, reguły formatowania warunkowego oraz odwołania do innych skoroszytów. Funkcja może być obsługiwana przez Office 2013, ale wynik nadal może zależeć od danych wejściowych, ustawień obliczeń i ścieżek do plików zewnętrznych. Należy zwrócić uwagę na komunikaty o aktualizacji łączy oraz na formuły tablicowe, które w starszych wydaniach nie korzystają z mechanizmu dynamicznych tablic znanego z nowszych wersji Excela.

W PowerPoincie kontroluje się przede wszystkim układ slajdów, motywy, przejścia, animacje, czcionki, obrazy, dźwięk i wideo. Osadzone multimedia mogą wymagać odpowiedniego kodeka dostępnego w systemie Windows, a nie tylko zgodnej wersji PowerPointa. Przy prezentacjach używanych na innym komputerze warto sprawdzić, czy wszystkie elementy są osadzone, czy też prezentacja odwołuje się do plików znajdujących się w konkretnej lokalizacji. Zapis w formacie PPTX zachowuje strukturę prezentacji, natomiast eksport do PDF usuwa animacje i interaktywność.

Weryfikacja zgodności na laptopie lub komputerze PC

Praktyczna ocena zgodności z Office 2013 polega na otwarciu kopii dokumentu, sprawdzeniu komunikatów programu, ponownym zapisaniu pliku i porównaniu go z oryginałem. W Wordzie można przejrzeć dokument po zapisie w starszym formacie, w Excelu ponownie przeliczyć skoroszyt i sprawdzić kluczowe wyniki, a w PowerPoincie uruchomić pokaz slajdów wraz z multimediami. Jeżeli plik zawiera makra, należy dodatkowo sprawdzić ich działanie w kontrolowany sposób, ponieważ zgodność formatu dokumentu nie gwarantuje zgodności kodu VBA ani zainstalowanych dodatków.

Problemy z otwieraniem plików mogą wynikać także z uszkodzenia samego dokumentu, błędnego rozszerzenia, niepełnego pobrania załącznika albo blokady pliku przez ustawienia zabezpieczeń. Zmiana nazwy rozszerzenia nie konwertuje dokumentu i nie naprawia jego struktury. W razie podejrzenia uszkodzenia można spróbować otworzyć kopię za pomocą funkcji naprawy dostępnej w programie, a następnie zapisać odzyskaną zawartość w formacie DOCX, XLSX lub PPTX. Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i podzespołów, a w ramach diagnostyki może także sprawdzić problemy z instalacją Office 2013, otwieraniem dokumentów oraz zgodnością plików.