Konwersja plików starszych wersji

Konwersja plików starszych wersji to przekształcenie dokumentów zapisanych w dawnych formatach do postaci obsługiwanej dziś.

Na czym polega konwersja dokumentów zapisanych w starszym formacie

Konwersja plików starszych wersji polega na zmianie sposobu zapisania danych tak, aby dokument można było otworzyć, edytować i ponownie zapisać w aktualnym programie. Przykładem jest przekształcenie dokumentu Microsoft Word w formacie DOC do formatu DOCX albo arkusza XLS do XLSX. Starsze formaty pakietu Microsoft Office były oparte na strukturze binarnej, natomiast DOCX, XLSX i PPTX korzystają z pakietu Office Open XML, w którym treść dokumentu jest przechowywana w zestawie plików XML umieszczonych w archiwum ZIP.

Konwersja nie jest zwykłą zmianą rozszerzenia nazwy pliku. Rozszerzenie informuje system operacyjny o spodziewanym typie danych, ale nie przekształca ich wewnętrznej struktury. Prawidłowa konwersja wymaga otwarcia pliku przez program rozpoznający jego format, odczytania zawartości oraz zapisania jej według reguł nowego formatu. Dotyczy to również plików tekstowych RTF, dokumentów OpenDocument ODT, arkuszy ODS, prezentacji ODP oraz plików CSV, w których sposób rozdzielania kolumn i kodowanie znaków mogą wpływać na wynik.

Różnice między formatem źródłowym a docelowym

Podczas konwersji program próbuje odwzorować tekst, style, tabele, obrazy, przypisy, nagłówki, stopki i układ stron. Nie każdy element ma jednak dokładny odpowiednik w obu formatach. Dokument może zawierać czcionkę niedostępną na komputerze, niestandardowe tabulatory, pola automatyczne, osadzone obiekty OLE albo elementy utworzone przez dodatek konkretnego programu. W takich przypadkach zmiana formatu może spowodować przesunięcie akapitów, zmianę podziału stron, zastąpienie czcionki lub utratę części funkcji.

W arkuszach kalkulacyjnych szczególnej kontroli wymagają formuły, formaty dat, filtry, tabele przestawne, wykresy, walidacja danych i makra. Formuła może zostać zachowana jako zapis tekstowy, ale jej działanie zależy od tego, czy program docelowy obsługuje użyte funkcje i sposób odwoływania się do komórek. Format XLSM może przechowywać makra VBA, lecz zapis do formatu, który nie obsługuje makr, może je usunąć. Przy plikach CSV trzeba dodatkowo sprawdzić kodowanie, separator kolumn, znak cudzysłowu oraz sposób zapisu pustych wartości. Błędne ustawienie kodowania może zmienić polskie znaki, a niewłaściwy separator może połączyć wiele kolumn w jedną.

Kontrola wyniku po zapisaniu pliku

Po konwersji należy otworzyć nowy plik i porównać go z dokumentem źródłowym. W dokumencie tekstowym warto sprawdzić liczbę stron, kolejność nagłówków, zawartość tabel, przypisy, obrazy, linki oraz miejsca podziału stron. Sam fakt, że plik otwiera się bez komunikatu o błędzie, nie potwierdza poprawności konwersji. Program może pominąć nieobsługiwany element albo zastąpić go uproszczonym odpowiednikiem bez przerwania otwierania dokumentu.

W przypadku arkusza kontrola powinna obejmować wartości wynikowe, formuły, formaty liczb, daty, sortowanie, filtry i wykresy. Jeżeli dokument jest przeznaczony do druku, należy sprawdzić także podgląd wydruku lub eksport do PDF, ponieważ zmiana czcionki albo szerokości kolumn może zmienić układ. Oryginalny plik powinien pozostać zachowany, a wynik konwersji najlepiej zapisać pod nową nazwą. Pozwala to wrócić do danych źródłowych, gdy okaże się, że format docelowy nie przeniósł wszystkich właściwości dokumentu.

Konwersja plików a sprawność komputera i aplikacji

Problemy z otwarciem starszego pliku nie zawsze wynikają z samego formatu. Przyczyną może być uszkodzony nagłówek pliku, niepełne skopiowanie danych, brak odpowiedniej aplikacji, niezgodna wersja programu, wyłączony dodatek albo błąd systemu plików na dysku. Plik o nazwie z rozszerzeniem DOC może w rzeczywistości zawierać inny typ danych, dlatego zmiana rozszerzenia nie rozwiązuje problemu i może utrudnić późniejszą identyfikację.

W razie powtarzających się błędów warto sprawdzić plik na kopii, zaktualizować używaną aplikację i zweryfikować, czy inne dokumenty otwierają się prawidłowo. Jeżeli problem dotyczy wielu plików, może wskazywać na kłopot z dyskiem, pamięcią operacyjną, systemem operacyjnym lub instalacją programu. Warszawskie Pogotowie Komputerowe wykonuje profesjonalną naprawę laptopów, komputerów PC i podzespołów, dlatego może zająć się diagnostyką komputera, na którym występują problemy z odczytem, zapisem albo konwersją plików.