Konwersja prezentacji PPT

Konwersja prezentacji PPT to przekształcenie pliku w starszym formacie PowerPointa do nowszej postaci.

Na czym polega konwersja prezentacji PPT

Konwersja prezentacji PPT polega na przekształceniu pliku używanego przez starsze wersje programu Microsoft PowerPoint do nowszego formatu prezentacji, najczęściej PPTX. Rozszerzenie PPT oznacza prezentację zapisaną w starszym, binarnym formacie Microsoft Office. Format PPTX został wprowadzony wraz z pakietem Microsoft Office 2007 i opiera się na standardzie Office Open XML. Nie jest to zwykła zmiana nazwy pliku: podczas konwersji program odczytuje elementy starego dokumentu i zapisuje je w innej strukturze danych.

Plik PPTX jest pakietem zawierającym między innymi dokument XML, informacje o układach slajdów, tekstach, kształtach, obrazach, dźwiękach oraz ustawieniach prezentacji. Taka budowa ułatwia odczyt dokumentu przez nowsze programy i pozwala na bardziej precyzyjne zarządzanie jego składnikami. Konwersja może być wykonana w programie Microsoft PowerPoint za pomocą polecenia zapisu lub eksportu do formatu PowerPoint Presentation (*.pptx). Możliwe jest także użycie LibreOffice Impress, o ile dokument zawiera elementy obsługiwane przez ten program.

Po konwersji warto otworzyć nowy plik i sprawdzić go w trybie pokazu slajdów. Samo zapisanie dokumentu w formacie PPTX nie gwarantuje, że każdy element zachowa identyczne położenie i działanie. Znaczenie mają między innymi wersja programu, zastosowany motyw, użyte czcionki, sposób osadzenia multimediów oraz obecność obiektów pochodzących z innych aplikacji.

Różnice między PPT i PPTX

Starszy format PPT przechowuje dane w strukturze binarnej, natomiast PPTX wykorzystuje pakiet plików XML zgodny z Office Open XML. Format PPTX nie pozwala na przechowywanie makr VBA. Jeżeli prezentacja PPT zawiera makra, zapisanie jej jako PPTX może spowodować ich usunięcie. W takim przypadku właściwym formatem wynikowym jest PPTM, czyli prezentacja PowerPoint z obsługą makr. Przed konwersją należy sprawdzić, czy dokument zawiera kod VBA, przyciski uruchamiające makra albo automatyczne procedury.

Podczas zmiany formatu mogą zostać przeliczone lub zastąpione niektóre funkcje starszej prezentacji. Dotyczy to zwłaszcza efektów animacji, przejść między slajdami, wykresów, tabel, obiektów OLE oraz elementów utworzonych w dawnych wersjach pakietu Office. Obiekt OLE może być połączony z plikiem zewnętrznym albo osadzony bezpośrednio w prezentacji. W pierwszym przypadku po przeniesieniu dokumentu na inny komputer odwołanie do źródła może przestać działać.

Konwersja nie poprawia automatycznie jakości obrazów ani nagrań. Jeżeli w źródłowym pliku użyto grafiki o niskiej rozdzielczości, w pliku PPTX pozostanie ona ograniczeniem materiału wejściowego. Podobnie osadzone nagranie może wymagać odpowiedniego kodeka lub może być odtwarzane inaczej w zależności od programu. Dlatego kontrola po konwersji powinna obejmować zarówno wygląd slajdów, jak i działanie elementów interaktywnych.

Kontrola układu i zawartości po zapisaniu pliku

Najczęstszym skutkiem konwersji jest zmiana rozmieszczenia tekstu. Jeżeli na komputerze nie ma czcionki użytej w pliku PPT, program może zastosować czcionkę zastępczą. Zmienia to szerokość znaków, wysokość wierszy i podział tekstu na linie, a w konsekwencji może spowodować nachodzenie napisów na obrazy lub obcięcie części treści. Należy sprawdzić nagłówki, pola tekstowe, przypisy, numerację slajdów oraz tekst umieszczony w tabelach i wykresach.

Weryfikacji wymagają także obrazy i obiekty umieszczone poza podstawowym obszarem slajdu. Element przesunięty tylko o kilka pikseli może zmienić wygląd materiału po otwarciu w innym wydaniu PowerPointa. Warto przejrzeć slajdy w widoku normalnym, sortowniku slajdów oraz podczas pełnoekranowego pokazu. Szczególną uwagę należy zwrócić na przezroczystość, cienie, kolejność warstw, przycięcie grafik i proporcje elementów.

Jeżeli prezentacja ma być drukowana, trzeba sprawdzić również rozmiar slajdu, marginesy i podgląd wydruku. Zapis do PPTX nie jest tym samym co eksport do PDF. PDF zachowuje wygląd stron przeznaczonych do odczytu lub druku, ale nie zachowuje pełnej edytowalności prezentacji, animacji ani typowej struktury slajdów. Do dalszej edycji należy zachować plik PPTX, a do przekazania niezmiennej wersji wizualnej można dodatkowo przygotować PDF.

Przygotowanie pliku PPT do dalszej pracy

Przed rozpoczęciem konwersji należy utworzyć kopię oryginalnego pliku PPT i pracować na jej kopii. Warto również otworzyć źródłową prezentację w programie, który ją utworzył, aby sprawdzić, czy nie zgłasza błędów odczytu. Jeżeli program proponuje naprawę pliku, trzeba zapisać informację o tym komunikacie i po naprawie porównać liczbę slajdów, zawartość oraz elementy dodatkowe. Uszkodzony dokument może zostać przekonwertowany tylko częściowo.

Po zapisaniu do PPTX należy sprawdzić, czy plik otwiera się bez komunikatów o naprawie, czy wszystkie slajdy są obecne i czy prezentacja działa bez połączenia z oryginalnym plikiem. Jeśli dokument korzysta z makr, trzeba wybrać PPTM zamiast PPTX. Jeśli zawiera linki do zewnętrznych plików, należy zweryfikować ich ścieżki. W przypadku wymiany prezentacji między różnymi komputerami pomocne jest osadzenie używanych czcionek, gdy pozwala na to ich licencja, albo zastąpienie ich krojami dostępnymi w docelowym środowisku.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i podzespołów, a w ramach diagnostyki może również pomóc w sprawdzeniu problemów z otwieraniem, zapisem lub wyświetlaniem prezentacji na komputerze. Przy zgłoszeniu warto przekazać informację o rozszerzeniu pliku, używanej wersji programu oraz objawach występujących po konwersji. Ułatwia to rozróżnienie błędu samego dokumentu od problemu z aplikacją, czcionkami, kodekami lub konfiguracją systemu.