Które programy wspierają sprzedaż w modelu B2B?

Sprzedaż B2B wspierają systemy z modułem platformy zamówień dla kontrahentów, m.in. Comarch ERP, WAPRO oraz rozwiązania InsERT z dodatkowymi modułami e-commerce.

Programy wspierające sprzedaż w modelu B2B – definicja i zakres funkcji

Sprzedaż B2B, czyli obsługa transakcji między firmami, może być wspierana przez kilka rodzajów programów działających razem jako spójne środowisko handlowe. W praktyce wykorzystuje się systemy do zarządzania relacjami z kontrahentami, oprogramowanie do wystawiania dokumentów i kontroli stanów magazynowych, platformy zamówień internetowych oraz narzędzia do planowania pracy handlowców. Ich zadaniem jest uporządkowanie całego procesu: od pozyskania zapytania, przez przygotowanie oferty i uzgodnienie warunków, aż po realizację zamówienia, rozliczenie oraz obsługę posprzedażową.

W firmach prowadzących regularną sprzedaż dla przedsiębiorstw szczególne znaczenie ma możliwość zapisywania indywidualnych warunków współpracy. Program może przechowywać przypisane do kontrahenta rabaty, limity kupieckie, terminy płatności, cenniki, adresy dostaw, osoby kontaktowe oraz historię wcześniejszych zamówień. Dzięki temu oferta przygotowywana dla stałego klienta nie musi być tworzona od początku, a pracownik otrzymuje dostęp do informacji potrzebnych przy rozmowie handlowej.

Istotną rolę odgrywają również rozwiązania umożliwiające samodzielne składanie zamówień przez kontrahentów. Taki panel może prezentować produkty według indywidualnego cennika, pokazywać dostępność towaru, przyjmować zapytania ofertowe i przekazywać dane bezpośrednio do systemu obsługującego realizację sprzedaży. W zależności od potrzeb dostęp do poszczególnych funkcji może być przyznawany różnym użytkownikom po stronie klienta, na przykład osobie zamawiającej, kierownikowi działu albo księgowości.

Jakie rodzaje programów porównuje się przy wyborze rozwiązania B2B

Najczęściej analizuje się systemy klasy ERP, platformy handlowe B2B, programy CRM oraz aplikacje wspierające pracę przedstawicieli handlowych. System ERP skupia dane dotyczące produktów, magazynu, zakupów, sprzedaży i dokumentów. Platforma B2B odpowiada przede wszystkim za wygodne składanie zamówień przez kontrahentów. CRM porządkuje informacje o kontaktach, szansach sprzedaży, zadaniach i przebiegu rozmów. Z kolei aplikacja mobilna może pozwalać na prezentowanie oferty, rejestrowanie wizyt oraz przekazywanie zamówień bezpośrednio po spotkaniu.

Programy różnią się także sposobem prowadzenia katalogu produktów. W jednych rozwiązaniach wystarcza prosta lista towarów, w innych potrzebne są rozbudowane warianty, zestawy, zamienniki, akcesoria oraz produkty dostępne dopiero po zalogowaniu. Przy sprzedaży technicznej lub hurtowej ważne może być filtrowanie według parametrów, jednostek sprzedaży, opakowań zbiorczych i minimalnej liczby zamawianych sztuk. Przydatne bywa również zapisywanie kilku wersji oferty, aby można było porównać alternatywne warunki bez utraty wcześniejszych ustaleń.

Podczas porównania warto sprawdzić, czy wybrane oprogramowanie pozwala na integrację z używanymi już narzędziami. Znaczenie może mieć wymiana danych z magazynem, księgowością, płatnościami, firmą logistyczną, pocztą elektroniczną i systemem analitycznym. Dobrze zaprojektowane połączenie powinno ograniczać ręczne przepisywanie danych oraz zmniejszać ryzyko powstania rozbieżności między zamówieniem, dokumentem sprzedaży i faktyczną realizacją.

Nie zawsze najbardziej rozbudowany system będzie właściwym wyborem. Dla niewielkiego zespołu wystarczający może okazać się CRM połączony z prostym modułem zamówień. Większa organizacja może potrzebować rozdzielenia uprawnień, wieloetapowej akceptacji zamówień, obsługi wielu magazynów, raportowania według oddziałów i automatyzacji powtarzalnych czynności. O wyborze powinny decydować rzeczywiste procesy sprzedażowe, liczba użytkowników, sposób pracy handlowców oraz oczekiwany zakres integracji.

Typowe problemy i błędy w programach do sprzedaży B2B

Jednym z częstych problemów jest niespójność danych o kontrahentach. Ta sama firma może występować w kilku miejscach pod różnymi nazwami, z nieaktualnym adresem albo z nieprawidłowo przypisanym cennikiem. Skutkiem bywają błędne dokumenty, niewłaściwe warunki handlowe i trudności z odtworzeniem historii kontaktów. Przed wdrożeniem programu powinno się uporządkować bazę klientów, ustalić sposób nadawania identyfikatorów oraz określić, które informacje mają być nadrzędne.

Problemy mogą wynikać również z niepoprawnej konfiguracji uprawnień. Jeżeli użytkownik widzi towary, ceny lub dokumenty nieprzeznaczone dla jego roli, powstaje ryzyko ujawnienia danych handlowych. Zbyt restrykcyjne ustawienia mogą natomiast uniemożliwić realizację zamówienia albo zatwierdzenie oferty. Należy więc sprawdzić role użytkowników, zakres dostępu do katalogu, możliwość edycji zamówień oraz sposób zatwierdzania nietypowych warunków.

Do błędów technicznych zalicza się nieudane synchronizacje, powielone zamówienia, brak aktualizacji stanów magazynowych, nieprawidłowe wyliczanie rabatu i rozbieżności między kwotą widoczną w panelu a wartością przekazaną do dalszej obsługi. Przyczyną może być przerwana komunikacja między systemami, zmiana struktury danych, niezgodna wersja dodatku albo wadliwa reguła automatyzacji. Warto rejestrować komunikaty systemowe i moment wystąpienia problemu, ponieważ ułatwia to odtworzenie zdarzenia.

Nieprawidłowości pojawiają się także wtedy, gdy program jest wdrażany bez opisania procesu biznesowego. Samo uruchomienie formularza zamówienia nie rozwiązuje problemu, jeśli nie wiadomo, kto akceptuje ofertę, kiedy następuje rezerwacja towaru, jak obsługiwane są zwroty i w jaki sposób przekazywane są informacje do działu realizacji. Przed konfiguracją powinno się rozpisać kolejne etapy obsługi oraz wskazać dane wymagane na każdym z nich.

W przypadku poważniejszych zakłóceń nie zaleca się pochopnego usuwania rekordów ani wielokrotnego importowania tych samych plików. Takie działania mogą utrudnić ustalenie źródła błędu i doprowadzić do kolejnych duplikatów. Bezpieczniejszym podejściem jest wykonanie kopii danych, sprawdzenie dzienników synchronizacji, przetestowanie procesu na ograniczonym zbiorze rekordów oraz dopiero później wprowadzenie zmian w działającym środowisku.

Kiedy warto zgłosić program do serwisu komputerowego

Wsparcie serwisowe może być potrzebne, gdy program do sprzedaży B2B uruchamia się niestabilnie, działa bardzo wolno, zamyka się podczas zapisywania zamówienia albo przestaje komunikować się z innymi używanymi aplikacjami. Zgłoszenie warto przygotować również wtedy, gdy problem dotyczy konkretnego stanowiska, użytkownika lub urządzenia, ponieważ może wskazywać na usterkę lokalnej konfiguracji, sterowników, połączenia sieciowego albo nośnika danych.

Do serwisu można przekazać opis sytuacji obejmujący nazwę programu, moment wystąpienia problemu, komunikat wyświetlany na ekranie, liczbę dotkniętych stanowisk oraz czynności wykonane bezpośrednio przed awarią. Pomocne bywają zrzuty ekranu, dane wersji aplikacji i informacja, czy pozostaje możliwe logowanie, przeglądanie katalogu oraz zapisanie nowego zamówienia. Tak przygotowane zgłoszenie ułatwia rozdzielenie problemu aplikacyjnego od usterki sprzętu lub sieci.

W Warszawie pomoc w takich przypadkach świadczy Warszawskie Pogotowie Komputerowe 24/7, gdzie można zgłosić komputer używany do obsługi sprzedaży, przygotowania ofert lub kontaktu z kontrahentami. Przed przekazaniem urządzenia zaleca się zabezpieczenie danych dostępowych i poinformowanie o tym, które katalogi lub aplikacje są niezbędne do codziennej pracy. Diagnoza laptopa pozostaje darmowa, co pozwala najpierw ustalić, czy źródłem trudności jest sam program, system operacyjny, konfiguracja urządzenia czy element infrastruktury lokalnej.

Warto skorzystać z pomocy także przed planowaną zmianą oprogramowania, rozbudową stanowiska albo przeniesieniem danych na nowy komputer. Sprawdzenie kopii zapasowych, zgodności systemu, dostępu do zasobów firmowych i poprawności działania urządzeń peryferyjnych może ograniczyć ryzyko przestoju. Po zakończeniu prac powinno się wykonać próbne logowanie, wyszukanie kontrahenta, utworzenie przykładowego koszyka, zapisanie zamówienia oraz odczyt danych po synchronizacji.