niezaszyfrowane załączniki z danymi

Niezaszyfrowane załączniki z danymi osobowymi to naruszenie zasad bezpieczeństwa przetwarzania wymaganych przez RODO.

Jak powstaje ryzyko przy wysyłaniu załącznika

Niezaszyfrowany załącznik z danymi to plik przekazany w wiadomości e-mail bez dodatkowego mechanizmu, który chroni jego zawartość przed odczytem po uzyskaniu dostępu do pliku lub wiadomości. Może to być dokument tekstowy, arkusz kalkulacyjny, skan, fotografia, archiwum ZIP albo eksport z programu. Samo dołączenie pliku do wiadomości nie oznacza jego zaszyfrowania. Jeżeli dokument jest zapisany w zwykłym formacie i nie ma ochrony hasłem, jego treść można otworzyć po pobraniu na komputer, telefon lub serwer pocztowy.

Ochrona transmisji połączeniem TLS zabezpiecza kanał komunikacji między klientem pocztowym a serwerem oraz, zależnie od konfiguracji, połączenie między serwerami pocztowymi. Nie jest jednak tym samym co szyfrowanie zawartości załącznika. Po dostarczeniu wiadomości plik może pozostać dostępny w skrzynce odbiorcy, kopiach zapasowych, pamięci podręcznej programu pocztowego, folderze pobierania oraz w kolejnych kopiach wiadomości. Z tego powodu należy rozróżnić szyfrowanie transportowe od szyfrowania samego dokumentu.

Co dokładnie może ujawnić zwykły plik

Ryzyko nie dotyczy wyłącznie tekstu widocznego po otwarciu dokumentu. Pliki biurowe mogą zawierać metadane, takie jak autor, nazwa użytkownika systemu, data utworzenia, data modyfikacji, komentarze, historię zmian, ukryte arkusze, właściwości dokumentu oraz informacje zapisane w ścieżkach plików. W arkuszach kalkulacyjnych mogą pozostać formuły, dodatkowe zakładki lub wiersze ukryte przed zwykłym widokiem. W dokumentach PDF możliwe są między innymi załączniki osadzone, komentarze i warstwy tekstowe niewidoczne na pierwszy rzut oka.

Niebezpieczna jest także pomyłka adresata, użycie nieaktualnej listy odbiorców albo automatyczne przekazanie wiadomości dalej. Jeżeli plik zawiera dane dostępowe, numery identyfikacyjne, dokumenty księgowe, dane kontaktowe lub informacje pozwalające powiązać osobę z konkretną sprawą, przejęcie skrzynki albo błędne wysłanie wiadomości może spowodować niekontrolowane ujawnienie treści. Samo usunięcie wiadomości po wysłaniu nie gwarantuje usunięcia pobranych załączników, kopii lokalnych ani kopii przechowywanych przez systemy archiwizacji poczty.

Bezpieczniejsze sposoby przekazywania dokumentów

Przed wysłaniem należy ograniczyć zawartość pliku do informacji rzeczywiście potrzebnych odbiorcy, usunąć komentarze i historię zmian oraz sprawdzić ukryte arkusze i właściwości dokumentu. W zależności od formatu można użyć funkcji inspekcji dokumentu, usunąć metadane albo wyeksportować końcową wersję do PDF. Nie należy traktować zmiany nazwy pliku, spakowania go do archiwum bez hasła ani ustawienia atrybutu „ukryty” jako szyfrowania.

Jeżeli dokument ma być przekazany jako załącznik, można zastosować szyfrowane archiwum, na przykład ZIP z szyfrowaniem AES, o ile program użyty przez odbiorcę poprawnie obsługuje ten mechanizm. Hasło powinno zostać przekazane innym kanałem niż sama wiadomość, na przykład telefonicznie albo w osobnej, uzgodnionej komunikacji. Jeszcze lepszym rozwiązaniem w wielu sytuacjach jest udostępnienie pliku przez system, który pozwala ograniczyć uprawnienia, ustawić termin wygaśnięcia linku, wymagać uwierzytelnienia odbiorcy i rejestrować dostęp. Link publiczny bez hasła nie zapewnia takiej ochrony, nawet jeśli prowadzi do pliku przechowywanego w chmurze.

Kontrola ustawień i stanu komputera

W przypadku podejrzenia, że niezabezpieczony załącznik trafił do niewłaściwej osoby, należy ustalić, jaki plik wysłano, do kogo trafiła wiadomość, kiedy nastąpiło zdarzenie oraz czy dokument został pobrany lub otwarty. Warto sprawdzić reguły automatycznego przekazywania poczty, aktywne sesje konta, historię logowań i urządzenia mające dostęp do skrzynki. Jeżeli w załączniku znajdowały się hasła lub inne dane umożliwiające dostęp do systemów, trzeba je zmienić, a nie tylko usunąć wiadomość z folderu „Wysłane”.

Warszawskie Pogotowie Komputerowe wykonuje profesjonalną naprawę laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, w tym diagnostykę problemów z systemem, aplikacjami, pocztą elektroniczną oraz lokalnym przechowywaniem plików. Przy analizie komputera można sprawdzić konfigurację programu pocztowego, zapisane kopie załączników, działanie ochrony antywirusowej, aktualność systemu i obecność niepożądanego oprogramowania. Taka kontrola nie zastępuje procedur organizacyjnych dotyczących obsługi incydentów, ale pomaga ustalić, czy komputer lub konto pocztowe mogły dodatkowo zwiększyć zakres ujawnienia dokumentu.