Oprogramowanie SAM (Software Asset Management)

SAM to zarządzanie zasobami oprogramowania — ewidencja licencji, kontrola zgodności i optymalizacja kosztów.

Zakres oprogramowania SAM w firmowej infrastrukturze

Oprogramowanie SAM, czyli Software Asset Management, służy do uporządkowanego zarządzania programami używanymi w organizacji. Jego zakres obejmuje między innymi rejestr zakupionych licencji, przypisanie uprawnień do użytkowników lub urządzeń, kontrolę instalacji oraz sprawdzanie, czy sposób korzystania z programu odpowiada warunkom umowy licencyjnej. W ewidencji mogą znajdować się aplikacje instalowane lokalnie, programy dostarczane w ramach subskrypcji, składniki systemów operacyjnych oraz dodatkowe moduły kupowane oddzielnie.

System SAM łączy informacje pochodzące z kilku źródeł: faktur i zamówień, umów licencyjnych, narzędzi wykrywających zainstalowane aplikacje, katalogu urządzeń oraz danych o przydzielonych kontach. Ważne jest rozróżnienie między zakupionym uprawnieniem a samą instalacją programu. Jedna aplikacja może być zainstalowana na wielu komputerach, ale licencja może ograniczać liczbę urządzeń, użytkowników, rdzeni procesora albo jednoczesnych sesji. Dlatego sama lista programów widocznych w systemie nie wystarcza do oceny zgodności.

Ewidencja licencji, instalacji i uprawnień użytkowników

Podstawową funkcją procesu SAM jest utrzymywanie aktualnego inwentarza oprogramowania. Dla każdej pozycji warto zapisać nazwę producenta, nazwę produktu, edycję, wersję, numer umowy, typ licencjonowania, datę zakupu, okres obowiązywania oraz zakres dozwolonego użycia. W przypadku licencji subskrypcyjnych istotne są także daty odnowienia i liczba aktywnych stanowisk. Dane techniczne powinny być powiązane z konkretnymi komputerami, kontami lub jednostkami organizacyjnymi, ponieważ dopiero takie powiązanie pozwala wykryć nieużywane albo nadmiarowe uprawnienia.

Narzędzia inwentaryzacyjne mogą rozpoznawać pliki wykonywalne, wpisy instalatora, identyfikatory pakietów i dane z systemowych rejestrów. Wynik skanowania wymaga jednak normalizacji. Ten sam produkt może występować pod różnymi nazwami, a aktualizacja może zmienić numer wersji bez zmiany warunków licencji. W praktyce katalog aplikacji powinien odróżniać produkt, edycję i wersję oraz wskazywać, czy dana instalacja jest używana. Przydatne są również informacje o ostatnim uruchomieniu, właścicielu urządzenia i sposobie uzyskania programu.

Kontrola zgodności i wykrywanie kosztów ukrytych

Analiza zgodności licencyjnej polega na porównaniu liczby oraz rodzaju używanych instalacji z prawami wynikającymi z umów. Należy sprawdzić między innymi, czy licencja jest przypisana do urządzenia, użytkownika lub całej organizacji, czy dopuszcza użytek komercyjny oraz czy obejmuje określoną wersję programu. Osobnej oceny wymagają licencje oparte na liczbie procesorów, rdzeni, użytkowników nazwanych, użytkowników jednoczesnych lub aktywnych kont. Błędne zakwalifikowanie modelu licencyjnego może prowadzić zarówno do niedoszacowania, jak i do niepotrzebnych zakupów.

SAM pomaga także znaleźć koszty, które nie wynikają bezpośrednio z liczby instalacji. Przykładem są opłacane konta, z których nikt nie korzysta, duplikujące się subskrypcje, nieużywane dodatki oraz licencje przypisane do komputerów wycofanych z eksploatacji. Przed odebraniem uprawnienia trzeba uwzględnić dane o rzeczywistym użyciu, cykl pracy użytkownika i wymagania danego zespołu. Samo nieuruchamianie programu przez krótki czas nie musi oznaczać, że licencja jest zbędna. Decyzje powinny wynikać z ustalonych reguł, historii wykorzystania i warunków umowy.

Praktyczne wdrożenie SAM na komputerach organizacji

Wdrożenie SAM zaczyna się od określenia właścicieli danych oraz sposobu aktualizowania rejestru. Trzeba ustalić, kto zatwierdza zakup programu, kto prowadzi umowy, kto wykonuje skany urządzeń i kto decyduje o usunięciu aplikacji. Następnie tworzy się bazowy wykaz komputerów, użytkowników, aplikacji i licencji, a dane porównuje z dokumentami zakupowymi. Regularne przeglądy pozwalają wychwycić instalacje wykonane poza zatwierdzonym procesem, niezgodne wersje oraz urządzenia, które nie są objęte inwentaryzacją.

Na komputerach przenośnych i stacjonarnych warto kontrolować między innymi aplikacje uruchamiane przy starcie, programy dodane przez użytkownika, aktywne subskrypcje oraz pozostałości po odinstalowanych pakietach. W razie zmiany komputera uprawnienie powinno zostać formalnie przeniesione, jeżeli umowa na to pozwala, a stare przypisanie usunięte. Przy naprawie urządzenia należy zachować informacje o zainstalowanym oprogramowaniu i po zakończeniu prac sprawdzić, czy odtworzenie systemu nie spowodowało utraty aktywacji albo wielokrotnego przypisania tej samej licencji. Warszawskie Pogotowie Komputerowe zajmuje się profesjonalną naprawą laptopów, komputerów PC i ich podzespołów, dlatego przy pracach serwisowych można uwzględnić również techniczną kontrolę instalacji programów oraz stanu systemu.