podpis

Podpis to blok informacji o nadawcy dołączany automatycznie na końcu wiadomości.

Gdzie fizycznie mieszka podpis w programie pocztowym

Klasyczny Outlook trzyma podpisy w profilu użytkownika, w katalogu Signatures wewnątrz folderu aplikacji Microsoft, i zapisuje każdy z nich w trzech wariantach jednocześnie: dokumencie HTML dla wiadomości sformatowanych, pliku RTF oraz zwykłym pliku tekstowym dla wiadomości bez formatowania. Obok pliku HTML powstaje folder z obrazami, które podpis wykorzystuje. To dlatego skopiowanie samego pliku bez towarzyszącego katalogu daje podpis z pustymi ramkami zamiast logo. Przypisanie konkretnego podpisu do konta oraz osobno do nowych wiadomości i do odpowiedzi ustawia się w opcjach poczty, pod przyciskiem podpisów.

Podpis kliencki kontra stopka dodawana przez serwer

W firmach istnieją dwa niezależne miejsca, w których treść może dokleić się do wiadomości. Pierwsze to program na komputerze pracownika, gdzie każdy może swój podpis dowolnie zmienić. Drugie to reguła na serwerze pocztowym, dodająca klauzulę prawną do wszystkich listów wychodzących z organizacji. Rozwiązanie serwerowe gwarantuje jednolitość i obejmuje także pocztę wysyłaną z telefonu, ale ma wadę: stopka doklejana jest po opuszczeniu skrzynki, więc w folderze elementów wysłanych jej nie widać, a w długim wątku klauzula powiela się po każdej odpowiedzi. Rozwiązanie klienckie jest widoczne od razu podczas pisania, lecz rozjeżdża się między pracownikami po pierwszej zmianie numeru telefonu.

Obrazy, które nie docierają, i podpis dublowany w odpowiedziach

Logo wstawione jako odnośnik do pliku na serwerze u odbiorcy najczęściej nie wyświetli się wcale, bo klienci pocztowe domyślnie blokują zewnętrzne obrazy. Bezpieczniejsze jest osadzenie grafiki jako załącznika powiązanego z treścią, choć wtedy każda wiadomość niesie kilkadziesiąt kilobajtów więcej, a przy tysiącach listów w skrzynce robi to różnicę. Osobny kłopot to podpis pojawiający się dwa razy przy odpowiedzi, wynikający z jednoczesnego ustawienia podpisu dla odpowiedzi i szablonu z podpisem w treści. Zdarza się też, że podpis znika po przesiadce na inny komputer, bo nie został przeniesiony razem z profilem, a ustawienia kont odtworzono od zera.

Przenoszenie konfiguracji poczty przy wymianie sprzętu

Podpisy, reguły, autouzupełnianie adresów i lokalne archiwa to cztery rzeczy, które użytkownicy zauważają natychmiast po wymianie komputera. Przy przenoszeniu danych zabieramy je wszystkie razem z pocztą, więc pracownik po uruchomieniu nowego sprzętu zastaje swoje środowisko w niezmienionym stanie. Wykonujemy takie migracje zarówno przy planowanej wymianie stacji, jak i po awarii dysku, gdy dane trzeba najpierw odzyskać z uszkodzonego nośnika. Sprzęt odbieramy spod adresu klienta i odwozimy po zakończeniu prac.