Porównywanie dokumentów

Porównywanie dokumentów to funkcja wskazująca różnice między dwoma wersjami pliku.

Trzeci plik jako wynik zestawienia dwóch wersji

W Wordzie służy do tego polecenie Recenzja > Porównaj > Porównaj. Wskazuje się dokument pierwotny i poprawiony, a program tworzy zupełnie nowy plik, w którym różnice pokazane są jako prześledzone zmiany: wstawienia podkreśleniem, usunięcia przekreśleniem, a modyfikacje układu opisem na marginesie. Oba pliki źródłowe pozostają nietknięte, więc operacja jest bezpieczna nawet na dokumentach podpisanych przez klienta. W ustawieniach można zdecydować, czy różnice mają być wyszukiwane z dokładnością do słowa, czy do pojedynczego znaku, oraz czy uwzględniać przypisy, pola, tabele i nagłówki.

Osobne polecenie Połącz robi coś innego: scala uwagi kilku recenzentów w jeden plik, przypisując każdą poprawkę do autora i pokazując je różnymi kolorami.

Rejestrowanie na bieżąco kontra analiza po fakcie

Jeśli od początku włączy się śledzenie zmian skrótem Ctrl+Shift+E, każda edycja jest zapisywana z nazwiskiem i datą, a komentarz dodaje się kombinacją Alt+Ctrl+M. Porównywanie przydaje się dokładnie wtedy, gdy ktoś tego nie zrobił i odesłał plik z cichymi poprawkami. Narzędzia programistyczne do zestawiania plików tekstowych nie zastąpią tej funkcji, bo dokument DOCX jest skompresowanym archiwum XML — bez konwersji do czystego tekstu ich wynik jest nieczytelny.

Gdy raport z różnic zamienia się w szum

Najczęstsza przyczyna to dwie wersje oparte na różnych szablonach: każda odmienna definicja stylu jest raportowana jako zmiana formatowania i przysłania właściwe poprawki. Ratuje odznaczenie pozycji Formatowanie w oknie opcji porównania. Przeniesienie akapitu w inne miejsce bywa pokazywane jako usunięcie i osobne wstawienie, bo mechanizm dopasowuje bloki tekstu, a nie ich sens. Dokument z ustawionym ograniczeniem edycji albo hasłem otwarcia nie da się porównać, dopóki zabezpieczenie nie zostanie zdjęte. Przy plikach o kilkuset stronach i tysiącach różnic Word potrafi przestać odpowiadać na kilkanaście minut, bo cały wynik buduje w pamięci.

Gdy porównywać nie ma czego — ratowanie wcześniejszej wersji

Zanim uznamy plik za utracony, sprawdzamy pliki tymczasowe o nazwach zaczynających się od tyldy i znaku dolara, katalog autoodzyskiwania w profilu użytkownika oraz kopie z Historii plików. Przy skasowanym lub uszkodzonym nośniku pracujemy już bezpośrednio na dysku, odtwarzając dokumenty z obszaru nieprzydzielonego. Sprzęt odbieramy własnym transportem, także wieczorem i w weekend, bo takie sprawy zwykle wychodzą na jaw tuż przed terminem oddania umowy.