Porównywanie wersji

Porównywanie wersji to zestawienie kolejnych stanów dokumentu z historii zmian.

Porównanie dokumentów w edytorze tekstu

Word ma dwie osobne funkcje, które łatwo pomylić. Śledzenie zmian, włączane skrótem Ctrl + Shift + E, zapisuje poprawki na bieżąco i wymaga, żeby ktoś je włączył przed rozpoczęciem edycji. Porównywanie działa wstecz: z karty Recenzja wybieramy Porównaj, wskazujemy dwa gotowe pliki i program tworzy trzeci dokument, w którym różnice widoczne są jako znaczniki poprawek, z osobnym okienkiem podsumowania. Wariant Scal służy do złożenia uwag kilku recenzentów w jeden plik.

Porównanie można ograniczyć do wybranych elementów, na przykład pominąć zmiany formatowania albo różnice w nagłówkach. To ustawienie decyduje o czytelności wyniku bardziej niż cokolwiek innego.

Historia w chmurze, repozytorium i narzędzia dwupanelowe

Pliki trzymane w OneDrive lub SharePoint mają własną historię wersji dostępną z menu kontekstowego, z możliwością podejrzenia i przywrócenia dowolnego zapisu bez nadpisywania bieżącego. W systemach kontroli wersji różnicę pokazuje polecenie diff, działające liniowo na plikach tekstowych, dlatego świetnie sprawdza się przy kodzie i konfiguracjach, a zupełnie zawodzi przy dokumentach binarnych. Do porównywania katalogów i plików tekstowych używa się narzędzi dwupanelowych, które kolorują wiersze dodane, usunięte i zmienione.

Arkusze mają osobne narzędzie porównujące skoroszyty komórka po komórce, pokazujące różnice we wprowadzonych wartościach, formułach i formatowaniu. To jedyny sensowny sposób, żeby znaleźć jedną zmienioną stawkę w cenniku liczącym kilka tysięcy pozycji.

Szum formatowania i pliki nie do porównania

Największą pułapką jest lawina fałszywych różnic. Dokument przepuszczony przez inny edytor albo zapisany w innym formacie potrafi zmienić podział wierszy, style i spacje nierozdzielające, przez co narzędzie pokazuje setki poprawek, choć treść jest identyczna. Podobnie działa zmiana czcionki na całym pliku. Ratuje wyłączenie porównywania formatowania i skupienie się na warstwie tekstowej.

Osobny kłopot to dokumenty, w których zmiany zostały już zaakceptowane i zapisane. Historia poprawek znika wtedy bezpowrotnie i jedyną drogą pozostaje porównanie z wcześniejszą kopią pliku, o ile taka istnieje. Skanów i zdjęć dokumentów nie da się porównać w ten sposób bez wcześniejszego rozpoznania tekstu.

Odzyskiwanie wcześniejszych zapisów plików

Kiedy wcześniejsza wersja jest potrzebna, a nikt jej świadomie nie zachował, zostaje kilka tropów: kopie w tle woluminu widoczne w zakładce Poprzednie wersje we właściwościach pliku, Historia plików na podłączonym dysku zewnętrznym, pliki autoodzyskiwania edytora oraz kopie zapasowe serwera. Zajmujemy się odzyskiwaniem danych po skasowaniu, po awarii nośnika i po zaszyfrowaniu plików przez złośliwe oprogramowanie, a także ustawianiem kopii tak, żeby następnym razem nie trzeba było szukać po omacku. Laptopa odbieramy spod wskazanego adresu własnym transportem, bez opłaty za dojazd.