powiązanie e-maila z terminem

Powiązanie e-maila z terminem to przypisanie wiadomości do wydarzenia w kalendarzu.

Trzy sposoby połączenia korespondencji z kalendarzem

Najprostszy to przeciągnięcie wiadomości myszą na ikonę kalendarza w pasku nawigacji Outlooka — powstaje wtedy nowe wydarzenie, w którego treści ląduje cały tekst maila razem z nazwiskiem nadawcy. Drugi sposób to oflagowanie wiadomości z terminem wykonania, przez co pojawia się ona na pasku zadań do zrobienia razem z przypomnieniem. Trzeci, najbardziej trwały, to wymiana zaproszeń w formacie iCalendar.

Załącznik .ics niesie wtedy pole UID, które jednoznacznie identyfikuje wydarzenie u wszystkich uczestników, pole SEQUENCE rosnące przy każdej modyfikacji oraz METHOD określające, czy chodzi o zaproszenie, odpowiedź uczestnika, czy odwołanie spotkania. Dzięki UID przesunięcie terminu aktualizuje istniejący wpis, zamiast tworzyć drugi.

Strefy czasowe zapisane w pliku zaproszenia

Wydarzenie może mieć czas zapisany na dwa sposoby: jako moment w czasie uniwersalnym, oznaczony literą Z na końcu, albo jako czas lokalny z odwołaniem do identyfikatora strefy w polu TZID. Pierwsza forma jest jednoznaczna, ale rozjeżdża się przy przesunięciu spotkania cyklicznego przez granicę zmiany czasu letniego. Druga zachowuje intencję organizatora, wymaga jednak, żeby oba programy znały tę samą definicję strefy.

Stąd bierze się klasyczna sytuacja, w której spotkanie zaplanowane na dziewiątą pojawia się u części zespołu o ósmej albo dziesiątej. Winna bywa nie poczta, lecz nieaktualna baza stref czasowych w systemie albo ręcznie ustawiona strefa na telefonie, który synchronizuje ten sam kalendarz.

Zaproszenia, których program nie rozpoznaje

Jeśli nadawca wysyła pocztę w firmowym formacie bogatego tekstu, załącznik dociera jako plik winmail.dat i odbiorca spoza jego organizacji widzi nieczytelną porcję danych zamiast przycisków przyjęcia zaproszenia. Rozwiązaniem jest przestawienie u nadawcy formatu wiadomości na HTML albo tekst zwykły dla adresatów zewnętrznych.

Drugi kłopot to duplikaty. Powstają, gdy ten sam kalendarz jest podpięty jednocześnie przez konto pocztowe i przez osobne połączenie CalDAV — każde zaproszenie zostaje przetworzone dwa razy. Trzeci to odwołane spotkania, które nie znikają, bo program odebrał anulowanie po tym, jak użytkownik ręcznie utworzył własną kopię wydarzenia z innym identyfikatorem.

Wspólny kalendarz w małym biurze

Konfigurujemy takie środowiska najczęściej tam, gdzie kilka osób umawia wizyty lub dostawy i musi widzieć nawzajem swoje terminy, a firma nie chce budować rozbudowanej infrastruktury serwerowej. Podpinamy kalendarze do programów pocztowych na komputerach i do telefonów, ustawiamy uprawnienia do odczytu i edycji, a przy okazji porządkujemy same konta pocztowe, bo problem z zaproszeniami niemal zawsze wychodzi od strony ustawień skrzynki. Obsługujemy przy tym zarówno firmy, jak i klientów prywatnych, a sprzęt odbieramy spod wskazanego adresu, jeśli konfiguracja wymaga dłuższej pracy przy urządzeniu.